نکته: این ویراست پس از اعمال نظرات کارشناسان و تایید مدیران ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست.   

رف خوانی از مهم ترین ارکان مجموعه سازی به شمار می آید و انجام آن برای  کنترل موجودی مجموعه، پویایی و روزآمد کردن منابع، و خروج منابع فرسوده انجام آن ضروری است.

در راستای هماهنگ سازی فرآیند رف خوانی در کتابخانه های عمومی دستورالعمل ذیل تدوین و برای اجرا ابلاغ می شود.

مادّه 1) اهداف

·         نظام مند کردن و یکسان سازی عملیّات مربوط به فرآیند رف خوانی و وجین؛ 

·         روزآمد کردن منابع موجود در کتابخانه ها؛

·         شناسایی کتاب هایی که باید صحّافی یا وجین شود؛

·         کنترل و هدایت رشد و تناسب موضوعی منابع  مجموعه؛

·         خروج منابع نامناسب و بدون مخاطب.

مادّه 2) تعاریف

رف برگه: صورتی از کتاب ها و مدارک کتابخانه که بر اساس نظام قرارگیری منابع در قفسه های کتابخانه منظم شده باشد. برگه دان کتابخانه می تواند نوعی رف برگه اطلاق شود.

رف خوانی (قفسه خوانی): بررسی و تطابق مجموعه ی منابع اطّلاعاتی موجود درکتابخانه با فهرست رده ای کتابخانه، به منظور تعیین و تهیّه صورت منابع مفقودی، وجین، صحّافی، فرسوده؛ و رفع اشکالات فهرست  و اطّلاعات نسخ؛ روزآمدسازی اطّلاعات مربوط به دفاتر ثبت دستی و رایانه ای؛ تطابق موجودی رایانه با مخزن و فهرست برگه ها اعم از رف برگه ها و برگه های موجود در  برگه دان های عمومی.

ماده 3) روش اجرایی رف خوانی

3-1. رف خوانی به سه شیوه  انجام می شود: الف- تطابق موجودی قفسه ها با رف برگه های موجود در رف برگه دان، ب- تطابق موجودی قفسه ها با فهرست نسخ موجود در نرم افزار مدیریّت، ج- تطابق خودکار موجودی قفسه ها با استفاده از بارکدخوان بی سیم و فهرست نسخ موجود در نرم افزار مدیریّت کتابخانه.

3-2. استفاده از رف برگه دان برای رف خوانی زمانی استفاده می شود که ورود اطّلاعات در نرم افزار مدیریّت انجام نشده باشد. در صورت ورود اطّلاعات در رایانه، از روش دوّم و سوّم برای رف خوانی استفاده شود.

3-3.  مراحل انجام رف خوانی با استفاده از «رف برگه دان» بدین ترتیب انجام  شود:

الف- تطابق رف برگه ها با موجودی قفسه ها انجام شود؛

ب- تطابق موجودی قفسه ها با فهرست امانت انجام شود تا موارد موجود در مخزن و فهرست امانت مشخّص شود و از فهرست امانت خارج شود؛

ب-  در صورت وجود منبع، علامت تیک ()پشت رف برگه کنار شماره ی ثبت درج شود؛

ج-  در صورت عدم وجود منبع، پشت رف برگه روی شماره ی ثبت منبع با مداد خط کشیده شود؛

د- تاریخ رف خوانی در پشت رف برگه ها با مداد درج شود؛ روی این برگه تمام مطالب مربوط به برگه ی مادر منتقل می شود و علاوه بر آن شماره ی ثبت کتاب نیز پشت آن درج می شود. در پشت این برگه به طوری که سوراخ پایین برگه به طرف بالا قرار گیرد، تعداد نسخ موجود در کتابخانه، تعداد جلدها و شماره ی ثبت درج و مقابل آن تاریخ رف خوانی کتاب قید می شود.

ه-  در صورت مفقود شدن منبع و عدم وجود آن در مخزن، انجام این فرآیندها ضروری است: درج واژه «مفقود شده» روبروی شماره ی ثبت در پشت رف برگه؛ قید واژه مزبور در ستون ملاحظات دفتر ثبت؛ درج مفقود شدن مادّه در نرم افزار یا انتقال منابع مفقود شده به پایگاه جدید با همین نام؛ و حذف فهرست برگه آن از برگه دان های عمومی و در صورت لزوم از رف برگه دان.

3-4. رف خوانی با استفاده از فهرست نسخ نرم افزار مدیریّت بدین ترتیب انجام  شود:

الف- فهرست رف خوانی از نرم افزار مدیریّت کتابخانه به تفکیک بخش ها در سامانه یا به تفکیک پایگاه ها در نمایه چاپ شود؛

نکته 1. در نرم افزار نمایه «گزارش مدارک بر اساس رده» را از منوی گزارشات انتخاب کنید و رده مورد نظر را انتخاب کنید. سپس از فهرست رده مورد نظر، خروجی تهیّه کنید.

نکته 2. در سامانه ی مدیریّت، گزارش «فهرست نسخ» را از منوی گزارشات (گزارشات آماری و فهرستی مدارک) انتخاب کنید. در فیلد «ترتیب بر اساس»، گزینه «شماره راهنما» را انتخاب کنید تا ترتیب قرارگیری منابع بر روی قفسه با ترتیب آنها در فهرست رف یکسان باشد.

نکته 3. در سامانه ی مدیریّت، برای رف خوانی منابع مرجع، در فیلد «مرجع» گزینه «هست» انتخاب شود. در صورت داشتن بخش مجزا برای منابع مرجع، این گزارش را به تفکیک بخش تهیّه کنید.

ب- مدارک امانتی را در فهرست رف متمایز کنید.

ج- فهرست رف خوانی را با موجودی قفسه ها مطابقت دهید.

3-5. رف خوانی با استفاده از بارکدخوان (ترجیحاً بی سیم) بدین ترتیب انجام  شود:

الف- بارکدخوان را به ترتیب رده از رده کلیات بر روی برچسبهای بارکد منابع حرکت دهید. بارکدخوان بی سیم اطلاعات را در حافظه خود ذخیره خواهد کرد. در صورت استفاده از بارکدخوان با سیم، اتصال به رایانه همراه ضروری است تا ذخیره سازی اطلاعات بارکدها در یک فایل اکسل انجام شود.

ب- اطلاعات حاصل موجود در حافظه بارکدخوان بی سیم را در نرم افزار مدیریّت (در صورت وجود امکان بارگذاری در نرم افزار مدیریّت) بارگذاری کنید تا نرم افزار به صورت خودکار مطابقت را انجام دهد و گزارش حاصله را به شما اعلام کند.

ج- در صورتی که امکان بارگذاری آن در نرم افزار مدیریّت موجود نباشد، بارکدهای موجود در فهرست نسخ نرم افزار و اطلاعات بارکدهای ذخیره شده را همانند دو فایل اکسل، مطابقت دهید.

ماده 4) نتایج رف خوانی

4-1. پس از تطابق فهرست رف و موجودی قفسه ها، کتاب هایی را که در محل نادرست قرار گرفته است، در محل صحیح قرار گیرد.

4-2. پس از تطابق فهرست رف و موجودی قفسه ها، برای کتاب هایی که در نرم افزار مدیریّت تحت «امانت» فردی هستند، اما بر روی قفسه موجود هستند، بازگشت دهید. تأخیرهای لحاظ شده برای این موارد مشمول بخشودگی هستند.

4-3. کلیّهی کتاب هایی که به منظور صحّافی از مخزن کتابخانه خارج می شود، در هنگام انجام رف خوانی سالانه، جزء موجودی منابع کتابخانه محسوب می شود، اما در گزارش های مربوطه تعداد آنها درج می شود.

4-5. اصلاح وضعیّت نسخه ها بر روی نرم افزار مدیریّت انجام شود. اهم این اصلاحات عبارتند از:

- درج وضعیّت وجین برای منابع وجینی؛

- درج وضعیّت صحّافی برای منابعی که مدتی بیش از دو هفته برای صحّافی آنها نیاز است؛

- درج وضعیّت موجود برای عناوین موجود در قفسه که در نرم افزار وضعیّت امانت دارند؛

- درج وضعیّت بازنگشته برای مواردی که علیرغم تماس با اعضا به کتابخانه بازنگشته است؛

- درج وضعیت مفقود برای منابعی که در قفسه ها موجود نیستند.

4-6. مطابق دستورالعمل های وجین و رف خوانی، گزارش های مربوطه تهیّه شود.

ماده 5) گزارش منابع عدم بازگشتی از امانت

5-1. منابعی که حداقل دو ماه از عدم بازگشت آنها علیرغم پیگیری کتابدار گذشته باشد، موارد عدم بازگشتی محسوب می شوند.

5-2. در صورت عدم بازگشت منابع از امانت امور ذیل را انجام دهید:

الف- وضعیّت نسخه منابع عدم بازگشتی از امانت در سامانه ی مدیریّت «برنگشته» قید شود؛

ب- در پایان رف خوانی، واژه بازنگشته در ستون ملاحظات دفتر ثبت درج شود؛

ج- فهرست برگه آن از برگه دان های عمومی و در صورت لزوم از رف برگه دان حذف شود.

5-3. مسئولین کتابخانه های عمومی موظّفند فهرست عناوین منابع عدم بازگشتی از امانت را در قالب صورتجلسه ی شماره پنج (پیوست یک) آماده به عنوان یکی از ضمایم صورتجلسه ی رف خوانی گزارش کنند و گزارش تهیّه شده در اختیار رییس اداره ی شهرستان و پس از بررسی وی در اختیار اداره کل استان قرار گیرد.

ماده 6) گزارش منابع مفقودی

6-1. عناوین مفقودی شامل کلیّهی عناوینی است که باید بر روی قفسه موجود باشد، امّا به دلیل خروج کتاب از مجموعه بدون درج امانت در نرم افزار، بر روی قفسه موجود نیستند. در صورت مفقود شدن منبع امور ذیل را انجام دهید:

الف- واژه مفقود را در مقابل عنوان مربوطه در فهرست چاپی درج کنید.

ب- در پایان رف خوانی واژه مزبور را در ستون  ملاحظات دفتر ثبت درج کنید.

ج- وضعیّت نسخه را در نرم افزار به «مفقود» تغییر دهید.

د- فهرست برگه آن از برگه دان های عمومی و در صورت لزوم از رف برگه دان حذف شود.

6-2. فهرست عناوین منابع مفقودی طبق صورتجلسه ی شماره شش (پیوست دو) آماده و در اختیار رییس اداره ی شهرستان و پس از بررسی وی در اختیار کارشناس منابع استان قرار گیرد.

ماده 7) گزارش کلی فرآیند رف خوانی در کتابخانه، اداره ی شهرستان و استان

7-1. مسئولین کتابخانه های عمومی موظّفند از نحوه ی اجرای عملیّات رف خوانی و نتایج آن به همراه صورتجلسه ی مربوطه، مطابق گزارش شماره یک (پیوست سه)، به رییس اداره ی  شهرستان گزارش مکتوب ارائه کنند. گزارش مزبور حداکثر ظرف دو هفته پس از انجام رف خوانی تنظیم و ارسال شود.

7-2. رییس اداره ی شهرستان موظّف است مطابق گزارش شماره دو (پیوست سه) نسبت به گزارش انجام رف خوانی اقدام کند. گزارش مزبور حداکثر ظرف دو هفته پس از ارسال گزارش توسط کتابخانه های عمومی تنظیم و ارسال شود.

7-3. رییس اداره ی شهرستان موظّف است گزارش انجام رف خوانی را به تفکیک کتابخانه های نهادی و مشارکتی برای اداره کل استان ارسال کند.

7-4. مدیر کل استان موظّف است نسبت به گزارش انجام رف خوانی در استان مطابق گزارش شماره سه به اداره کل منابع نهاد و رونوشت به اداره کل امور کتابخانه ها اقدام کند. گزارش مزبور پس از وجین قطعی منابع و بررسی کارشناسی کارشناس منابع استان، تنظیم و ارسال شود.

7-5. مدیر کل استان موظّف است گزارش انجام رف خوانی را به تفکیک کتابخانه های نهادی و مشارکتی برای اداره کل منابع ارسال کند.

7-6. اداره کل منابع موظّف است نسبت به بررسی و تحلیل صورتجلسه ی ارسالی اقدام کند و نظرات اصلاحی  یا تکمیلی خود را به استان و کارشناس منابع استان ارائه کند.

7-7. انجام رف خوانی مطابق زمان بندی مقرر در بخشنامه ابلاغی معاونت توسعه انجام شود.

مادّه 8) ابلاغ

 این دستورالعمل در 8 مادّه تدوین و تنظیم شد و از زمان ابلاغ لازم الاجرا است.


 

پیوست یک:

صورتجلسه ی شماره پنج: گزارش عدم بازگشت منابع از امانت

کتابخانه عمومی:

 

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:     

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

1

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در تاریخ      /     /    13  تعداد              نسخه کتاب از کتابخانه در قالب موارد عدم بازگشت از امانت اعلام شد.

 

 

کنترل و تأیید شد

   مسئول کتابخانه عمومی

   نام و نام خانوادگی

تاریخ / امضا

کنترل و تأیید شد

 رییس اداره ی شهرستان   

   نام و نام خانوادگی

تاریخ / امضا

 


 

پیوست دو:

صورتجلسه ی شماره شش: گزارش منابع مفقودی

کتابخانه عمومی:

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:     

 

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

نظر کارشناس منابع

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در تاریخ        /       /      13 تعداد           نسخه کتاب از کتابخانه در قالب منابع مفقودی اعلام شد.

 

کنترل و تأیید شد

   مسئول کتابخانه عمومی

   نام و نام خانوادگی

تاریخ / امضا

کنترل و تأیید شد

 رییس اداره ی شهرستان   

   نام و نام خانوادگی

تاریخ / امضا

 بررسی و اعلام نظر شد

کارشناس منابع استان

   نام و نام خانوادگی

تاریخ / امضا

 


 

پیوست سه:

گزارش شماره یک: گزارش انجام رف خوانی کتابخانه

 

رییس محترم اداره ی شهرستان               

با سلام

به استحضار می رساند در تاریخ       /      /    13  لغایت      /      /    13  رف خوانی         نسخه کتاب کتابخانه عمومی                             با درجه      و با استفاده از:

™ رف برگه دان              ™ فهرست نسخ نرم افزار مدیریّت           ™ بارکدخوان

 انجام شد و گزارش انجام آن به شرح ذیل همراه با ضمیمه های پیوستی:

™ منابع وجینی (محتوایی)                               ™ منابع وجینی (تکراری)   

™ منابع وجینی (فرسوده)                                ™ منابع وجینی (بدون مخاطب)

™ مفقودی     ™عدم بازگشتی از امانت         ™ نیازمند صحّافی

حضورتان ارسال می شود. خواهشمند است نسبت به بررسی فهرستهای پیوستی و صدور دستور مقتضی اقدام لازم را مبذول فرمایید.

همکاران شرکت کننده در رف خوانی:

1-

2-

3-

تعداد نسخه وجین شده

تعداد نسخه مفقود شده

تعداد نسخه عدم بازگشت از امانت

تعداد نسخه ارسالی به صحّافی

محتوایی

نسخ تکراری

نسخ فرسوده

بدون مخاطب

 

 

 

 

 

 

 

 

مسئول کتابخانه عمومی

نام و نام خانوادگی

تاریخ / امضا

پیوست سه:

گزارش شماره دو: گزارش انجام رف خوانی کتابخانه های نهادی / مشارکتی شهرستان

 

مدیر کل محترم کتابخانه های عمومی استان

با سلام

به پیوست گزارش انجام رف خوانی     باب کتابخانه های عمومی شهرستان                  سال     13 به شرح ذیل همراه با ضمیمه پیوستی در خصوص:

™ منابع وجینی (محتوایی)                               ™ منابع وجینی (تکراری)   

™ منابع وجینی (فرسوده)                                ™ منابع وجینی (بدون مخاطب)

™ مفقودی     ™عدم بازگشتی از امانت         ™ نیازمند صحّافی

 به تفکیک کتابخانه های عمومی حضورتان ارسال می شود. خواهشمند است نسبت به صدور دستور مقتضی اقدام لازم را مبذول فرمایید. لازم به توضیح است در      باب از کتابخانه های عمومی این شهرستان بنا به دلایل ذیل رف خوانی صورت نگرفته است.

 

ردیف

نام کتابخانه

درجه

روش رفخوانی

بازه زمانی اجرا

تعداد نسخه

وجین شده

مفقود شده

 عدم بازگشت از امانت

ارسالی به صحّافی

محتوایی

نسخ تکراری

نسخ فرسوده

بدون مخاطب

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

علت عدم انجام رف خوانی

 

رییس اداره ی شهرستان

نام و نام خانوادگی

تاریخ / امضا

پیوست چهار:

گزارش شماره سه: گزارش انجام رف خوانی کتابخانه های نهادی/مشارکتی استان

 

مدیر کل محترم منابع

با سلام

به پیوست گزارش انجام رف خوانی سال    13 کتابخانه های عمومی استان                       به شرح ذیل همراه با ضمیمه پیوستی در خصوص:

™ منابع وجینی (محتوایی)                  ™ منابع وجینی (تکراری)   

™ منابع وجینی (فرسوده)                   ™ منابع وجینی (بدون مخاطب)

™ مفقودی     ™عدم بازگشتی از امانت            ™ نیازمند صحّافی

به تفکیک کتابخانه های عمومی حضورتان ارسال می شود. خواهشمند است نسبت به بررسی و صدور دستور مقتضی اقدام لازم را مبذول فرمایید. لازم به توضیح است       باب از کتابخانه های عمومی این استان بنا به دلایل ذیل رف خوانی صورت نگرفته است.

  

 

ردیف

نام کتابخانه

شهرستان

درجه

روش رف خوانی

بازه زمانی اجرا

تعداد نسخه

وجین شده

 مفقود شده

عدم بازگشت از امانت

ارسالی به صحّافی

محتوایی

نسخ تکراری

نسخ فرسوده

بدون مخاطب

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

علت عدم انجام رف خوانی

 

مدیر کل استان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

رونوشت: اداره کل امور کتابخانه ها