ویکی لیب

 نکته: این ویراست پس از اعمال نظرات کارشناسان و تایید مدیران ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست.   

نظم فهرست برگه های موجود در کتابخانه با هدف بازیابی سریع و آسان منابع کتابخانه ای، از جمله فعّالیّت های ضروری در کتابخانه های عمومی است که از نظام های بازیابی خودکار برای دسترسی به منابع اطّلاعاتی استفاده نمی کنند. به منظور همانندسازی آرایش فهرست برگه ها در کتابخانه های عمومی یا به عبارتی دیگر، همانندسازی برگه آرایی، دستورالعمل برگه آرایی به شرح ذیل تدوین و برای اجرا ابلاغ می شود.

 مادّه 1) اهداف

 یکسان سازی عملیّات برگه آرایی در کتابخانه های عمومی؛

 بازیابی سریع و آسان منابع کتابخانه ای.

مادّه 2) تعاریف

برگه دان: جعبه ی چوبی یا فلزی که معمولاً دارای خانه ها یا کشوهای متعدّدی است که فهرست برگه ها را در آن قرار می دهند.

برگه آرایی: قرار دادن فهرست برگه های منابع اطّلاعاتی موجود در کتابخانه بر اساس نظمی خاص و روشی معیّن است.

برگه دان عمومی: برگه دانی که مجموعه ای از فهرست برگه های کتابخانه را شامل می شود و توسط عموم مراجعه کنندگان به منظور بازیابی منابع اطّلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد.

رف برگه دان: برگه دانی که در آن فهرست برگه ها بر مبنای نظام قرارگرفتن کتاب ها (براساس شماره رده ها) در رف ها و قفسه های کتابخانه برگه آرایی می شود.

برگه آرایی الفبایی: در این شیوه، برگه ها بر اساس نظم الفبایی زبانی خاص تنظیم می شود.

برگه آرایی حرف به حرف: در این شیوه، فاصله ی میان کلمات نادیده گرفته می شود و حروف تشکیل دهنده ی کلمات شناسه با هم مقایسه می شود.

برگه آرایی کلمه به کلمه: در این شیوه، کلمه ها را با هم می سنجند، یعنی ابتدا حد هر کلمه را در نظر می گیرند و بعد آنها را به ترتیب حروف الفبا با یکدیگر مقایسه می کنند.

برگه آرایی عددی (شماره ای): در این شیوه، برگه ها بر اساس رده مرتّب می شوند.

برگه آرایی فرهنگی (قاموسی): در آن کلیّهی برگه ها بدون در نظر گرفتن نوع شناسه در یک ردیف الفبایی مرتّب می شوند.

کتابخانه مکانیزه: کتابخانه ای که علاوه بر نرم افزار کتابداری، حداقل مجهز به چهار دستگاه رایانه باشد (یک دستگاه مخصوص کتابدار، دو دستگاه به منظور بازیابی اطّلاعات برای مراجعین و یک دستگاه سرور server = رایانه ی مرکزی) که به صورت شبکه اداره می شود. در این کتابخانه کلیّهی خدمات کتابداری اعم از ورود اطّلاعات منابع، جستجو، بازیابی و امانت منابع به صورت مکانیزه انجام می شود.

مادّه 3) استفاده از برگه دان و رف برگه دان

 3-1. با توجّه به اهداف در نظر گرفته شده در سند چشم انداز نهاد کتابخانه های عمومی کشور در افق ایران 1404 (هـ . ش)، ارائه ی خدمات کتابداری به صورت مکانیزه و رایانه ای الزامی است.

3-2. در کتابخانه های عمومی قفسه باز که خدمات رایانه ای مختص جستجوی اعضا وجود دارد و مراجعین از برگه دان استفاده نمی کنند، نیازی به نگهداری و روزآمدسازی برگه دان وجود ندارد. مسئول کتابخانه می تواند با هماهنگی رییس اداره ی شهرستان نسبت به حذف برگه دان اقدام کند.

3-3. در صورت تولید فهرست رده ای با استفاده از نرم افزار مدیریّت کتابخانه ، نیاز به تولید برگه های رف و نگهداری رف برگه دان نیست و مسئولان کتابخانه های عمومی مجازند با هماهنگی رییس اداره ی شهرستان، اقدام به حذف رف برگه دان کنند.

*3-4. رییس اداره شهرستان ملزم است با توجّه به تفویض اختیار صورت گرفته از سوی دبیرکل نهاد به مدیران کل استانی در مورد اموال اسقاطی، نسبت به تحویل و خروج برگه دانهای غیرضروری و بلا استفاده به جمعدار اموال استان اقدام کند.

*3-5. در کتابخانه هایی که از برگه دان یا رف برگه دان استفاده می کنند (کتابخانه های با نظام قفسه بسته و نیز کتابخانه هایی که جستجوی اعضا از طریق رایانه انجام نمی شود) روش برگه آرایی بر اساس مادّه 4 صورت می گیرد.

مادّه 4) روش برگه آرایی

4-1. تنظیم برگه دان عمومی

4-1-1. برای برگه آرایی برگه ها در برگه دان عمومی از روش فرهنگی استفاده شود.

4-1-2. برای آراستن برگه های فارسی در برگه دان از  نظام الفبایی حرف به حرف استفاده شود.

4-1-3.  برای برگه آرایی برگه های انگلیسی از نظام الفبایی کلمه به کلمه استفاده شود.

تبصره 1. در آثار لاتین، موضوع ها را با حروف بزرگ تایپ کنید تا در یک برگه دان فرهنگی که در آن موضوع، نویسنده و عنوان در یک ردیف الفبایی قرار دارد، «موضوع» از بقیّه شناسه ها متمایز باشد. در برگه آرایی آثار فارسی، چون حروف بزرگ نداریم، برای متمایز شدن موضوع از سایر شناسه ها، از رنگ قرمز یا حروف درشت و زیر خط دار استفاده شود.

تبصره 2. در کتابخانه هایی که از سیستم سنّتی استفاده می کنند، لازم است برای هر اثر حداقل، سه برگه ی پدیدآور، عنوان و موضوع اصلی را در یک برگه دان به روش فرهنگی قرار دهید.

4-2. تنظیم رف برگه دان

برای مرتّب کردن برگه ها در رف برگه دان  از روش برگه آرایی عددی استفاده شود.

نکته 1. روی رف برگه ها تمام مطالب مربوط به برگه ی مادر منتقل می شود و علاوه بر آن شماره ی ثبت کتاب نیز پشت آن درج می شود. در پشت این برگه به طوری که سوراخ پایین برگه به طرف بالا قرار بگیرد، تعداد نسخ موجود در کتابخانه، تعداد جلدها و شماره ی ثبت درج و مقابل آن تاریخ فهرست شدن کتاب قید می شود (طبق پیوست شماره 1).

4-3. برگه دان عمومی در قسمت ورودی  کتابخانه یا ورودی مخزن کتابخانه قرار گیرد به گونه ای که اعضا به راحتی بتوانند از آن استفاده کنند.

4-4. رف برگه ها برای استفاده ی فهرست نویس و کتابدار است. لذا رف برگه دان در بخش خدمات فنّی کتابخانه قرار گیرد، به گونه ای که کارکنان این بخش و کتابداران به سهولت به آن دسترسی داشته  باشند.

4-5. برگه آرایی برگه های جدید به طور منظّم و پس از انجام خدمات فنّی صورت گیرد.

4-6. به منظور گسترش احتمالی و سهولت در جستجو تنها دو سوّم فضای کشوهای برگه دان  برای استقرار برگه ها اختصاص داده شود.

4-7. برچسب های راهنما روی هر کشو قرار گیرد تا به وضوح نشان دهنده ی محتوای هر کشو باشد.

4-8. برگه ی راهنمای داخل هر کشو به فاصله 3 تا 5 سانتی متر به منظور راهنمایی و سهولت مراجعه کننده قرار گیرد.

4-9. روش تقسیم برگه های فارسی در برگه دان ها از بالا به پایین و از راست به چپ باشد. بدین ترتیب که اوّلین کشوی سمت راست در بالا با حرف آ شروع شود و بعد در ادامه  برگه در کشوی زیر آن و به همین ترتیب ادامه پیدا کند تا آخرین کشوی سمت راست تمام شود. بعد از آن اوّلین کشوی ردیف دوم الی آخر،  به طریقی که حرف ی در پایین کشوی سمت چپ قرار گیرد.

4-10. راهنمای استفاده از برگه دان (طبق پیوست شماره2) در نزدیک ترین محل استقرار برگه دان عمومی، قرار گیرد.

مادّه 5) ابلاغ

 این دستورالعمل در 5 مادّه و 2 تبصره تدوین و تنظیم شد و از زمان ابلاغ لازم الاجرا است.

 پیوست 1)

پیوست2). راهنمای استفاده از برگه دان

برای بازیابی کتاب کافی است، با در نظر گرفتن الفبای نام خانوادگی نویسنده، عنوان کتاب یا موضوع به برگه دان که دارای نظم الفبایی است مراجعه کنید و پس از یافتن برگه مزبور، شماره راهنما را که در قسمت راست برگه درج شده است یادداشت فرمایید.

شماره ی بازیابی گویای مکان و نشانی کتاب در مخزن کتابخانه است که با استفاده از آن می توانید به تنهایی یا با راهنمایی کتابدار به کتاب مورد نظر خود برسید.

تذکر: از جابجایی و بیرون کشیدن برگه دان، پاره کردن و خط کشیدن روی برگه ها خودداری فرمایید.