نکته: این ویراست پس از اعمال نظرات کارشناسان و تایید مدیران ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست.   

کلیّهی اموری که بعد از فهرست نویسی و رده بندی کتاب و قبل از قرار دادن کتاب روی قفسه انجام می شود، آماده سازی نام دارد. این امور عبارتند از: ثبت منابع اطّلاعاتی، تهیّه برچسب عطف کتاب و چسباندن آن، چسباندن برگه سررسید، تهیّه برچسب بارکد (رمز میله) و چسباندن آن، مهر کردن، روکش کردن برچسب عطف و بارکد، و دیگر تمهیدات فیزیکی برای حفظ کتاب.

فرآیندهای موجود در آماده سازی با شیوه فهرست نویسی، رده بندی، امانت، انواع منابع اطّلاعاتی، کیفیّت و کمیّت خدمات کتابخانه، و نوع کتابخانه رابطه ی مستقیمی دارد. آماده سازی منابع اطّلاعاتی برای نظام مند کردن گردش فعّالیّت های جاری صورت می گیرد. به منظور یکسان سازی مراحل آماده سازی  منابع اطّلاعاتی در کتابخانه های عمومی تحت پوشش نهاد، دستورالعمل آماده سازی منابع اطّلاعاتی تدوین و برای اجرا ابلاغ می شود.

مادّه 1) اهداف

تسهیل دسترسی به منابع اطّلاعاتی؛ 

نظام مند کردن گردش فعّالیّت های جاری کتابخانه؛

یکسان سازی مراحل آماده سازی منابع اطّلاعاتی در کتابخانه  های عمومی؛

یکسان سازی فرآیند ثبت منابع اطّلاعاتی موجود در کتابخانه ها؛ و

تسهیل کنترل موجودی کتابخانه.

مادّه 2) تعاریف

ثبت: اختصاص شماره ترتیبی و درج مشخّصات کلیّهی منابع اطّلاعاتی در دفتر یا رایانه به ترتیب دریافت.

دفتر ثبت دستی: دفتری است که مشخّصات کلیّهی منابع اطّلاعاتی رسیده به کتابخانه را در آن به صورت دستی ثبت می کنند و به هر منبع شماره ای می دهند که همانند شماره ردیف درج می شود.

ثبت رایانه ای: اختصاص شماره ی ثبت در رایانه به پیشینه در دست فهرست نویسی در نرم افزار مدیریّت کتابخانه.  

منابع اطّلاعاتی: به هر یک از اشکال مختلف اطّلاعات اعم از کتاب، نشریّه، منابع دیداری شنیداری، و .... اطلاق می شود.

برگه سررسید (یادآوری/برگشت کتاب): برگه ای است که به منظور ثبت تاریخ برگشت روی آن، در آخر کتاب چسبانده می شود. ابعاد این برگه 5/12 × 5/7 است و از جنس کاغذ است.

مادّه 3) شرایط ثبت نام

3-1. مشخّصات بسته هایی که به کتابخانه  وارد می شود، ابتدا در دفتر ثبت مرسولات ثبت می شود (نمونه دفتر در پیوست 1 ارائه شده است). پس از باز کردن بسته ها، کتاب های درون هر بسته، قبل از ثبت (در نرم افزار یا در دفتر ثبت سنّتی) به دقّت مورد برّرسی قرار گیرند تا چنانچه از نظر صفحات یا نحوه ی صحّافی و نظایر آن نقص داشته باشند، نسبت به رفع آن و تعویض با نسخه سالم اقدام شود.

تبصره 1. در صورت هر گونه اشکال و ایراد در وضعیت ظاهری منابع، مراتب به کارشناس منابع استان گزارش شود تا نسبت به تعویض با منابع مناسب اقدام شود.

تبصره 2. استفاده از منابع اهدایی و خریداری شده پس از تأیید اداره کل منابع و بر اساس دستورالعمل مربوطه انجام  شود.

3-2. محمل منابع اطّلاعاتی، زبان و مخاطب آنها عوامل اصلی تفکیک محل ثبت اثر و تفکیک بخش در دفتر ثبت می باشد. (به ملاک های تفکیک در مادّه 5 همین دستورالعمل توجّه کنید).

3-3. استفاده از دفتر ثبت سنتی در کتابخانه های متصل به سامانه مدیریت کتابخانه ها مجاز نیست.

تبصره. حذف دفتر ثبت منوط به تایید کارشناس امور کتابخانه های استان مبنی بر مطابفت کامل شماره های ثبت دفتری با سامانه مدیریت کتابخانه می باشد.

3-4. در مواردی که استفاده از دفتر ثبت دستی متوقّف  شود، مسئول کتابخانه موظّف است در بازه های زمانی یک ماهه، دفتر ثبت نرم افزار مدیریّت را به تفکیکِ بخش بارگذاری کند و آن را در رایانه ذخیره کند یا ماهانه از پایگاه داده کتابخانه نسخه پشتیبان تهیّه کند.

تبصره. در مواردی که شماره پیشنهادی سامانه بزرگتر از آخرین شماره دفتر ثبت دستی است، مسئول خدمات فنّی کتابخانه ملزم است در اسرع وقت نسبت به اصلاح شماره های ثبت اقدام کند.

3-5. در مواردی که شماره های پیشنهادی سامانه با آخرین شماره دفتر ثبت مطابقت نداشته باشد، مسئول خدمات فنّی کتابخانه اقدامات ذیل را انجام دهد:

دفاتر ثبت بخش های موجود در سامانه را به تفکیک بارگذاری کند؛

چنانچه داده های بخش ها جابجا شده باشد، مراتب را به کارشناس امور کتابخانه ها اطّلاع دهد و او را از کیفیت داده های قبلی مطلع کند. چنانچه داده های یک بخش به نحوی قابل شناسایی و قابل تفکیک باشد، مدیر سیستم در نهاد می تواند پس از اطّلاع کارشناس امور کتابخانه ها نسبت به جابجایی داده ها اقدام کند؛

چنانچه داده های قبلی در هیچ یک از بخش ها موجود نباشد، ورود اطّلاعات منابع، مجدد صورت گیرد و این موضوع تا جایی ادامه یابد که آخرین شماره ی ثبت دفتر ثبت دستی و دفتر ثبت سامانه با یکدیگر مطابقت یابد.

3-6. عوامل اصلی تفکیک بخش در سامانه یا پایگاه ها در نمایه، عبارتند از: محمل منابع اطّلاعاتی، زبان و مخاطب منابع اطّلاعاتی.

نکته. تفکیک منابع در قالب بخش یا پایگاه دو مزیّت اصلی دارد. اصلی ترین مزیّت آن است که کاربران کتابخانه در هنگام جستجو در فهرست عمومی، امکانات بیشتری برای محدود کردن نتایج جستجو در اختیار خواهند داشت. مزیّت دیگر تهیّه گزارش های مدیریّتی با استفاده از نرم افزار مدیریّت کتابخانه است.

3-7. به منظور جلوگیری از ورود مکرّر یک نسخه به سیستم یا ورود اشتباه یک نسخه به بخش اشتباه، کتابدار ملزم است دفتر ثبت هر بخش را پس از بارگذاری به صورت ماهانه، مورد وارسی قرار دهد.

3-8. در صورت انتقال پیشینه های کتاب شناختی به بخش های دیگر و ایجاد خلأ در دفاتر ثبت، کتابدار ملزم به ثبت پیشینه های جدید در آن بخش و اختصاص شماره خالی به پیشینه های دیگر است. به عبارتی دیگر دفاتر ثبت در حالت عادی نباید دارای شماره های بلا استفاده باشد.

3-9. کتابدار مجاز نیست در صورت مفقود شدن یا وجین اثر، پیشینه آن را در سامانه به بخش دیگری نظیر بخش وجین یا مفقود منتقل کند. در صورت مفقود شدن یا وجین اثر، وضعیّت وجین یا مفقود برای اثر در کاربرگه ی نسخ درج شود.

3-10. شرایط ویژه برای ایجاد بخش جداگانه در نرم افزار مدیریّت و نیز به کارگیری دفتر ثبت جداگانه برای کتاب های فارسی عبارتند از:

·         فراهم آوری تعداد قابل توجّهی از آثار فاخر یک حوزه موضوعی خاص در یک کتابخانه (مانند منابع تخصّصی رشته حقوق) با تأیید اداره کل امور کتابخانه ها؛

·         فراهم آوری تعداد قابل توجّهی از آثاری که گروه مخاطب خاصی دارند و کتابخانه برنامه های خاصی برای آن گروه ارائه می دهد (مانند منابع نوآموختگان) با تأیید اداره کل امور کتابخانه ها.

مادّه 4) تفکیک بخش ها در نرم افزار مدیریّت کتابخانه

شرایط تفکیک بخش ها و محل نگهداری آنها مشمول کلیّهی منابعی  می شود که  از زمان ابلاغ مفاد مادّه 4، توسط کتابخانه ها دریافت می شود و نیاز به تغییر و اصلاح دفاتر ثبت نیست.

 4-1. کتب کمک درسی دانش آموزی: به خاطر تفاوت مخاطب و عمر بسیار کوتاه، کتب کمک درسی دانش آموزی مجزا از دفتر ثبت اصلی و نیز در پایگاه مجزا ثبت می شوند. همچنین در سامانه ی مدیریّت، بخش جداگانه ای برای کتب کمک درسی (ذیل پایگاه کتاب های فارسی) تعریف می شود. کتاب های کمک درسی دانش آموزی که از سوی اعضا اهدا می شود در صورت ارزش محتوایی و کیفیت فیزیکی مناسب، در بخش کمک درسی ورود اطّلاعات شوند. محل نگهداری آنها نیز الزاماً مجزا از سایر منابع (کنار مخزن اصلی) باشد. رده بندی و نظم کتب کمک درسی بر اساس ناشر مجاز نیست.

4-2. کتب کمک درسی دانشگاهی: کتب دانشگاه پیام نور، پوران پژوهش، پردازش، و غیره که به عنوان کتب کمک درسی دانشگاهی تلقی می شود، در دفتر ثبت اصلی و نیز پایگاه اصلی نرم افزار مدیریّت کتابخانه ورود اطّلاعات می شود و منابع آن کنار مخزن اصلی در قفسه مجزا قرار گیرد. به عبارت دیگر، این منابع در پایگاه کتاب های فارسی ذیل بخش اصلی ورود اطّلاعات می شوند. محل نگهداری آنها به صورت مجزا (چند طبقه از یک قفسه یا چند قفسه) در نظر گرفته شود.

4-3. کتب نوجوانان: در دفتر ثبت اصلی و پایگاه اصلی در نرم افزار مدیریّت ثبت و ورود اطّلاعات  شوند، اما در قفسه ای جدا یا در مخزن اصلی قرار می گیرند. آن دسته از کتابخانه هایی که قبلا کتب نوجوانان را همراه با منابع کودک ثبت و نگهداری می کردند، پیشینه های این منابع را تا زمان فرسودگی و درج وضعیت وجین می توانند به همان صورت نگهداری کنند، اما منابع جدید را باید در دفتر ثبت اصلی و پایگاه اصلی نگهداری کنند.

4-4. کتب کودک: به خاطر تفاوت مخاطب و عمر بسیار کوتاه، کتب کودک مجزا از دفتر ثبت اصلی کتابخانه ثبت می شوند. همچنین در سامانه ی مدیریّت، بخش جداگانه ای برای کتب کودک تعریف می شود. محل نگهداری منابع باید فضای فیزیکی جداگانه به صورت مستقل یا کنار مجموعه باشد.

4-5. جزوات: کتاب های کمتر از 49 صفحه (جزوات)، در بخش جداگانه ای در نرم افزار مدیریّت تحت عنوان جزوات ثبت می شوند، زیرا معمولاً مورد توجّه قرار می گیرند و برای آنها درخواست امانت وجود دارد. جزواتی که در قالب خرید متمرکز از سوی نهاد ارسال می شود، ثبت و ورود اطّلاعات شوند.

4-6. منابع دیداری-شنیداری: در دفتر ثبت مجزا و نیز در پایگاه  مجزا در نرم افزار مدیریّت، ورود اطّلاعات می شوند. لوح های فشرده با محتوای آموزشی و نرم افزارها از جمله مهم ترین منابع دیداری-شنیداری محسوب می شوند. نکته قابل توجّه در خصوص این منابع آن است که هم زمان در آنها، جنبه های بصری و صوتی وجود دارد. تهیّه قفسه اختصاصی و محل نگهداری مجزا برای این منابع الزامی است. در صورتی که کتابخانه دارای بخش دیداری-شنیداری مستقل است در آن بخش نگهداری شود. پیشنهاد می شود در صورت عدم وجود بخش دیداری-شنیداری، این منابع در بخش مرجع یا دفاتر ارائه خدمات اینترنتی نگهداری شود.

4-7. منابع گویای موجود در بخش دیداری-شنیداری: در کتابخانه های فاقد بخش نابینایان در پایگاه دیداری-شنیداری ورود اطّلاعات  شوند. تفکیک محل فیزیکی آنها از منابع دیداری-شنیداری (یا در نظر گرفتن یک طبقه از قفسه منابع دیداری-شنیداری یا در نظر گرفتن قفسه خاص) الزامی است. قرار دادن منابع گویای نابینایان (منابع تولید شده توسط ناشران گویاساز داخل کشور) در این بخش و ارائه آن به عموم مجاز نیست.

4-8. منابع گویا در بخش های نابینایان: در پایگاه کتب گویا (و نه در پایگاه منابع دیداری-شنیداری) ورود اطّلاعات می شوند. منابع دیداری-شنیداری نیز که جنبه های شنیداری آنها ارزش شایانی دارد (مانند سخنرانی ها) برای استفاده نابینایان در این بخش وارد می شوند.

4-9. کتاب های مرجع فارسی: تفکیک آنها از کتب پایگاه اصلی در نرم افزار مدیریّت مجاز نیست. تفکیک محل فیزیکی آنها از سایر منابع (یه صورت قفسه ها یا فضای مجزا) الزامی است.

4-10. کتاب های مرجع زبان های دیگر (مرجع فرانسه، مرجع عربی و غیره): در پایگاه مختص همان زبان قرار گیرد. تفکیک محل فیزیکی و قرارگیری در بخش مرجع الزامی است. چنانچه منابع مرجع زبان خاصی، قابل توجّه باشد، می توان آنها را در بخش مرجع کتابخانه، مجزا از سایر منابع (در چند قفسه) قرار داد.

4-11. کتاب های بریل: در پایگاه مجزا و خاص خود در نرم افزار مدیریّت ورود اطّلاعات  شوند.

4-12. نوآموختگان (تحکیم سواد یا نوسوادان): چنانچه منابع مربوطه قابل توجّه باشد و همچنین کتابخانه برای این افراد برنامه های خاص اجرا می کند، تفکیک آنها به صورت بخش ذیل پایگاه کتاب های فارسی و نیز تفکیک فضای نگهداری آنها مجاز است. در غیر این صورت، در پایگاه کتاب های فارسی، ذیل پایگاه اصلی کتابخانه ورود اطّلاعات شوند.

4-13. کتاب های انگلیسی، عربی، کردی، و ترکی: زبان یکی از عوامل تفکیک پایگاه به شمار می رود. کتاب های هر زبان ذیل پایگاه مربوط به آن زبان ورود اطّلاعات شود و طبق رده دیویی مربوطه در مخزن اصلی نگهداری شود.

4-14. نسخ خطّی: در پایگاه مجزا و خاص خود در نرم افزار مدیریّت ورود اطّلاعات می شوند. محل و شرایط نگهداری خاص برای این منابع الزامی است.

4-15. نسخ چاپ سنگی: در پایگاه مجزا و خاص خود در نرم افزار مدیریّت ورود اطّلاعات می شوند. محل و شرایط نگهداری خاص برای این منابع الزامی است.

4-16. نسخ چاپ سربی: در پایگاه مجزا و خاص خود در نرم افزار مدیریّت ورود اطّلاعات می شوند. در نظر گرفتن محل و شرایط نگهداری خاص برای این منابع الزامی است.

4-17.نوارهای کاست: در پایگاه مجزا و خاص خود در نرم افزار مدیریّت ورود اطّلاعات می شوند. در نظر گرفتن محل و شرایط نگهداری خاص در بخش دیداری-شنیداری برای این منابع الزامی است.

4-18. کتب استان شناسی: در کتابخانه های مرکزی استان تفکیک بخشی ذیل پایگاه کتاب های فارسی و همچنین تفکیک محل نگهداری آنها الزامی است. در سایر کتابخانه های استان، در صورت قابل توجّه  بودن منابع از حیث تعداد عنوان، آنها را به صورت مجزا می توان نگهداری کرد، اما ثبت آنها در نرم افزار مدیریّت کتابخانه در پایگاه اصلی صورت گیرد.

4-19. کتب نویسندگان بومی: در کتابخانه های مرکزی استان این منابع در کتابخانه های مرکزی، در بخش استان شناسی، ورود اطّلاعات و نگهداری شود. در سایر کتابخانه های استان، در صورت قابل توجّه  بودن منابع از حیث تعداد عنوان، آنها را به صورت مجزا می توان نگهداری کرد، اما ثبت آنها در نرم افزار مدیریّت کتابخانه در پایگاه اصلی صورت گیرد.

4-20. کتب دفاع مقدس: تفکیک اساسی این منابع در پایگاه یا بخش مجزا مجاز نیست، اما می توان محل نگهداری مجزایی را در مناسبت ها برای این دسته از منابع در نظر گرفت تا توجّه عموم را جلب نماید. به عبارت دیگر، برپایی نمایشگاه های مناسبتی دفاع  مقدس حرکتی ارزشمند برای جلب توجّه عمومی محسوب می شود. همچنین پیشنهاد می شود از نمادهای دفاع مقدس (چفیه، پلاک، عکس شهدا، و غیره) در قفسه های نگهداری این منابع برای برانگیختن توجّه عموم استفاده کرد. استفاده از شناسه اختصاصی برای نشان دادن محل این منابع در مخزن اصلی الزامی است.

4-21. بخش وجین اعم از وجین کودک، وجین کمک درسی و غیره: ایجاد بخش وجین و انتقال پیشینه های کتاب شناختی پایگاه ها یا بخش های مختلف به این بخش مجاز نیست. در هنگام وجین منابع، تنها وضعیّت هر یک از منابع باید به حالت وجین در نرم افزار مدیریّت تغییر کند و از انتقال آنها به بخشی تحت عنوان وجین (حتی در صورت استفاده از نرم افزار نمایه) خودداری شود. باید توجّه داشت که انتقال یک پیشینه به بخش دیگر، باعث ایجاد خلأ در دفاتر ثبت رایانه خواهد شد، ضمن این که سوابق امانت هر پیشینه همراه با آن پیشینه منتقل می شود. در صورت انتقال پیشینه ها به بخش هایی تحت عنوان وجین، مطالعه و مدیریّت داده ها در آینده با مشکل توأم خواهد شد و گزارش های اخذ شده از نرم افزر نیز دچار نقصان خواهد شد.

4-22. پیشینه های فعلی موجود در بخش وجین و مفقود: وضعیّت پیشینه های مزبور «موجود» درج شده است و به این دلیل اعضا تصوّر می کنند، این پیشینه ها در کتابخانه وجود دارند. وضعیّت این پیشینه ها در سامانه در آینده به حالت «وجین» یا «مفقود» تغییر خواهد کرد.

حذف پیشینه این منابع از این حیث که باعث می شوند سوابق امانت آنها نیز از بین رود، درست به نظر نمی رسد. زیرا امکان مطالعه سوابق امانت این منابع مخدوش خواهد شد. بنابراین به خاطر ارزش مطالعاتی، این پیشینه ها فعلاً بر روی پایگاه داده اصلی نهاد باقی خواهد ماند. کتابخانه هایی که با نرم افزار نمایه فعّالیّت می کنند از ایجاد چنین بخش هایی اجتناب کنند و کد مفقود یا وجین را برای این دسته از منابع لحاظ کنند. در سامانه ی مدیریّت نیز کتابخانه هایی که دارای این بخش هستند، در صورت وجین منابع یا مفقود شدن آنها، از انتقال پیشینه های منابع وجینی و مفقودی سایر بخش ها یا پایگاه ها به بخش وجین یا مفقود اجتناب کنند.

4-23. در صورتی که ورود اطّلاعات منابع به صورت اشتباه در یک پایگاه یا در یک بخش صورت گرفته باشد، کتابدار می تواند با تغییر نام پایگاه یا بخش در کاربرگه ی نسخِ نسخه ی مورد نظر، پیشینه ی کتاب شناختی را به بخش یا پایگاه مورد نظر خود انتقال دهد.

4-24. ایجاد بخش های جدید و تفکیک دفاتر ثبت منابعی که در این دستورالعمل موجود نیست، پس از استعلام از اداره کل امور کتابخانه ها صورت  گیرد. به عبارت دیگر، کارشناس امور کتابخانه ها در استان ملزم است در صورت نیاز کتابخانه به ایجاد بخش جدید و مجزاسازی دفتر ثبت رایانه ای، مراتب را از اداره کل امور کتابخانه ها استعلام کند.

مادّه 5) نحوه ی ثبت منابع اطّلاعاتی در دفتر ثبت به صورت دستی

در صورت عدم اتصال کتابخانه به سامانه مدیریت کتابخانه ها دفتر ثبت دستی (موضوع مادّه 3)، اطّلاعات کتاب شناختی منابع اطّلاعاتی، با شرایط مندرج در این بند، به صورت دستی در دفتر ثبت وارد شود.

5-1. هر ردیف افقی از دفتر ثبت برای درج اطّلاعات یک نسخه یا یک جلد از هر عنوان کتاب استفاده می شود.

5-2. عناصر موجود در هر ردیف افقی از دفتر ثبت دستی عبارتند از: شماره ی ثبت، تاریخ ثبت، عنوان کتاب، مؤلّف، مترجم، ناشر، سال انتشار، محل انتشار، شماره جلد، تعداد صفحات، نوع تهیّه، بها به ریال، و ملاحظات.

5-3. کیفیت درج هر یک از عناصر دفتر ثبت به شرح ذیل است:

- شماره ی ثبت: به هنگام ثبت، هر نسخه جایگاه خاص خود را دارد و باید برای آن شماره ی منحصر به فردی را در نظر گرفت. برای درج شماره ی ثبت از دستگاه شماره زن ماشینی استفاده شود. هر شماره باید تنها معرّف یک نسخه از کتاب باشد. مثال: کتابی که 3 نسخه از آن در کتابخانه موجود است باید با 3 شماره ی مستقل و در 3 ردیف مجزا ثبت شود. برای ثبت کتب چند جلدی به هر جلد یک شماره اختصاص داده شود.

- تاریخ: در این ستون، تاریخ روز ثبت منبع درج شود. برای درج تاریخ از دستگاه تاریخ زن استفاده شود. درج تاریخ ثبت در جلوی هر کتاب الزامی است.

- عنوان کتاب: در این ستون عنوان کتاب درج می شود. برای درج عنوان از صفحه عنوان کتاب استفاده شود. اگر کتابی عنوانی طولانی داشته باشد، می توان عنوان آن را تا حدی کوتاه کرد که به شناسایی کتاب لطمه ای وارد نشود.

- مؤلّف: در این ستون ابتدا نام و سپس نام خانوادگی نویسنده آورده شود. اگر کتابی بیش از یک نویسنده داشته باشد، تنها نام نویسنده ی اوّل آورده شود.

- مترجم: اگر کتابی ترجمه، تصحیح یا گردآوری شده باشد، نام مترجم، گردآورنده یا مصحّح در این ستون درج شود. اگر با همکاری چند نفر صورت گرفته باشد، فقط اوّلین نام درج شود.

- ناشر: نام ناشر کتاب در این ستون درج شود. در صورتی که ناشر نامشخّص باشد، کلمه «بی نا» در این ستون یادداشت می شود.

- سال انتشار: تاریخ انتشار کتاب در این ستون درج شود. در صورتی که تاریخ نشر نامشخّص باشد کلمه «بی تا» در این ستون یادداشت می شود.

- محل انتشار: نام محل نشر کتاب در این ستون درج شود. در صورتی که محل نشر نامشخّص باشد، کلمه ی «بی جا» در این ستون یادداشت می شود.

- شماره جلد: این ستون مربوط به کتاب های چند جلدی است. در این ستون فقط شماره جلد مورد نظر یادداشت شود.

- تعداد صفحات: در این ستون شماره آخرین صفحه کتاب یادداشت می شود. کتاب هایی که چند نوع سیستم شماره گذاری داشته باشند، تعداد صفحات آنها به همان صورت درج شود (مانند: د، 256).

- نوع تهیّه: در این ستون اطّلاعات مربوط به نوع تهیّه منابع با ترتیب ذیل قید می شود:

·         برای کتاب های خریداری شده توسط کتابخانه، در ستون خریداری عبارت «خ.  کتابخانه» درج شود.

·         برای کتاب هایی که از طرف نهاد دریافت می شود، در ستون خریداری، «خ. نهاد» درج شود.

·         برای کتب واصله از طرح کتاب من، «خ. کتاب من» درج شود.

·         برای کتاب هایی که از طرف ادارات کتابخانه های عمومی استان دریافت می شود، «خ. استان» درج شود.

·         برای کتاب هایی که از طرف ارشاد اهدا می شود، در ستون اهدا، عبارت «الف. ارشاد» درج شود.

·         برای کتاب هایی که از طرف اعضا اهدا می شود، در  ستون اهدا، عبارت «الف. عضو» درج شود.      

·         برای کتاب های که از طرف سایر سازمان ها اهدا می شود، در ستون اهدا، عبارت «الف. سایر» درج شود.

- بها به ریال: قیمت کتاب که معمولاًً در پشت صفحه عنوان یا پشت جلد کتاب نوشته می شود، در این ستون درج شود.

- ملاحظات: ستون ملاحظات در دفتر ثبت برای درج هرگونه اطّلاعات ضروری از قبیل: نام اهدا کننده، وجین، مفقودی، و مبادله استفاده شود.

نکته 1. بهتر است اطّلاعات مورد نیاز از صفحه ی عنوان کتاب استخراج شود. در غیر این صورت، از پشت صفحه ی عنوان، روی جلد، مقدمه و سایر قسمت ها نیز می توان استفاده کرد.

نکته 2. در صورت تشابه اطّلاعات مربوط به عنوان، ناشر، قیمت و غیره با کتاب قبلی می توان از علامت ایضاً که نشانه ی تشابه اطّلاعات است، فقط در همان صفحه استفاده کرد.

نکته 3. برای نوشتن اطّلاعات دفتر ثبت بهتر است از خودکار (با رنگ آبی)  استفاده و نوشته ها خوش خط و خوانا باشد. از درج اطّلاعات با خودنویس یا روان نویس خودداری شود.

مادّه 6)نحوه ی ثبت منابع اطّلاعاتی در نرم افزار مدیریّت کتابخانه

6-1. ثبت نسخه در سامانه ی مدیریّت یا به عبارتی دیگر، درج اطّلاعات لازم در کاربرگه ی نسخ  باعث تکمیل دفتر ثبت رایانه ای می شود. برای تکمیل کاربرگه نسخ در سامانه موارد ذیل مد نظر قرار گیرد:

-  ابتدا عنوان مورد نظر در سامانه ی مدیریّت جستجو شود.

- چنانچه اطّلاعات کتاب شناختی کتاب در دست فهرست نویسی با پیشینه نمایش داده شده یکی باشد، در پیشینه نمایش داده شده، گزینه ی نسخ انتخاب شود. مهم ترین عناصر کتاب شناختی برای مقایسه  اثر در دست فهرست نویسی و پیشینه بازیابی شده عبارتند از: عنوان، پدیدآورندگان، و ناشر.

- چنانچه نسخه ی دیگری از اثر، در مجموعه موجود باشد، پس از یافتن آن نسخه، گزینه ی ایجاد نسخه را کلیک کنید.

- چنانچه نسخه ی دیگری از اثر، در کتابخانه موجود نباشد، پس از یافتن پیشینه آن و کلیک روی دکمه نسخ،  کتابخانه خود را در کاربرگه نسخ انتخاب کنید و فیلدهای مندرج در کاربرگه ی نسخ را تکمیل کنید.

- عبارت کپی اصلی در کاربرگه ی نسخ بدین معناست که یک نسخه کپی از اصل کتاب تهیّه شده است و کتاب اصل نیست. بنابراین این گزینه ی را تنها در صورت کپی بودن نسخه انتخاب کنید.

- ورود شابک کتاب به کاربرگه ی نسخ (یا در پیشینه کتابشناختی) ضروری است. برای درج آن در نرم افزار، می توانید از بارکدخوان استفاده کنید.

- چنانچه کتاب مرجع نباشد، حتما اجازه رزرو و امانت را انتخاب کنید.

- در کاربرگه ی نسخ، عبارت بخش/قسمت برای عناوینی به کار برده می شود که در چند قسمت مجزا صحّافی می شوند، امّا کتاب تحت یک عنوان است. در این فیلد تنها شماره قسمت را وارد کنید (برای مثال داستان های هزار و یک شب قسمت اوّل). این عبارت با عبارت بخش (ذیل فیلد محل نگهداری) نباید یکسان در نظر گرفته شود.

- عبارت محل نگهداری با عبارت بخش تفاوت دارد. محل نگهداری کتاب های فارسی می تواند مخزن 1، مخزن 2 یا مخزن 3  باشد. اما عبارت بخش در ذیل محل نگهداری قرار می گیرد و تقسیم فرعی آن در سامانه به شمار می رود. لفظ بخش، اشاره به بخش کودک، کمک درسی، یا پایگاه اصلی دارد.

- درج شماره جلد در صورت وجود آن در اثر، در سامانه الزامی است.

- در فیلد وضعیّت مدرک به گزینه های مفقود، وجین شده و موجود توجّه ویژه شود. در صورت مفقود شدن اثر، این گزینه  انتخاب شود و حتی در صورت داشتن بخشی با نام مفقود، اثر نباید به آن بخش منتقل شود. بنابراین چنانچه اثر مفقود شود، در کاربرگه ی نسخ، وضعیّت مفقود در فیلد وضعیّت مدرک درج شود.

- در صورت وجین مدرک، گزینه ی وجین از فیلد وضعیّت مدرک انتخاب شود. در صورت داشتن بخش وجین، مدارک نباید به بخش وجین منتقل شود.

- در فیلد وضعیّت نسخه، یکی از گزینه های خرید نهاد، خرید کتاب من، خرید استان، خرید کتابخانه، اهدایی ارشاد، اهدایی عضو، اهدایی سایر، و سهمیّه فرهنگی انتخاب شود، گزینه های دیگر موجود در این فیلد استفاده نشود.

- فیلد تاریخ سفارش مختص تاریخ سفارش کتاب های کتاب من است، نیاز به درج تاریخ ثبت در فیلد تاریخ سفارش نیست، زیرا هرگاه تأیید نهایی در کاربرگه ی نسخ کلیک شود، تاریخ ثبت در پایگاه داده برای آن نسخه، همان روز درج می شود.

- برای نسخه اوّل هر اثری که وارد کتابخانه می شود، نیاز نیست شماره نسخه در سامانه، شماره یک درج شود، امّا نسخه دوم، سوم، و ... اثر، باید شماره دو، سه و ... برای هر نسخه درج شود. به عبارت دیگر، بر روی برچسب عطف کتاب ها، عبارت ن. 1 درج نشود.

-  برای عملیّات بر روی هر نسخه موجود در کتابخانه یا به عبارتی دیگر برای اصلاح نسخه در سامانه، ابتدا شماره ی ثبت یا عنوان اثر مورد نظر را جستجو کنید و در کاربرگه ی نسخ آن، با کلیک روی شماره ی ثبت نسخه مورد نظر، اطّلاعات نسخه را اصلاح کنید.

- گزینه ی ایجاد در کاربرگه ی نسخ زمانی استفاده می شود که یک یا چند نسخه از کتاب در کتابخانه موجود باشد و نسخه ی دیگری بخواهیم به مجموعه بیفزاییم. برای ایجاد نسخه جدید و مشاهده آخرین شماره ی ثبت، دکمه ایجاد را کلیک کنید.

- گزینه ی انتقال در کاربرگه ی نسخ زمانی استفاده می شود که بخواهیم نسخه خود را ذیل پیشینه دیگری  قرار دهیم. بنابراین دکمه انتقال را کلیک می کنیم و شماره  پیشینه مقصد را وارد می کنیم. معمولا انتقال نسخه ذیل پیشینه دیگر وقتی صورت می گیرد که کیفیت فهرست نویسی پیشینه مقصد نسبت به پیشینه فعلی بهتر باشد.

- گزینه ی حذف زمانی استفاده می شود که نسخه ای به اشتباه ایجاد شده باشد. در صورت وجین نسخه یا مفقود شدن آن از گزینه ی حذف استفاده نشود.

6-2. قالب استاندارد رمز میله در کاربرگه ی نسخ به شکل ذیل است:      0201BF0000523

عناصر موجود در رمزمیله مذکور به ترتیب از چپ به راست عبارتند از:

02 نشان دهنده کد بخش (برای مثال بخش کودک، کمک درسی، یا پایگاه اصلی)؛

01 نشان دهنده کد محل نگهداری (برای مثال مخزن 1، مخزن 2، یا ساختمان شماره یک)؛

BF نشان دهنده پایگاه کتاب های فارسی؛ و

523 نشان دهنده شماره ی ثبت اثر در یک بخش.

6-3. نسخه افزوده شده به سامانه در یک کتابخانه، در همان روز در سامانه قابل مشاهده نیست و برای مشاهده آن عنوان، روز بعد از فهرست نویسی در سامانه، با جستجوی ساده یا پیشرفته قابل رویت خواهد بود. البته در همان روز، با جستجوی روی فیلد می توان نسخه افزوده شده را بازیابی کرد.

مادّه 7) ثبت منابع در نرم افزار نمایه

ثبت منابع در نرم افزار نمایه در صفحه 7 کاربرگه انجام می شود. در این کاربرگه علاوه بر شماره ی ثبت، شماره جلد، شماره نسخه، محل نگهداری، تاریخ ثبت، کد، بها، و نوع درج می شود.

مادّه 8) درج مهر ثبت

درج مهر ثبت (مهر مالکیّت) و مهر کتابخانه بدین ترتیب صورت گیرد:

- مهر ثبت کتابخانه: این مهر معمولاًً به شکل مربع مستطیل با ابعاد 5/2× 5 سانتیمتر ساخته می شود. در این مهر، شماره ی ثبت و تاریخ حک می شود. برای مهر ثبت کتابخانه دو قسمت از کتاب در نظر گرفته شود:  الف. پشت صفحه عنوان؛              ب. آخرین صفحه کتاب


 

به عبارت دیگر، مهر ثبت در صفحه شناسنامه کتاب که معمولاً پشت صفحه عنوان درج شود.

- درج مهر کتابخانه: این مهر معمولاً به شکل مدوّر با قطر 3 سانتیمتر ساخته می شود و در آن نام اداره کل کتابخانه های عمومی استان، نام کتابخانه (با حروف درشت)، سال تأسیس و شهرستانی که کتابخانه در آن قرار دارد حک می شود. برای مهر کتابخانه سه قسمت از کتاب در نظر گرفته شود: الف. روی صفحه عنوان؛  ب. صفحه رمز کتاب؛ و  ج. صفحه پایان مطالب اصلی کتاب.       

   

نکته 1. صفحه رمز همزمان با شروع کار کتابخانه توسط مسئول کتابخانه تعیین می شود و باید در تمام کتاب های آن کتابخانه برای همیشه یکسان باشد. (صفحه رمز الزاما بین صفحه یک  تا پنجاه هر کتاب انتخاب شود).

نکته 2. در هنگام مهر زدن باید توجّه داشت که به محتوای کتاب لطمه وارد نشود.

نکته 3. شماره و تاریخ ثبت درج شده در مواد کتابخانه ای، دفتر ثبت و نرم افزار یکسان باشد.

نکته 4. در کتابخانه هایی که با سامانه مدیریت کتابخانه کار می کنند، تاریخ ثبت، تاریخ ورود اطّلاعات در کاربرگه ی نسخ است و همان تاریخ در مهر مالکیّت کتابخانه درج شود.

مادّه 9) نصب جیب و کارت کتاب

9-1. استفاده از جیب و کارت ضرورت ندارد.

9-2. کتابخانه هایی که از سامانه استفاده می کنند، ملزمند به جای استفاده از کارت، از امکان امانت موقت استفاده کنند.

9-3. کتابخانه هایی که از نمایه استفاده می کنند، می توانند برای امانت موقت کتاب از کارت کتاب استفاده کنند.

مادّه 10) نصب برگه یادآوری (سررسید/برگشت)

10-1. نصب برگه یادآوری بر روی کلیّهی کتاب ها الزامی است. وجود برگه ی برگشت کتاب، کمک شایانی در افزایش نرخ بازگشت منابع به کتابخانه می کند، زیرا زمان بازگشت کتاب را به اعضا خاطر نشان می کند. 

10-2. محل این برگه در آخرین صفحه کتاب است و روی آن تاریخ بازگشت کتاب، مهر می شود.

10-3. این برگه را می توان در هنگام اوّلین امانت بر روی آخرین صفحه ی کتاب چسبانید.

مادّه 11) نصب برچسب عطف (برچسب) کتاب و برچسب رمز میله (بارکد)

شماره ای که بر روی برچسب عطف قرار می گیرد، شماره راهنما نامیده می شود. این شماره موقعیّت دقیق منبع اطّلاعاتی را نسبت به سایر منابع در مجموعه برای کتابدار و مراجعه کننده مشخّص می کند و هدف اصلی از کاربرد آن بازیابی منبع اطّلاعاتی است. به طور کلی هر چه عناصر کمتری بر روی برچسب عطف قرار گیرند، سرعت بازیابی آن برای مراجعه کننده بیشتر خواهد بود، زیرا مرور شماره و به خاطر سپاری آن راحت تر صورت خواهد گرفت.

11-1. شماره ی بازیابی کتاب با استفاده از نرم افزار مدیریّت کتابخانه، بر روی برچسب ها چاپ و سپس به طور منظّم با فاصله سه سانتیمتری از قسمت پایین عطف، بر روی عطف چسبانده شود. عناصر اصلی و پایه که بر روی برچسب عطف کتاب قرار می گیرند به ترتیب عبارتند از: پیش رده، رده اصلی، رده فرعی، نشانه مؤلّف.                                                                                                       

11-2. در مورد برچسب کتاب های مرجع، علاوه بر درج حرف «م»، یکی از اقدامات ذیل نیز انجام شود:

·         برچسب قرمز رنگ درج شود (در صورت استفاده، خوانایی شماره های بازیابی در نظر گرفته شود)؛ و

·         در بالای برچسب های سفید رنگ، برچسب های دایره ای با رنگ قرمز روشن برای ایجاد تمایز استفاده شود.

11-3. برچسب کتاب های سیمی (جزواتی که با سیم صحّافی شده است) یا کتاب هایی که عطف آنها ضخامت کافی برای قرارگیری عطف ندارند، باید روی جلد این منابع در فاصله 3 سانتیمتری از پایین و مماس با عطف قرار گیرد.

11-4. محل نصب برچسب رمز میله در پشت جلد کتاب، از فاصله سه سانتیمتری از پایین در وسط جلد است. برچسب رمزمیله باید همانند برچسب کتاب با نوارچسب روکش شود.

11-5. درج عنوان کتاب بر روی برچسب رمزمیله الزامی است.

11-6. برای کتاب هایی که دارای روکش کتاب یا لفاف هستند، هنگام آماده سازی، شماره ی راهنما، هم روی عطفِ روکش نصب شود و هم رویِ عطفِ جلدِ اصلی نصب شود تا پس از پاره شدن روکش، شماره ی راهنما روی کتاب هم موجود باشد.

11-7. قلم و اندازه آن در برچسب های عطف و رمز میله در هر کتابخانه باید یکسان باشند. همچنین از قلم های فارسی (مانند تیتر، نازنین، و زر) در برچسب عطف و رمزمیله استفاده شود. اندازه قلم در برچسب عطف و رمزمیله به گونه ای باشد که به خصوص در مخازن باز به راحتی توسط عموم قابل خواندن باشد.

مادّه 12) روکش کردن برچسب ها با نوارچسب

به منظور حفاظت از برچسب و جلوگیری از باز شدن آن، برچسب با نوارِ چسبِ شیشه ای روکش شود.

12-1. در کتاب هایی با جلد شومیز، چسباندن نوار چسب بر روی برچسب کتاب کفایت می کند.

12-2. در کتاب هایی که جلد گالینگور دارند، برای جلوگیری از تغییر رنگ برچسب و جلوگیری از نشت رطوبت، ابتدا نوار چسب در محل قرارگیری برچسب نصب شود،  سپس برچسب کتاب در محل مناسب قرار گیرد و پس از آن برای جلوگیری از باز شدن برچسب، نوارچسب بر روی برچسب نیز نصب شود. بدین ترتیب،  برچسب کتاب بین دو نوارچسب قرار می گیرد و با وجود برچسب بین دو لایه روکش، رطوبت، کمتر نفوذ می کند.

مادّه 13) فرآیند آماده سازی نسخ خطّی و چاپ سنگی

13-1. اطّلاعات کتاب شناختی که در دفتر ثبت ذکر می شود عبارتند از: عنوان، نام مؤلّف، کاتب نسخه، تاریخ تحریر، شیوه ی تهیّه (اهدایی، خریداری) و ملاحظات (نام اهدا کننده و ...).

13-2. به منظور ثبت نسخ خطّی و چاپ سنگی و سربی از دفتر ثبت جداگانه برای هر سه گروه (و نیز بخش جداگانه در سامانه/ پایگاه جداگانه در نمایه) استفاده شود.

13-3. بر روی نسخه های خطّی، شماره ی ثبت با مداد و بر روی صفحه ی اوّل و صفحه ی آخر کتاب درج شود و نباید مهر کتابخانه یا مهر ثبت زده شود.

13-4. برای کتاب های چاپ سنگی فقط مهر کتابخانه روی صفحه ی اوّل زده  شود و شماره ی ثبت با مداد بر روی آن درج  شود.

مادّه 14) فرآیند آماده سازی نشریّات ادواری

برای ثبت نشریّات از روش تکمیل کاردکس استفاده شود. کاردکس کاربرگه ای الکترونیک  یا کاغذی است که نشان دهنده ی مشخّصات نشریّات، اطّلاعات مربوط به موجودی، محل نگهداری آن در کتابخانه و گاه شماره ی بازیابی آن است. برای هر نشریّه فقط یک برگه کاردکس به عنوان شناسنامه تکمیل می شود.

14-1. در صورت ورود اطّلاعات در کاردکس نشریّات نرم افزار مدیریّت کتابخانه و روزآمدسازی مکرّر،  نیاز به استفاده از کاردکس دستی نیست.

14-2. در صورت عدم استفاده از کاردکس نشریّات نرم افزار مدیریّت کتابخانه، کاردکس دستی با طی مراحل ذیل تهیّه می شود:

·            مشخّصات نشریّه  روی برگه ی کاردکس نوشته شود (شامل عنوان، دوره ی انتشار، سال تأسیس، موجودی، تعداد جلد در سال، محل نگهداری و نحوه ی تهیّه).

·            با دریافت هر شماره در خانه مربوطه با علامت ضربدر آن را مشخّص کنید؛ یا شماره ی مربوط به آن را درج کنید.

·            برای روزهای جمعه و تعطیل که نشریّه منتشر نمی شود، از علامت (ت) استفاده شود؛

·            در صورتی که نشریّه یک روز در میان یا دوبار در هفته منتشر می شود، برای روزهایی که نشریّه منتشر نشده از خط تیره (-) استفاده شود.

·            برگه ی کاردکس را بر حسب الفبای عنوان در جزوه دان مرتّب کنید.

14-3. کتابخانه های متصل به سامانه مدیریت کتابخانه، اطّلاعات روزنامه و نشریّه ها را بایستی در کاردکس نشریات و مجلات ورود اطلاعات نمایند.

نکته: در نمایه، با انتخاب گزینه ی فهرست نشریّات و با زدن کلیدهای (افزودن / اصلاح / نمایش / حذف) فرم مشخّصات نشریّه برای همان عملکرد نمایان می شود. در این فرم مشخّصات کامل نشریّه در نظر گرفته شده است. همچنین تعیین نمودن نوع نشریّه، امکان استفاده از کاردکس مربوطه را امکان پذیر می کند.

14-4. کاردکس کتابخانه بر اساس تقسیم بندی سال یعنی روز، هفته، ماه، و فصل تنظیم می شود و می توانیم اطّلاعات دو هفته نامه ها را در کاردکس هفته نامه ها و دو ماه نامه ها را در کاردکس ماه نامه ها و موارد دیگر را در نزدیک ترین کاردکس ممکن وارد کرد.

14-5. پس از ثبت، مهر کتابخانه بر روی جلد، پشت صفحه عنوان و پشت جلد، و یک صفحه ی دلخواه از داخل نشریّه، جایی که اطّلاعات آن مخدوش نشود، درج شود.

14-6. مهر کتابخانه روی صفحه ی اوّل روزنامه در کنار عنوان آن درج شود. زدن مهرها نباید باعث آسیب دیدن خوانایی متن اصلی شود.

14-7. تاریخ دریافت روزنامه و نشریّه با استفاده از مهر تاریخ زن در صفحه ی عنوان برای اطّلاع مراجعان از زمان ورود روزنامه و نشریّه به کتابخانه درج شود.

 مادّه 15) آماده سازی منابع دیداری-شنیداری

این مادّه شامل تهیّه ی نسخه ی پشتیبان، ثبت منابع، چسباندن برچسب عطف، و تهیّه جلد قاب لوح فشرده است.

15-1. از هر یک از منابع امانی 2 نسخه از طرف نهاد ارسال می شود. در صورتی که یک نسخه از سوی نهاد یا استان ارسال شود، نسخه ارسالی به عنوان نسخه ی اصل نگهداری می شود و باید از آن نسخه ی کپی تهیّه شود و در اختیار اعضا قرار  گیرد.

15-2. هنگام تهیّه نسخه کپی از منابع امانی  باید حتما انتهای داده ها با استفاده از نرم افزارهای نسخه بردار (رایت) بسته و سوزانده شود تا امکان اضافه کردن اطّلاعات دیگر بر روی منابع وجود نداشته باشد.

15-3. برای تهیّه نسخه پشتیبان از منابع دیداری-شنیداری امانی، کتابخانه ها می توانند با هماهنگی استان، اقدام به تهیّه حافظه سخت افزاری جانبی (هارد دیسک اکسترنال) و بارگزاری پشتیبان کنند، همچنین این امر می تواند در ستاد استان محقّق شود و حافظه های جانبی در اختیار کلیّهی کتابخانه ها قرار گیرد.

تبصره. در صورت وجود قفل نرم افزاری یا وجود مشکل حق مؤلّف برای نسخه برداری، کتابداران ملزمند از نسخه برداری منابع خودداری کنند، مگر تحت شرایطی که ابلاغی از سوی نهاد ارسال شود و کپی برداری از منابع مجاز شمرده شود.

نکته. مطابق بند 17-4 امکان امانت منابع چند رسانه ای قفل دار وجود ندارد.

15-4.  آن دسته از منابع دیداری-شنیداری که همراه با کتاب هستند، در صورتی که به تنهایی هویّت مستقل داشته باشند، نسخه ی پشتیبان آنها تهیّه و وارد بخش دیداری-شنیداری می شوند.

15-5. آن دسته از منابع دیداری-شنیداری که همراه با کتاب هستند، امّا هویت مستقل ندارند، یعنی باید همزمان با کتاب مورد استفاده قرار گیرند، وارد بخش دیداری-شنیداری نمی شوند.

15-6. آن دسته از منابع دیداری-شنیداری که هویّت مستقل ندارند و همراه با کتاب باید به امانت داده شوند، باید در هنگام فهرست نویسی و زمان ورود عنوان به نرم افزار، در کنار عنوان قید شود (سی دی/دی وی دی). برای مثال: آموزش برنامه نویسی (سی دی).

با افزودن عبارت (سی دی) در کنار عنوان، کتابدار و عضو از همراه بودن لوح فشرده آگاهی می یابند.

15-7. استفاده از دفتر ثبت سنّتی برای منابع دیداری-شنیداری الزامی نیست. در صورت نیاز به اطّلاعات دفتر ثبت، پس از ورود اطّلاعات به نرم افزار، با چاپ گزارش از نرم افزار، دفتر ثبت تهیّه شود. تهیّه نسخه پشتیبان از پیشینه منابع دیداری-شنیداری در نمایه یا بارگذاری دفتر ثبت در سامانه به صورت ماهانه ضروری است.

15-8. در صورت استفاده از دفتر ثبت، دفتر ثبت جداگانه برای منابع دیداری-شنیداری استفاده شود. اطّلاعات کتاب شناختی مورد نیاز برای درج در دفتر ثبت منابع دیداری-شنیداری عبارتند از: شماره ی ثبت، تاریخ ثبت، عنوان، عوامل تولید (به ترتیب اولویّت نویسنده، تهیّه کننده، کارگردان، فیلمبردار، ویراستار)، محل تولید، تولید کننده، سال تولید، مشخّصات ظاهری (به ترتیب: قالب ارائه CD یا DVD، امانی یا غیر امانی بودن).

تبصره. برای استخراج اطّلاعات کتاب شناختی این منابع، در صورت لزوم مورد بازخوانی، بازبینی و بازشنوایی قرار می گیرند و اگر جزوه و یادداشتی درباره ی محتوای این منابع همراه آن باشد از آن نیز استفاده می شود.

15-9. اطّلاعات مربوط به ثبت این نوع منابع در نرم افزار نمایه با انتخاب نوع مادّه و در سامانه با انتخاب بخش دیداری-شنیداری درج شود.

15-10. ثبت منابع دیداری-شنیداری در پایگاه مربوط به منابع دیداری-شنیداری (در سامانه در پایگاه انفورماتیک فارسی یا پایگاه مربوطه) انجام می شود.

15-11.  شماره ی ثبت منابع دیداری-شنیداری از شماره یک (1) شروع شود.

15-12. برای ثبت منابع دیداری-شنیداری از کاربرگ شماره 7 نرم افزار مدیریّت کتابخانه استفاده شود و منابع غیر امانی و امانی با تعیین کد و نیز نسخه، جلد و غیره مشخّص شوند.

15-13. بسته های نرم افزاری که مجموعه ی چند لوح فشرده هستند، در قسمت جلد باید شماره ی لوح فشرده مربوطه درج شود.

15-14. برچسب منابع دیداری-شنیداری همانند برچسب منابع کتابی تهیّه می شود و همان استانداردها باید رعایت شود. نصب برچسب ها، نوع و اندازه قلم، ابعاد برچسب و سایر ویژگی ها باید با برچسب کتب کتابخانه یکسان و همگی تابع دستورالعمل آماده سازی منابع اطّلاعاتی باشد.

15-15. تفاوت نسخه های اصلی و کپی، رنگ برچسب آنهاست. رنگ برچسب نسخه های اصلی قرمز روشن است. برچسب نسخه های کپی سفید رنگ است. بنابراین سفید بودن برچسب، حاکی از امانی بودن آن و قرمز بودن برچسب حاکی از غیر امانی بودن آن است. رنگ قلم و رنگ خود برچسب باید تباین لازم را داشته باشند تا به اندازه کافی خوانا باشد.

15-16. درج شماره نسخه برای منابع اصلی ضرورت ندارد و نسخه های دیگر، بر روی برچسب عطف منابع شماره های 2، 3 و ... درج شود.

15-17. درج عنوان اثر بر روی کلیّهی منابعی که هیچ اطّلاعات کتاب شناختی بر روی آنها وجود ندارد با ماژیک مخصوص ضروری است.

15-18. هر گونه علامت گذاری و  برچسب زنی بر محمل های فیزیکی باید به گونه ای باشد که به سلامت خود منبع لطمه ای نزند. به دلیل احتمال اثرگذاری شیمیایی، استفاده از جوهر یا برچسب بر روی لوح های فشرده ممنوع است.

15-19. مهر گرد کتابخانه (در صورت امکان درج) باید بر روی جلد لوح فشرده و نیز خود لوح فشرده در صورت امکان درج شود.

15-20. مهر باید به گونه ای درج شود که اطّلاعات کتاب شناختی منبع قابل رؤیت باشد و در عین حال مهر کتابخانه به خوبی دیده شود.

تبصره. درج مهر بر روی لوح فشرده ای که روکش کاغذ یا پلاستیکی نداشته باشد، باعث واکنش شیمیایی جوهر مهر و لوح فشرده خواهد شد،  بنابراین مهر نباید بر روی لوح بدون روکش درج شود.

15-21. ادارات کل استانی ملزمند نسبت به تهیّه قاب ها و برچسب های نگهداری متحدالشکل و مطابق استانداردهای اعلام شده در این دستورالعمل اقدام کنند تا روند آماده سازی منابع به صورت یکپارچه صورت پذیرد.

15-22. به منظور تسهیل دسترسی مراجعین به منابع دیداری و شنیداری منابع دیداری- شنیداری، اطّلاعات باید بر روی جلد لوح فشرده و نیز پشت جلد آن درج شود.

15-23. اطّلاعات موجود بر روی جلد و پشت جلد لوح های فشرده در منابع مشترک کتابخانه های عمومی استان، با برنامه ریزی کارشناس امور کتابخانه ها توسط یکی از کتابخانه های استان تهیّه  شود و به طریقی در اختیار کتابخانه های دیگر قرار گیرد.

15-24. با توجّه به این که نرم افزار مدیریّت کتابخانه فهرست رف خوانی منابع را ارائه می کند، نیازی به نگهداری فهرست جداگانه به عنوان فهرست رف یا نگهداری فهرست رف در رف برگه دان وجود ندارد. در هنگام رف خوانی منابع دیداری-شنیداری باید گزارش فهرست رف تهیّه و با موجودی اصلی مطابقت داده شود.

نمونه روی جلد منبع دیداری-شنیداری در درون قاب


نمونه پشت جلد منبع دیداری-شنیداری در درون قاب

 

مادّه 16) آماده سازی منابع کودکان

16-1. با در نظر گرفتن ملاحظات مندرج در ماده 3 این دستورالعمل مبنی بر عدم ضرورت استفاده از دفتر ثبت، ثبت منابع کودکان در دفتر ثبت جداگانه انجام شود. همچنین در نرم افزار مدیریّت، ثبت منابع در پایگاه مربوطه انجام شود.

16-2. اطّلاعات کتاب شناختی مورد نیاز کتاب های کودک همانند کتاب معمولی در دفتر ثبت درج می شود.

تبصره. اسباب بازی، منابع دیداری و شنیداری و نشریّات ویژه ی گروه سنی کودک هر یک در پایگاه مربوط به خود (پایگاه اسباب بازی، منابع دیداری-شنیداری، و نشریّات) ورود اطّلاعات شود. همه منابع مورد استفاده کودکان در بخش کودک (اعم از مستقل یا غیر مستقل) نگهداری شود.

16-3. تمامی مراحل آماده سازی منابع کودکان همانند مراحل آماده سازی کتاب است. الصاق برگه یادآوری و نصب برچسب در فاصله ی سه سانتیمتری از پایین عطف از جمله  مهم ترین قواعدی است که در ارتباط با منابع کودکان باید رعایت شود.

تبصره. به منظور بازیابی اطّلاعات مورد نظر کودکان نیاز به تولید برگه دان نیست.

مادّه 17) آماده سازی کتاب های کمک درسی

17-1. تمامی مراحل آماده سازی کتاب های کمک درسی همانند مراحل آماد ه سازی کتاب است.

17-2. رده بندی و نظم کتب کمک درسی بر اساس ناشر مجاز نیست.

مادّه 18) آماده سازی کتاب های نوجوانان

18-1. کتب نوجوانان نبایستی در بخش کودک کتابخانه باشد.

18-2. تمامی مراحل آماده سازی کتاب های نوجوانان همانند مراحل آماد ه سازی کتاب است.

18-3. کتاب های نوجوان در پایگاه اصلی کتابخانه در نرم افزار مدیریّت ثبت  شود.

18-4. کتاب های نوجوانان در مخزن اصلی نگهداری می شود و به وسیله ی مشخّصه  ی خاصی از سایر منابع تفکیک شوند. راهکارهای پیشنهادی برای تمایز منابع نوجوانان از سایر منابع عبارتند از:

- درج حرف «ج» در پیش رده (قبل از رده اصلی)؛

- درج نوار رنگی با ابلاغ اداره کل استان.

تبصره: کتابخانه های مرکزی استان و کتابخانه هایی که منابع نوجوانان آن ها  بیش از 3000 نسخه باشد در صورت وجود فضای لازم در کتابخانه می توانند بخش جداگانه ای برای نوجوانان اختصاص دهند. البته این امر نباید نوجوان را از استفاده از مخزن اصلی محروم کند.

مادّه 19) آماده سازی منابع بخش نابینایان

19-1. آماده سازی منابع گویا طبق ضوابط آماده سازی مواد دیداری- شنیداری انجام می شود و از برچسب با خط بریل بر روی طلق به عنوان شماره ی بازیابی روی منبع استفاده شود.

19-2. در سامانه و نمایه ثبت منابع گویا در پایگاه جداگانه برای بخش های نابینایان صورت گیرد.

19-3. در سامانه ثبت کتاب های بریل در بخش جداگانه و نیز در پایگاه جداگانه در نمایه برای بخش های نابینایان صورت  گیرد.

19-4. برای بخش نابینایان و کم بینایان از مهر جداگانه بخش نابینایان استفاده شود.

19-5. شماره ی بازیابی منابع گویای موجود در بخش نابینایان به وسیله ماشین تحریر بر روی طلق کوچکی تایپ شده و در سمت راست جعبه کتاب گویا چسبانده  شود.

19-6. شماره ی بازیابی منابع بریل، کتاب های با خطوط درشت، و کتاب های مصور برجسته به وسیله ماشین تحریر بر روی طلق کوچکی تایپ و در عطف کتاب بریل چسبانده  شود.

19-7. عنوان و نام نویسنده منابع بریل و کتاب های با خطوط درشت به وسیله ماشین تحریر بر روی طلق چاپ شده و بر روی جلد منابع چسبانده شود.

19-8. به منظور سهولت امانت منابع بریل و کتاب های مصور برجسته و گویا، شماره ی ثبت این منابع در زیر شماره ی بازیابی درج  شود.

مادّه 20) ابلاغ

 این دستورالعمل در 20 مادّه تدوین و تنظیم شد و از زمان ابلاغ برای کتابخانه های عمومی لازم الاجرا است.



[1]. برای توضیح بیشتر در مورد موقعیت این صفحه رجوع کنید به: فتاحی، رحمت اله ؛ 1330: فهرست نویسی: اصول و روش ها، ویرایش سوم ؛ ص 11