این ویراست پس از اعمال نظرات کتابداران 

و تایید نهایی دبیرکل محترم ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست. 


با در نظر گرفتن اهداف کتابخانه ی عمومی، کلیّه‬ ی اقشار جامعه می توانند به عضویّت کتابخانه درآیند و پس از عضویّت، از منابع و خدمات کتابخانه استفاده کنند. به منظور آگاهی از نحوه ی عضویّت در کتابخانه های عمومی، دستورالعمل عضویّت تدوین و برای اجرا ابلاغ می شود.


مادّه 1) تعاریف

کارت عضویّت: وسیله ای برای شناسایی هویت افراد در کتابخانه، که برای افراد متقاضی، پس از ارائه ی مدارک لازم و تکمیل فرم عضویّت صادر می شود. 

عضو: فردی است که پس از ارائه‌ی درخواست عضویّت و تکمیل فرم و ارائه مدارک لازم، کارت عضویّت در دوره زمانی مشخص برای وی صادر می شود. 

عضویت رایگان (کارت بهاء): نوعی عضویت در کتابخانه های عمومی که تنها با اخذ هزینه ی صدور کارت با احراز مجوز رسمی از سوی ستاد نهاد انجام می شود.

عضویت نیم بهاء: نوعی عضویت در کتابخانه های عمومی که با اخذ نیمی از حق عضویت کتابخانه به اضافه هزینه ی صدور کارت با احراز مجوز رسمی از سوی نهاد انجام می شود.

عضویت عادی (تمام بهاء): عبارت است از عضویت عادی در کتابخانه های عمومی با اخذ حق عضویت کتابخانه به اضافه ی هزینه ی صدور کارت عضویت.

عضویّت سراسری: عضویّت در یکی از کتابخانه های عمومی نهاد و امکان امانت منابع کتابخانه از کلیّه‌ی کتابخانه های نهادی است.

عضو کتابخانه ای: نوعی عضویت که فرد با عضویت در یک کتابخانه از خدمات همان کتابخانه استفاده می کند. 

کتابخانه مبدأ: کتابخانه ی صادر کننده ی کارت عضویّت سراسری، کتابخانه ی مبدأ نامیده می شود.

کتابخانه مقصد: کتابخانه ای که عضو با ارائ‍ه ی کارت عضویّت سراسری، می تواند از منابع آن کتابخانه به صورت امانی بهره مند شود.


مادّه 2) ثبت نام و عضویّت در کتابخانه های عمومی

2-1. مراحل عضویّت: 

الف- تکمیل فرم تقاضای عضویّت به صورت الکترونیکی یا چاپی (پیوست1)؛ 

ب- مراجعه حضوری فرد و امضاء فرم قوانین و مقررات کتابخانه (پیوست 2)؛

تبصره: حضور گروه خردسالان (زیر 6 سال) جهت عضویت و امانت کتاب الزامی نیست. اولیاء می‌توانند کودکان خود را عضو کتابخانه کنند و برای آن‌ها از کتاب های گروه سنی کودک به صورت غیابی کتاب امانت بگیرند.

ج- ارائه ی یک قطعه عکس 4×3 یا تهیّه عکس توسط کتابدار با استفاده از دوربین رقومی در محل؛

د- ارائه ی مدرک شناسایی معتبر دارای کد ملّی؛ 

ه- پرداخت بهای عضویّت؛

و- پرداخت هزینه ی صدور کارت.

2-2. مدّت اعتبار کارت عضویّت، یک سال از تاریخ صدور است. 

تبصره 1. افراد متقاضی دوره های عضویّت کمتر از 6 ماه به صورت نیم بها می توانند عضو کتابخانه شوند. کتابداران ملزمند تاریخ انقضای کارت عضویّت افراد مذکور را در نرم افزار مدیریّت کتابخانه، شش ماه پس از تاریخ عضویّت قید کنند.

تبصره 2. عدم عضویّت افراد در کتابخانه نباید مانع استفاده از خدمات کتابخانه در محل کتابخانه شود (رجوع کنید به مادّه 5).

2-3.  فقط صاحب کارت عضویّت می تواند از خدمات امانت استفاده کند، استفاده ی دیگران از کارت عضویّت فرد مجاز نیست.

2-4. برای ثبت نام لازم است عکس عضو کتابخانه اسکن شود و اصل عکس به وی بازگردانده شود. در صورت استفاده از دوربین های رقومی متصل به رایانه، در هنگام ثبت نام نیاز به ارائه ی عکس نیست.

 2-5. در صورتی که کتابدار به دلیل مشغله کاری نتواند همزمان با حضور فرد متقاضی، فرم عضویت الکترونیک را تکمیل کند، فرم تقاضای عضویّت چاپی (پیوست یک) تکمیل، عکس و کپی مدارک شناسایی اخذ شود و ظرف مدت حداکثر 48 ساعت، فرم اطلاعات عضو در پایگاه اطّلاعات سامانه مدیریت کتابخانه ثبت و هنگام مراجعه مجدد عضو، عکس، کپی کارت شناسایی به همراه کارت عضویت به وی بازگردانده شود.

2-6. کتابدار موظف است قوانین و مقررات کتابخانه را در تابلو اعلانات نصب کند. همچنین لازم است هنگام ثبت نام، عضو فرم تعهدنامه (پیوست 2) را امضا و به کتابدار تحویل دهد.

تبصره 1. بایگانی فرم تعهد نامه عضو تا پایان اعتبار عضویت الزامی است. 

تبصره 2. بایگانی فرم های مشخصات عضو به صلاحدید مسئول کتابخانه اختیاری می باشد.

2-7. صدور کارت عضویّت المثنی و یا تعویض کارت، منوط به دریافت هزینه صدور کارت مجدد است.

2-8. اطّلاعات اعضا در هنگام تمدید عضویّت، بازبینی و در صورت لزوم اصلاح شود.

2-9. ثبت نام در تمام روزها و ساعات کار کتابخانه انجام شود.

2-10. درج مهر کوچک کتابخانه (آرم نهاد کتابخانه ها) در محل مشخص شده ی روی کارت ضروری می باشد.

2-11. اداره کل کتابخانه های عمومی استان، موظّف به تأمین دستگاه های اسکنر یا دوربین های رقومی و نیز دستگاه پرس کارت برای کلیّه‌ی کتابخانه های تحت پوشش است.

2-12. در صورت عدم وجود کد پستی کتابخانه، کد پستی اداره کل کتابخانه های عمومی استان را در پشت کارت قید کند.

2-13. در مواردی که عضو کارت عضویت کتابخانه را همراه ندارد، ارائه ی خدمت با کارت شناسایی عکس دار معتبر به جای کارت عضویّت بلامانع است.

2-14. عضویّت های گروهی (ورود فهرست اطلاعات افراد بدون اطلاع و حضور آنها در محل کتابخانه) که منتج به استفاده از خدمات و منابع کتابخانه نمی شود و بدون حضور و تقاضای افراد صورت می گیرد، عضویّت کاذب محسوب می شود. انجام این نوع عضویّت مجاز نیست و تخلف محسوب می شود.

2-15. عضویت تمام بهاء و نیم بهاء کارکنان یک سازمان، دانش آموزان و... به صورت گروهی و با معرفی نماینده تام الاختیار از سوی سازمان و یا نهاد متبوع بلامانع است اما امانت غیابی به نماینده تام الاختیار آن سازمان مجاز نیست.

تبصره. واسطین امین کتابخانه (سفیران کتاب، کتابداران داوطلب و...) که به تایید مسئول کتابخانه و رئیس اداره شهرستان رسیده باشد مستثنی می باشند.

2-16. در صورت عقد تفاهم نامه با سازمان خاص، عضویّت کارکنان آن سازمان در صورت مراجعه آنها به کتابخانه انجام شود و عضویّت آنها در صورت عدم مراجعه، مجاز نیست. 

2-17. عضویّت افرادی که درخواست عضویّت دارند، امّا در قبال سایر کتابخانه های عمومی بدهی بیش از حد مجاز دارند یا از بازگشت منابع خودداری کرده اند، مجاز نیست. برای شناسایی این افراد، در مواردی که نرم افزار پیغام «کد ملّی تکراری است» نمایش می دهد، کتابداران ملزمند کارکرد فرد را بررسی کنند و در صورت عدم بدهی بالاتر از سقف یا عدم بازگشت منابع، از عضویّت وی خودداری کنند.

2-18. تعیین سقف مجاز بدهی برای عضویت در کتابخانه های دیگر بر اساس بخشنامه های ابلاغی معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی خواهد بود.


مادّه 3) تعیین شماره عضویّت یا شماره ی شناسایی افراد

3-1. در سامانه ی مدیریّت کتابخانه های عمومی کد ملّی همواره به عنوان شماره عضویّت استفاده شود.

3-2. تعیین نام کاربری – مورد نیاز جهت ورود به نرم افزار مدیریت کتابخانه- در کتابخانه اول کد ملی می باشد و در صورت تکراری بودن در کتابخانه های ثانویه، کد کتابخانه به ابتدای کد ملی اضافه می شود.  این فرایند در نرم افزار مدیریت به صورت خودکار انجام می شود.

نکته. برای افرادی که سابقه عضویّت آنها در نرم افزار نمایه وجود داشته و به سامان منتقل شده، لازم است شماره عضویت به کد ملّی و نام کاربری همانند بند 3-2 توسط کتابدار تعیین شود.

3-3. ارائه نام کاربری و کلمه عبور در هنگام عضویّت، به عضو ضروری است همچنین لازم است کتابدار راهنمایی های لازم جهت استفاده از نرم افزار مدیریت کتابخانه اعم از ورود، جستجو، رزرو و... را به صورت مکتوب یا شفاهی به عضو ارائه دهد.

 

مادّه 4) دریافت هزینه ی عضویّت 

4-1. میزان هزینه ی عضویّت و جریمه ی دیرکرد در کتابخانه های عمومی با تعیین حداقل و حداکثر از سوی معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی صورت می گیرد. انجمن های شهرستان پس از در نظر گرفتن حداقل و حداکثر مبلغ ابلاغی از سوی نهاد، با لحاظ قرار دادن درجه ی کتابخانه، شرایط اقتصادی مردم منطقه، و هزینه های جاری کتابخانه، می توانند مبلغ دقیق هزینه ی عضویّت و جریمه ی دیرکرد را تعیین و در قالب مصوّبه ی انجمن اعلام کنند.

4-2. اعلام عضویّت رایگان در کتابخانه های عمومی تنها در شرایطی مجاز است که از سوی معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی به صورت رسمی به همه ی استان ها ابلاغ می شود.

تبصره. در صورت درخواست عضویت رایگان از سوی کتابخانه، شهرستان و یا استان، لازم است اداره کل استان درخواست مکتوب خود را با ذکر دلایل، به معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی ارسال نماید. تبلیغ و اطلاع رسانی پس از اخذ مجوز مکتوب مجاز خواهد بود.

4-3. واریز الکترونیکی هزینه ی عضویّت از طریق دستگاه کارت خوان یا اینترنت به حساب انجمن مربوطه مجاز است.

4-4. هزینه ی صدور کارت المثنی یا تعویض کارت عضویّت، همان هزینه صدور کارت عضویّت خواهد بود.

4-5. به ازای هر مورد پرداخت هزینه ی عضویّت، قبض رسید وجه صادر شود. قبض های رسید وجه باید شماره های مسلسل داشته باشند.

4-6. لازم است قسمت اوّل قبض رسید وجه در اختیار عضو قرار گیرد. (پیوست 4).

4-7. قسمت دوم قبض رسید وجه پس از اتمام یک بسته قبض، در اختیار رؤسای ادارات شهرستان و نهایتاً در اختیار امور مالی استان برای نظارت و حسابرسی مالی قرار گیرد. 

4-8. در کلیّه‌ی موارد عضویّت (اعم از موارد مشمول تخفیف تمام بها، نیم بها، یا عادی) افراد متقاضی عضویّت موظّفند علاوه بر هزینه ی عضویّت، هزینه ی صدور کارت پرداخت کنند.

4-9. اعضا می‌توانند تا قبل از ورود اطلاعات در سامانه مدیریت و صدور کارت از عضویت انصراف دهند و وجه پرداختی را عینا دریافت کنند.

تبصره. در صورت ورود اطلاعات عضو و صدور کارت، عضو می تواند حداکثر 24 ساعت کاری پس از عضویت از عضویت انصراف دهد و بهای عضویت به وی مسترد گردد. عودت بهای کارت پس از صدور آن مجاز نیست.


مادّه 5) ارائه ی خدمات به افراد غیر عضو

5-1. کسانی که متقاضی استفاده از خدمات کتابخانه به صورت موردی هستند می توانند تنها یکبار از خدمات در محل کتابخانه استفاده کنند. 

5-2. امانت موقت در سالن مطالعه با ارائه کارت شناسایی معتبر انجام شود.

5-3. تقاضای امانت و برون سپاری منابع به بیرون از کتابخانه منوط به عضویّت در کتابخانه است.


مادّه 6) موارد مشمول تخفیف

6-1. مسئولین کتابخانه های عمومی موظّفند موارد تخفیف اعلام شده از سوی معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی را به شیوه های مختلف  اطلاع رسانی کنند.

6-2. کتابدار موظف است مستندات مربوط به نوع عضویت که منجر به تخفیف می شود را همراه با تعهد نامه عضو بایگانی کند.

6-3. موارد مشمول عضویت رایگان (کارت بهاء):

الف- جانبازان، ایثارگران، همسر و فرزندان شهدا؛

ب- بازنشستگان دولت؛

ج- کارکنان و بازنشستگان نهاد: اعم از نیروهای رسمی مأمور به نهاد، پیمانی، قراردادی به همراه همسر، فرزندان، و افراد درجه یک خانواده کارکنان (با ارائه کارت شناسایی نهاد)؛

د- معلولین (نابینایان، کم بینایان، معلولین جسمی- حرکتی)؛

ه- افراد کم بضاعت: تحت پوشش کمیته امداد امام خمینی (ره)، بهزیستی، مراکز خیریّه یا کسانی که به تشخیص مسئول کتابخانه توان پرداخت هزینه ی عضویّت را ندارند؛

و- همیاران کتابخانه: کسانی که خدماتی برای کتابخانه انجام می دهند که ارزش آن برابر یا بیش از هزینه ی عضویّت است؛ 

ز- خردسالان (گروه سنی زیر 6 سال)؛

ح- والدین گروه سنی خردسالان؛

ط- رایگان مناسبتی: موارد دارای مجوز یا ابلاغ معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی؛

ک- کتابدار معرف: هر کتابدار سالانه می تواند 10 نفر از دوستان و یا  نزدیکان خود را با بصورت رایگان عضو کتابخانه کند. 

6-4. موارد مشمول تخفیف نیم بهاء

الف- کتابداران سازمان های دولتی (با ارائه کارت شناسایی سازمان یا معرفی نامه)؛

ب-  دانشجویان (با ارائه کارت دانشجویی) و فارغ التحصیلان کتابداری؛ 

ج- پژوهشگران: اعضایی که موفّق به تولید علم (چاپ کتاب یا مقالات علمی در مجلّات معتبر) شده اند (با ارائه اثر یا نامه پذیرش اثر)؛

د- عضویّت خانوادگی: عضویّت یک خانواده بصورت همزمان (حداقل 2 نفر)؛

ه- کودکان و نوجوانان (دانش آموزان تا قبل از ورود به دبیرستان 6 تا 15 سال)؛

و-  اعضای فعّال بسیج (با ارائه ی کارت)؛

ز- نیم بهاء مناسبتی: موارد دارای مجوز یا ابلاغ معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی؛

ح- تمدید اعضایی که دو دوره متوالی سالانه عضو کتابخانه بوده اند، در دوره سوم عضویت آنها.

6-5. تغییرات و موارد تخفیف بر حسب شرایط و ضرورت، از سوی نهاد کتابخانه های عمومی کشور به صورت جداگانه ابلاغ می شود، بدیهی است آخرین بخش نامه ارسالی ملاک عمل خواهد بود.

6-6. بنا به مناسبت های مختلف و با هدف تشویق افراد به عضویت در کتابخانه ها، نهاد کتابخانه های عمومی به صورت موردی کد تخفیف در اختیار عموم قرار خواهد داد، کتابدار لازم است کد تخفیف متقاضیان ثبت نام را در سامانه وارد نماید، نرم افزار جامع مدیریت میزان حق عضویت را با توجه به نوع کد تخفیف محاسبه و نمایش خواهد داد.


مادّه 7) تمدید کارت/ تعویض کارت/ صدور المثنی

7-1. تمدید کارت عضویّت در پایان مدّت زمان عضویّت و با دریافت هزینه ی عضویّت، هزینه صدور کارت و تکمیل فرم شماره 3 (پیوست) انجام می شود. 

7-2. تعویض کارت عضویّت در صورت خدشه دار شدن پس از دریافت هزینه ی مربوطه و تکمیل فرم شماره 3 انجام می شود. 

7-3. ضروری است کارت عضویّت و کارت المثنی پس از صدور پرس شود.

7-4. ضروری است در کارت المثنی، واژه المثنی قید شود تا المثنی بودن کارت قابل رؤیت باشد. تا زمانی که امکان درج خودکار عبارت المثنی از طریق سامانه ی مدیریّت وجود ندارد، این عبارت (با خودکار قرمز یا مهر مخصوص)، در گوشه سمت راست بالای کارت عضویّت درج شود.

7-5. در صورتی که اطّلاعات فردی (آدرس، تلفن، تحصیلات و...) تغییر یافته باشد، فرم عضویّت اصلاح شود و تغییرات لازم در سامانه ی مدیریّت نیز اعمال شود. 

7-6. ارائه خدمات به عضو بلافاصله پس از ارائه درخواست و ثبت نام انجام شود.


مادّه 8) عضویّت سراسری

8-1. کتابداران کتابخانه های عمومی موظفند به ارائه کننده ی کارت کتابخانه های عمومی نهادی دیگر، منابع را امانت دهند.

8-2. عضو یک کتابخانه مجاز نیست از سالن های مطالعه کتابخانه عمومی دیگر استفاده کند.

تبصره. ادارات کل استانی می توانند آن دسته از کتابخانه هایی عمومی را که سالن های آنها پتانسیل پذیرش عضو دیگر کتابخانه ها را دارد، از اجرای بند 8-2 به صورت دایم یا مقطعی معاف کنند.

8-3. استفاده از منابع و خدمات کتابخانه های مشارکتی در صورت توافق ادارات کل استانی و کتابخانه های مشارکتی قابل انجام است. 

8-4. مسئول کتابخانه ملزم است نسبت به اطّلاع رسانی در خصوص کارت عضویّت سراسری و مزایای استفاده از آن در تابلو اعلانات اقدام کند.

8-5. در صورت مفقود شدن کارت عضویّت سراسری، عضو ملزم است مراتب را به کتابخانه صادر کننده اطّلاع دهد و پس از پرداخت هزینه صدور کارت، کتابداران ملزم به ارائه المثنی هستند.

8-6. به منظور جلوگیری از سوء استفاده احتمالی اشخاص، کارت عضویّت سراسری پس از صدور، تنها به فرد متقاضی ارائه شود.

8-7. اخذ هزینه عضویّت مجزا در کتابخانه های مقصد، برای ارائه خدمات امانت مجاز نیست.

8-8. تمدید مدرک در کتابخانه امانت دهنده توسط کتابداران کتابخانه امانت دهنده انجام شود. 


مادّه 9) عضویّت اتباع خارجی در کتابخانه های عمومی

9-1. کلیّه‬ی اتباع خارجی که کارت اقامت یا روادید دارای اعتبار در اختیار دارند، می توانند مانند اتباع داخلی تا زمان اعتبار کارت اقامت یا روادید، به عضویّت کتابخانه درآیند و از خدمات و منابع کتابخانه های عمومی استفاده کنند. به عبارتی دیگر، پایان اعتبار کارت عضویّت اتباع، مقارن با پایان اقامت آنها خواهد بود.

9-2. چنانچه میزان اقامت اتباع خارجی کمتر از شش ماه باشد، هزینه ی عضویّت به صورت نیم بها خواهد بود و زمان انقضای عضویّت در سامانه ی مدیریّت (محدودیت های زمانی) شش ماهه درج شود.

9-3. از درج آرم نهاد بر روی کارت عضویّت اتباع خارجی خودداری شود.

9-4. شماره ای شبیه به کد ملّی بر روی مجوز اقامت اتباع وجود دارد و شماره مذکور کارکردی همانند کد ملّی دارد. این شماره به عنوان شماره ی شناسایی (شماره عضویّت) فرد در کتابخانه در نظر گرفته  شود. در سامانه ی مدیریّت، هنگام ورود آن شماره، تیک غیر ایرانی درج شود تا سیستم شماره را بپذیرد.

9-5. در صورتی که اعضای یک خانواده از اتباع خارجی درخواست عضویت بدهند و کارت اقامت آنها شماره شناسایی واحد داشته باشد، به انتهای شماره شناسایی آنها شماره ترتیبی (از صفر تا 9) اختصاص می یابد.


این دستورالعمل در 9  مادّه تدوین و تنظیم شد و از زمان ابلاغ برای کتابخانه های عمومی لازم الاجرا است.



پیوست 2. مفاد تعهدنامه عضویّت
نکته: امضای این فرم توسط عضو الزامی است.

- برای استفاده از خدمات کتابخانه، همراه داشتن کارت عضویّت الزامی است.
- فقط صاحب کارت می تواند از کارت عضویّت خود استفاده کند و هرگونه جابه جایی یا استفاده از کارت دیگران ممنوع است.
- رعایت کامل پوشش و شئونات اسلامی در محیط کتابخانه الزامی است، حتی در سالن مطالعه خواهران که استفاده کنندگان منحصراً خواهران هستند. 
- قدم زدن در سالن مطالعه مجاز نیست.               
- استفاده از تلفن همراه در کتابخانه و سالن مطالعه اکیداً ممنوع است. 
- رزرو صندلی های سالن های مطالعه  به هیچ وجه مجاز نیست. 
- استفاده از مواد خوراکی، آشامیدنی و تنقلات صرفاً در محل‌های تعیین شده توسط مسئول کتابخانه مجاز می باشد.
- هرگونه تصویربرداری از کتابخانه و منابع آن بدون هماهنگی و کسب  مجوز از مسئول کتابخانه ممنوع است. 
- رعایت نظم، نظافت، و سکوت در محیط کتابخانه ضروری است. 
- در صورت دیرکرد منابع به ازای هر روز و هر منبع، جریمه دیرکرد مطابق با قوانین نهاد کتابخانه‌های عمومی دریافت می شود.
- عدم رعایت مقرّرات کتابخانه، آسیب رساندن به کتاب ها و تجهیزات، خط کشی و علامت گذاری در منابع، عدم بازگشت منابع، و اختلال در سیستم های رایانه ای، موجب تعلیق عضویّت حداقل به مدّت یک ماه و در صورت تکرار تخلف موجب ابطال عضویّت و گزارش برای پیگرد قانونی به مراجع ذی صلاح ارسال خواهد شد. 
         اینجانب ............................ ضمن تایید اطلاعات خود، مقرّرات کتابخانه عمومی ........................... را مطالعه و خود را ملزم به رعایت مفاد آن می دانم و در صورت هرگونه تخلّف، با آگاهی قبلی نسبت به هر گونه اقدام از سوی کتابخانه از جمله تعلیق یا ابطال کارت عضویّت خود حق اعتراض نخواهم داشت.                                                                                       
     امضا / تاریخ

پیوست 4: نمونه قبص دریافت وجه