نکته: این ویراست پس از اعمال نظرات کارشناسان و تایید مدیران ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست.   

اهدای منابع اطّلاعاتی یکی از مجراهای بسیار مهم برای مجموعه سازی است. این امر به خاطر عدم نیاز به هزینه تأمین منابع اطّلاعاتی اهمیّت  شایانی دارد، و روش مناسبی نیز برای تهیّه مواد مورد نیاز کتابخانه های عمومی است. مجموعه های اهدایی در اشکال گوناگونی نظیر کتاب، جزوه، سند، خاطرات، نسخه خطّی و جز آن به کتابخانه می رسد و می تواند باعث تکامل مجموعه کتابخانه شود. اشتراک رایگان نشریّات ادواری گونه دیگری از اهدای منابع اطّلاعاتی است. نظر به رسالت کتابخانه های عمومی در تأمین منابع اطّلاعاتی مورد نیاز جامعه، دستورالعمل ذیل تدوین و برای اجرا ابلاغ می شود.

مادّه 1) اهداف

·         یکسان سازی فرآیند دریافت و استفاده  از منابع اهدایی در کتابخانه ها؛

·         صرفه جویی در هزینه های تأمین منابع اطّلاعاتی؛

·         تهیّه منابع اطّلاعاتی مورد نیاز کتابخانه های عمومی.

مادّه2) تعاریف

اهدای منابع اطّلاعاتی: واگذاری هر نوع منبع اطّلاعاتی از طرف اشخاص حقیقی یا حقوقی به منظور استفاده در کتابخانه های عمومی به صورت رایگان.

وقف: ارائه منابع اطّلاعاتی به کتابخانه های عمومی و جاری ساختن منافع آن در راه خدا با قید عدم انتقال و جابجایی یا اهدای آن ها.

ماده 3) معیارهای پذیرش منابع اهدایی

3-1. کتابداران کتابخانه های عمومی موظّفند کلیّهی منابع اهدایی اعضا، خیّرین، موسّسات، نهادها، و ادارات کل ارشاد و سایر اشخاص حقیقی یا حقوقی را دریافت کنند و تا دریافت تأییدیه اداره کل منابع، از قرار دادن در مجموعه و ارائه به مراجعین خودداری کنند.

3-2. پذیرش مجموعه های شخصی افراد با قید شرایط نگهداری خاص مانند عدم امانت و یا قرارگیری در محل خاص، منوط به تایید محتوایی متون از اداره کل منابع و کسب مجوز خاص از اداره کل امور کتابخانه ها می باشد.

3-3. ورود اطّلاعات و ثبت آن دسته از منابع اهدایی که نسخه های دیگری از آن در کتابخانه وجود دارد و نسخه مازاد نیاز محسوب می شود، مجاز نیست. ضمن پذیرش چنین منابعی، ارائه آنها به اداره ی شهرستان با مکاتبه رسمی و ارائه فهرست الزامی است.

3-4. اهدا یا فروش هر گونه منابع ارسالی از سوی نهاد یا دریافت شده از طریق اهدا، خرید استانی،  و مبادله به افراد یا سازمان ها مجاز نیست. کلیّهی این منابع در چرخه مبادله قرار گیرد.

3-5. اهدای نشریّات با رعایت ضوابط مندرج در دستورالعمل نشریّات صورت گیرد.

ماده 4) ورود منابع اهدایی به چرخه ی کار کتابخانه

4-1. انجام اقدامات ذیل پس از دریافت منابع اهدایی ضروری است:

4-2. در کتابخانه ای که منابع اهدایی از سوی اهدا کننده ارائه شده است، فهرستی از منابع اهدایی تهیّه شود (به جز منابع مندرج در مادّه 5)؛

4-3. فهرست منابع اهدایی با فهرست منابع کتابخانه برای مشخّص نمودن عناوین تکراری مطابقت داده شود؛

4-4. اگر نسخه مشابه نسخه ی اهدایی در کتابخانه فرسوده است، نسخه اهدایی ثبت و ورود اطّلاعات شود با منابع فرسوده موجود در کتابخانه جایگزین شود و سپس نسخه فرسوده وجین شود؛

4-5. فهرست منابع اهدایی به کارشناس منابع استان ارسال شود و بر اساس فرم های پیوست درخواست تأیید شود؛

4-6. پس از تأیید، فهرست عناوین مازاد بر نیاز کتابخانه برای مبادله با کتابخانه ها و مراکز دیگر به مرکز مبادله ارسال شود؛

4-7. عملیّات آماده سازی منابع پس از دریافت فهرست عناوین تأیید شده از اداره کل منابع انجام شود؛

4-8. در ثبت منابع اهدایی، درج واژه «اهدایی» در ستون ملاحظات دفتر ثبت و نیز در صفحه مربوطه در سامانه یا نمایه الزامی است.

4-9. آن دسته از منابع اهدایی که در کتابخانه موجود هستند و مازاد بر نیاز کتابخانه تلقی می شوند، در چرخه مبادله، به اداره ی شهرستان ارائه شود. همچنین نیاز به ثبت و ورود اطّلاعات این منابع نیست.

مادّه 5) نحوه ی استعلام منابع اهدایی

5-1. اطّلاعات مربوط به تمامی منابع اهدایی بر اساس فرم های پیوستی توسط مسئول کتابخانه استخراج شود و در فایل اکسل ورود اطّلاعات شود. ذکر عنوان، نام نویسنده (گردآورنده برای نرم افزارها، مدیرمسئول برای نشریّات)، ناشر (صاحب امتیاز برای نشریّات) و رده دیویی ضروری است.

5-2. کارشناسان منابع استانی موظّفند نظر کارشناسی خود را با رنگ سفید در هنگام تأیید و رنگ قرمز را در هنگام رد منابع در فهرست ارسالی منعکس کنند.

5-3. پس از درج نظر کارشناس منابع، فهرست منابع اهدایی در قالب مکاتبه، با امضای مدیرکل استان خطاب به مدیرکل منابع از طریق سامانه مکاتبات برای بررسی کارشناسی ارسال شود.

5-4. حداکثر ظرف 10 روز کاری (دو هفته)، نتیجه بررسی کارشناسی فهرست های ارسالی به نهاد، اعلام خواهد شد. پس از اعلام نظر کارشناسی اداره کل منابع، با هماهنگی کارشناس منابع استان، منابع تأیید نشده، برای تعیین تکلیف نهایی به انبار اداره کل استان فرستاده شود.

5-5. کتاب های در انتظار استعلام، در انبارهای استانی و شهرستانی یا انبار کتابخانه ها نگه داری شود تا پس از اخذ پاسخ از اداره کل منابع، متناسب با نیاز کتابخانه ها از آن ها بهره برداری شود.

5-6. در خصوص کتاب های دارای محتوای نامناسب، فرسوده، غیر قابل استفاده، کتاب هایی که با چاپ نامناسب یا دارای کسری صفحات هستند و نیز کتاب های درسی که قابل استفاده در کتابخانه ها نیستند، صرفاً آمار این کتاب ها به صورت جداگانه به نهاد ارسال شود و از ارسال اسامی این کتاب ها خودداری شود.

5-7. برای اخذ استعلام از اداره کل منابع، ضروری است فهرست منابع اهدایی در قالب فایل اکسل به همراه نامه اتوماسیون، به اداره کارشناسی و نظارت اداره کل منابع ارسال شود.

 ماده 6) اجرای طرح اهدا

6-1. به منظور غنی سازی منابع اطّلاعاتی کتابخانه های عمومی و نهادینه کردن فرهنگ اهدای کتاب با هدف گسترش فرهنگ مطالعه ی مفید، طرح اهدای کتاب در محل کتابخانه های عمومی و مراکز تعیین شده از سوی ادارات کل استانی و ادارات شهرستان ها انجام شود.

6-2. روش های تبلیغ و اطّلاع رسانی برای اجرای طرح اهدا عبارتند از:

- بهره گیری از ظرفیت صدا و سیمای استان در ارتباط با اجرای طرح (تبلیغ طرح، توجیه طرح، تبلیغ سامانه های ارتباطی با طرح و ...) از طریق تیزر، زیر نویس، خبر، گزارش، مصاحبه و ...؛

- فراخوان اهدای کتاب از طریق نشریّات و رسانه های محلی، خبرگزاری ها و سایت های خبری استان؛

- چاپ پوستر، بروشور، تراکت و سایر اقلام مشابه و توزیع عمومی آن؛

- بهره گیری از فضای مجازی از طریق پورتال استانی و سایت های پرمخاطب استانی؛

- تبلیغ و اطّلاع رسانی در کتابخانه های عمومی، مساجد، کانون های فرهنگی، مدارس، دانشگاه ها، مراکز ورزشی و پایگاه های بسیج سراسر کشور؛

- تبلیغات گسترده شهری به ویژه نصب  بنر و بیلبوردهای تبلیغاتی  با طرح های جذاب و مناسب در مناطق مختلف استان و همه شهرستان های استان؛

- بهره گیری از ظرفیت تریبون های عمومی به ویژه منابر و سخنرانی های ائمه جمعه و جماعات و مبلغین، و حوزه های علمیه در زمینه ترویج این سنت حسنه؛

- استفاده از سامانه ارسال پیامک گروهی تلفن همراه؛

- تهیّه تیزرهای تبلیغاتی ویدیویی یا انیمیشن مناسب برای تبلیغ در صدا و سیما و فضای مجازی؛

- ایجاد بخش ویژه اهدای کتاب و منابع کتابخانه ای توسط اداره کل فناوری اطّلاعات و آمار نهاد در وب سایت اصلی ادارات کل کتابخانه های عمومی استان ها و واحدهای تابعه به همراه راهنمای جامع و مرحله به مرحله برای گرفتن اطّلاعات شخص متقاضی و ارائه کد پیگیری  به متقاضیان اهدای کتاب؛

- ارسال بلوتوث فایل کتاب و فایل های تبلیغی در مراکز دریافت کتاب های اهدایی؛

- اعلام فراخوان به ناشران و مؤلّفان.

6-3.  با اشخاص حقیقی یا حقوقی ارتباط برقرار شود و از پتانسیل آنها برای اهدا استفاده شود. برخی از مهم ترین اشخاص حقیقی و حقوقی در این زمینه عبارتند از:

- خیرین حوزه فعّالیّت های فرهنگی مانند خیرین کتابخانه ساز و مدرسه ساز؛

- انجمن استان؛

- اعضای کتابخانه های عمومی؛

- نویسندگان، مؤلّفان و ناشران استانی (برای استان های دارای ناشران متعدد، تأکید و توصیه می شود)؛

- اساتید حوزه و دانشگاه؛

- سازمان ها، مؤسّسات و نهادهای عمومی؛

- مراکز مذهبی مانند مساجد، حوزه های علمیه، تکایا، حسینیه ها و غیره؛

- مراکز علمی، آموزشی و فرهنگی استان؛

- مراکز نظامی، انتظامی و مجتمع های مسکونی؛

- مراکز صنعتی، تولیدی، کارخانجات و غیره؛

- پایگاه های بسیج؛ و

- سایر مراکز.

6-4. انجام اقداماتی که در ادامه ذکر می شود، به عنوان فعّالیّت های مکمل در راستای اجرای طرح اهدا ضروری است:

- تبلیغ اهدای کتاب همراه با برگزاری نمایشگاه های کتاب یا همزمان با نمایشگاه های کتاب توسط سایر نهادها؛

-  اختصاص بخش یا غرفه ویژه اهدای کتاب در کتابخانه ها (دایمی) و نمایشگاه های کتاب و  اماکن مناسب دیگر (به صورت موقّت)؛

- ایجاد پیک جمع آوری کتاب در مراکز استان ها و شهرستان ها برای تحویل حضوری کتاب از منازل، سازمان ها، شرکت ها و غیره با ارائه رسید معتبر به اهداکنندگان. (عقد قرارداد با مؤسّسات فرهنگی قابل اعتماد برای جمع آوری کتاب از مجتمع های مسکونی در قالب قرارداد و ارائه وجهی در قبال جمع آوری کتاب و اهدای کتاب به اهداکنندگان)؛

- ایجاد سامانه تلفنی ثابت و سامانه پیامک برای ارتباط با خیّرین و متقاضیان اهدای کتاب؛

- اجرای طرح کاروان کتاب؛

-برگزاری همایش اهدای کتاب؛

- طرح موضوع اهدای کتاب در جلسات کمیته نهضت مطالعه مفید و استفاده از ظرفیت این کمیته ها؛

- ایجاد پایگاه های ثابت و سیّار شهری با نصب چادر در مراکز پررفت  وآمد یا مجتمع های مسکونی جهت دریافت کتب اهدایی؛

- هماهنگی با آموزش و پرورش برای بازدیدهای دانش آموزی از کتابخانه ها و اهدای کتاب توسط دانش آموزان به کتابخانه مورد بازدید (با توجیه و آمادگی قبلی دانش آموزان توسط مدرسه)؛

- مکاتبه استانداران و فرمانداران با ادارات برای اهدای کتب بلااستفاده سازمان ها و ادارات به کتابخانه های عمومی؛

- ایجاد پایگاه های دایمی جمع آوری کتب اهدایی در دانشگاه ها.

6-5. با تصمیم کمیته های استانی از ظرفیت اجرایی نهادها و سازمان هایی مانند هلال احمر یا سازمان بسیج مستضعفین یا سایر نهادها و مراکز دولتی و غیردولتی در قالب تفاهم نامه های فی مابین در اجرای طرح استفاده شود.

ماده 7) روش های تشویق اهدا کنندگان

7-1. توجّه به روش های تشویقی طرح اهدا الزامی است. روش های تشویقی طرح اهدا عبارتند از:

- به مراجعینی که کتب نو و مفید اهدا کنند، در ازای اهدای هر پنج الی ده جلد کتاب، یک کتاب اهدایی که در اختیار استان ها قرار داده شده، یک بسته فرهنگی یا کارت 25 درصد تخفیف عضویّت اهدا شود (کتاب های طرح اهدای کتاب به مراکز استان ها ارسال شده است)؛

- از اهداکنندگان برتر کتاب در همایش های ملّی و استانی تقدیر شود؛

- اهداکنندگان شاخص از طریق رسانه ها بویژه صدا و سیما معرّفی شوند؛

- اهداکنندگان بیش از 20 نسخه کتاب در سال، مشمول عضویّت رایگان در کتابخانه های عمومی شوند؛

- کارکنان سازمان ها و نهادهای استانی اهدا کننده 10000 جلد کتاب و بیشتر مشمول عضویّت رایگان هستند؛

- نصب عکس و مشخّصات اهداکنندگان برتر سال استان در ساختمان و پورتال اداره کل و همچنین کتابخانه های عمومی استان انجام شود؛

-کتابدارانی که بیشترین کتاب اهدایی را جمع آوری کرده اند، تشویق شوند؛

- به اهداکنندگان در خصوص ساماندهی و حفاظت و در دسترس عموم قرار گرفتن منابع اهدایی اطمینان داده شود؛

- استان های برتر، شهرها و شهرستان های برتر، کتابخانه های برتر، کوچک ترین اهداکننده و غیره تشویق شوند؛

- نمایشگاه کتاب های اهدایی قدیمی اعضا برپا شود؛ و

- کانون و سایت ویژه خیرین و برترین های اهدای کتاب راه اندازی شود.

ماده 8) اهدای کمک های نقدی و غیرنقدی

8-1. کمک های نقدی خیرین برای خرید و اهدای کتاب به یکی از حساب های ذیل واریز و فیش واریزی آن دریافت شود:

الف) حساب انجمن کتابخانه های عمومی شهرستان؛

 ب) حساب اداره کل استان؛

ج) حساب متمرکز نهاد.

8-2.  هر گونه خرید کتاب از محل کمک های نقدی خیرین، توسط استان ها بر اساس دستورالعمل های ابلاغی به استان ها انجام شود.

8-3. کمک های غیرنقدی شامل کتاب و منابع چند رسانه ای به صورت مستقیم تحویل مسئولان کتابخانه ها یا متصدیان امور در مکان های در نظرگرفته شده برای تحویل کتاب  شود.

8-4. کمیته ای با مسئولیّت مدیر کل استان و با حضور کارشناس منابع، فرهنگی، امور کتابخانه ها، امور مشارکت ها و شهرداری ها، مسئول روابط عمومی و در صورت لزوم سایر کارشناسان ذی ربط به صورت ویژه نسبت به اجرای طرح اقدام کنند.

8-5. کارشناسان منابع، فرهنگی، امورکتابخانه ها و مشارکت ها و شهرداری ها در راستای جذب کمک های نقدی و غیرنقدی خیرین با همکاری سایر واحدهای ذی ربط استانی مانند روابط عمومی، مسئولیّت پیگیری و اجرای طرح را در طول سال و به صورت مستمر از طریق رؤسای شهرستان ها و مسئولین کتابخانه های عمومی زیر نظر شخص مدیرکل عهده دار هستند.

8-6. مدت اجرای این طرح  به صورت مستمر در طول سال با تأکید بر برنامه های هفته کتاب و سایر مناسبت های مربوط به کتاب خواهد بود.

ماده 9) وقف منابع اطّلاعاتی

9-1. دریافت مستقیم منابع اطّلاعاتی به صورت وقف مجاز نیست.

9-2.  پذیرش منابع اطّلاعاتی موقوفه تنها از طریق اداره کل استان بدون درخواست رعایت شروط خاص بلامانع است.

مادّه 10) ابلاغ

 این دستورالعمل در 10 مادّه تدوین و تنظیم شد و از زمان ابلاغ لازم الاجرا است.

 

فرم شماره 1. فهرست کتب اهدایی از طرف  اشخاص و سایر نهادها

 

استان:                       شهرستان:                           نام کتابخانه:              

کد شناسائی کتابخانه:                   درجه کتابخانه:               

کد ده رقمی پستی:                       تاریخ:                 

 

ردیف

عنوان

پدیدآورنده

مترجم

ناشر

سال نشر

تعداد نسخه

تعداد جلد

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                         

                                                                                                             مهر و امضا مسئول کتابخانه

 

فرم شماره 2. فهرست کتب اهدایی  وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی

 

استان:                       شهرستان:                           نام کتابخانه:              

کد شناسائی کتابخانه:                   درجه کتابخانه:              

کد ده رقمی پستی:                       تاریخ:                 

 

ردیف

عنوان

پدیدآورنده

مترجم

ناشر

سال نشر

تعداد نسخه

بها (ریال)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   

 مهر و امضا مسئول کتابخانه / رییس اداره ی شهرستان

 

فرم شماره 3. گزارش نهائی کتب اهدایی از طرف نهاد و اشخاص

استان:

تاریخ :

 

ردیف

رده دیویی

تعداد عنوان

تعداد جلد

بها (ریال)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                         

                                                                          مهر و امضا مدیر کل کتابخانه های عمومی استان

 

فرم شماره 4. گزارش نهایی کتب اهدایی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی

 

استان:

تاریخ :

 

ردیف

رده دیویی

تعداد عنوان

تعداد جلد

بها (ریال)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مهر و امضا  مدیرکل کتابخانه های عمومی استان