نکته: این ویراست پس از اعمال نظرات کارشناسان و تایید مدیران ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست.   

کتابخانه عمومی یک ارگانیسم زنده و پویاست. این زنده بودن زمانی معنا پیدا می کند که بتوان منابع مازاد، تکراری و بدون استفاده را از مجموعه خارج و منابع جدید و مورد نیاز را به مجموعه اضافه کرد. از طریق عمل مبادله می توان هر دو عمل را انجام داد به گونه ای که منابع مازاد، تکراری و بدون استفاده به منابع مورد نیاز کتابخانه ی دیگر اضافه شود.

نظر به لزوم پویایی مجموعه ها و ایجاد امکان استفاده ی بهینه از منابع، دستورالعمل ذیل تدوین و برای اجرا ابلاغ می شود.

مادّه 1) اهداف

·         استفاده ی بهینه از کتب مازاد کتابخانه های عمومی؛

·         غنی سازی مجموعه کتابخانه ها؛

·         اداره منظّم فرآیند مبادله ی منابع اطّلاعاتی.

مادّه2) تعاریف

کتابخانه مبدأ: منظور کتابخانه های ارسال کننده منابع اطّلاعاتی است.

کتابخانه مقصد: منظور کتابخانه های دریافت کننده منابع اطّلاعاتی است.

مبادله: فرآیندی به منظور ارائه منابع اطّلاعاتی مازاد در کتابخانه ها  است.

 

ماده 2)  شرایط مبادله منابع بین کتابخانه ای (نهادی، مشارکتی و مستقل)

2-1. در سطح شهرستان، مبادله منابع بین کتابخانه های نهادی، با هماهنگی رییس اداره آن شهرستان و ضمن تأیید کارشناس منابع استان انجام شود.

2-2. در سطح استان پس از اعلام منابع قابل مبادله توسط رییس اداره ی شهرستان به اداره کل استان، برای مبادله منابع بین کتابخانه های عمومی نهاد، هماهنگی لازم توسط کارشناس منابع انجام شود.

2-3. ادارات کل استانی می توانند منابع مازاد در کتابخانه های نهادی استان را با منابع مازاد استان دیگر مبادله کنند.

2-4. ارائه منابع موجود در مراکز مبادله به کلیّهی کتابخانه های جدیدالتاسیس نهادی نسبت به کتابخانه های نهادی دیگر و کتابخانه های مشارکتی در اولویت قرار دارد.

2-5. کلیّهی کتابخانه های مشارکتی می توانند منابع مازاد خود را به اداره ی شهرستان ارائه کنند.

2-6. ادارات کل استانی مجازند فهرست منابع مازاد بر نیاز کتابخانه های نهادی را به کتابخانه های مشارکتی ارائه کنند و در صورت درخواست کتابخانه های مشارکتی، با تأییدیه کارشناس منابع، در اختیار آنها قرار دهند.

2-7. ادارات شهرستان ها مجاز به ارائه منابع مبادله ای کتابخانه های نهادی به کتابخانه های مشارکتی نیستند.

2-8. انجام مبادله با کتابخانه های دیگر (به جز نهادی و مشارکتی) تنها با مجوز اداره کل منابع نهاد امکان پذیر است.

2-9. در صورتی که یک منبع اطّلاعاتی مورد تقاضای چند کتابخانه باشد، تعیین اولویّت طبق نظر رییس اداره ی کتابخانه های عمومی شهرستان است.

2-10.کتابخانه های  مشارکتی که پاسخگوی مکاتبات نهاد نبوده یا در زمینه پیشرفت امور فنّی کتابخانه اهتمام ندارند، از شمول اجرای طرح خارج هستند.

2-11. در تمامی مراحل مبادله (شهرستانی، استانی و بین استانی) اولویّت با کتابخانه های نهادی تحت پوشش است.

ماده 3) معیارهای دریافت و ارائه منابع در طرح مبادله

3-1. معیارهای دریافت منابع مبادله ای توسط کتابداران کتابخانه های عمومی عبارتند از:

الف- بررسی اعتبار و روزآمد بودن منابع؛

ب- توجّه به ظاهر و فیزیک منابع (کیفیّت مناسب چاپ و صحّافی کتاب، عدم کسری صفحات،  عدم قلم خوردگی صفحات متعدد متن، و عدم درج نوشته های نامناسب)؛ و

ج- احساس خلأ منابع موجود در طرح مبادله در مجموعه کتابخانه.

3-2. معیارهای ارائه منابع برای مبادله عبارتند از:

الف- منبع مورد نظر برای مبادله، در مقایسه با منابع دیگر موجود در مجموعه با موضوع مشابه، روزآمد نباشد؛

ب- منبع مورد نظر برای مبادله کاندیدای وجین باشد. علت وجین می تواند محتوای منسوخ، وجود نسخه تکراری، یا عدم وجود مخاطب باشد. فهرست منابع وجینی (به جز فهرست منابع وجینی فرسوده)، منابع آماده مبادله تلقی می شود.

3-3. منابعی که به دلیل فرسودگی یا نقص محتوایی قابل استفاده نیستند، مشمول ارائه برای مبادله نیستند، امّا ارائه آنها به اداره کل استان برای ارسال به بازیافت ضروری است.

3-4. منابعی که در کتابخانه از طریق اهدا دریافت می شود، امّا مورد نیاز یا مناسب مجموعه نیست، به مرکز مبادله شهرستان ارائه شود.

ماده 4) مبادله منابع شهرستان و استان

4-1. در سطح شهرستان، محل تعیین شده توسط رییس اداره ی کتابخانه های عمومی شهرستان به عنوان مرکز مبادله ی منابع در نظر گرفته می شود.

4-2. در سطح استان با تشخیص مدیر کل کتابخانه های عمومی استان، محل مرکز مبادله ی منابع تعیین می شود.

4-3. مرکز مبادله استان با مدیریّت کارشناس منابع استان اداره می شود و مبادله بین شهرستانی از طریق این مرکز صورت می گیرد.

4-4. مرکز مبادله  شهرستان با مدیریّت رییس اداره ی شهرستان و نظارت کارشناس منابع استان اداره می شود.

4-5. رؤسای ادارات شهرستان یا ادارات کل استانی مجاز نیستند فضای مفید و قابل استفاده توسط کتابخانه های عمومی استان را به عنوان انبار یا مرکز مبادله استفاده کنند.

4-6. در مراکز مبادله شهرستان و استان، ضمن قفسه بندی، برای بازیابی بهینه، نظم موضوعی در چیدمان منابع رعایت شود تا امکان پاسخ به مراجعات حضوری مسئولین کتابخانه های عمومی فراهم و نیز انتخاب منابع تسهیل شود.

4-7. در شهرهای مرکز استان، تفکیک فضای مراکز مبادله شهرستان و استان، در صورت استفاده از یک محل مشترک ضروری است.

4-8. در شهرهای مرکز استان، تفکیک وظایف اداری مراکز مبادله استان و شهرستان ضروری است.

ماده 5) فرایند اداری انجام مبادله

5-1. تشریفات اداری تحویل و دریافت منابع طی صورتجلسه شماره یک، دو، سه، چهار، پنج و شش انجام شود.

5-2. صورتجلسه شماره یک در موارد ارائه منابع اهدایی افراد و سازمان ها توسط مسئول کتابخانه عمومی تهیّه شود. در هنگام ارائه منابع وجینی به مرکز مبادله شهرستان، تهیّه صورتجلسه شماره یک نیاز نیست و صورتجلسه نهایی وجین منابع تکمیل شود و منابع به اداره شهرستان همراه با صورتجلسه وجین منتقل شود.

5-3. کارشناس منابع استان موظّف است در هنگام مبادله منابع اطلاعاتی در سطح استان، مهر مرکز مبادله استان را، کنار مهر ثبت کتاب، در پشت صفحه عنوان درج کند.

  

5-4. اداره شهرستان موظّف است در هنگام مبادله منابع اطلاعاتی در سطح شهرستان، مهر مرکز مبادله شهرستان را، کنار مهر ثبت کتاب، در پشت صفحه عنوان درج کند.

 

5-5. درج مهر مبادله در ادارات شهرستان ها هنگام ارائه اثر به مرکز مبادله استان نیاز نیست.

5-6. نگهداری سوابق کلیّهی صورتجلسه های ارائه منابع اطّلاعاتی در کتابخانه های مبدأ و مراکز مبادله استان و شهرستان الزامی است.

5-7. مهر مبادله تنها پشت صفحه عنوان اثر، مماس بر مهر ثبت کتابخانه ارائه کننده درج شود. برای درج تاریخ خروج اثر از مرکز مبادله نیز از دستگاه تاریخ زن استفاده شود.

ماده 6) آماده سازی آثار در کتابخانه مقصد

6-1. ورود اطّلاعات کلیّهی منابعی که از طریق مبادله در اختیار کتابخانه قرار می گیرد، مطابق منابع دیگر صورت گیرد.

6-2. مراحل آماده سازی منابع دریافت شده از مراکز مبادله در کتابخانه های مقصد به شرح ذیل است:

الف- به عنوان اثر جدیدی در نرم افزار مدیریّت کتابخانه ثبت شود؛

ب- درج مهر ثبت جدید تنها در پشت صفحه عنوان انجام شود؛

ج- درج مهر کتابخانه بر روی اثر ضرورت ندارد؛

د- نصب برچسب بارکد بر روی برچسب بارکد کتابخانه قبلی انجام شود؛

هـ- نیاز به مخدوش کردن مهرهای سایر کتابخانه ها (در روش هایی نظیر قلم زدن، لاک گرفتن و غیره) بر روی اثر نیست؛

و- برچسب عطف کتابخانه قبلی در صورت تناسب حفظ شود. در صورت عدم تناسب، برچسب جدید عطف نصب شود.

ز- در صورت ثبت اثر در دفتر ثبت، درج واژه «مبادله» در ستون ملاحظات دفتر ثبت الزامی است.

ماده 7) نحوه ی اطّلاع رسانی در مورد منابع قابل مبادله

7-1. کلیّهی منابع قابل مبادله از طریق سامانه مکاتبات اداری توسط مسئولین کتابخانه های عمومی به رؤسای ادارات شهرستان ها اعلام شود.

7-2. کلیّهی منابع قابل مبادله در هر شهرستان که مازاد بر نیاز کتابخانه های عمومی نهادی آن شهرستان باشد، از طریق سامانه مکاتبات اداری به اداره کل استان ارائه شود.

7-3. ادارات کل استانی موظّفند فهرست منابع قابل مبادله را برای عرضه به کتابخانه های عمومی نهادی، از طرق مختلف (سامانه مکاتبات اداری، نرم افزار کاربردی خاص، وب سایت اداره کل استان و غیره) در معرض دید کتابداران و مسئولین کتابخانه های عمومی نهاد قرار دهند.

7-4. در صورت بهره مندی مرکز مبادله شهرستان از امکانات وب سایت، فهرست مذکور به منظور اطّلاع رسانی سریع در آن قرار گیرد تا فرآیند مبادله در کمترین زمان ممکن انجام شود.

7-5. فهرست منابع مازاد استان در پورتال استان به منظور مبادله بین استانی قرار گیرد.

7-6. مبادله (از حیث زمان) فرآیندی دایمی بین کتابخانه، شهرستان، و استان است و هر گونه نگهداری منابع در کتابخانه در محلی با عنوان انبار کتابخانه ممنوع است.

مادّه 8) ابلاغ

 این دستورالعمل در 8 مادّه تدوین و تنظیم شد و از زمان ابلاغ لازم الاجرا است.

 


 

پیوست یک:

صورتجلسه شماره یک: صورتجلسه ی تحویل منابع اطّلاعاتی به مرکز مبادله شهرستان

شماره صورتجلسه:

تاریخ:

 

تعداد             نسخه کتاب از کتابخانه عمومی                                  به آقای/خانم                             رییس اداره ی شهرستان                                 برای مبادله در کتابخانه های عمومی تحویل شد.

 

تحویل دهنده

مسئول کتابخانه عمومی

نام و نام خانوادگی

تاریخ

تحویل گیرنده

رییس اداره ی شهرستان

نام و نام خانوادگی

تاریخ

رونوشت: اداره کل کتابخانه های عمومی استان      

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:     

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

1

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 


 

پیوست دو:

صورتجلسه شماره دو. صورتجلسه ی دریافت منابع اطّلاعاتی از مرکز مبادله شهرستان

شماره صورتجلسه:

تاریخ:

 

تعداد           نسخه کتاب از  مرکز مبادله شهرستان                              به آقای/خانم                     مسئول کتابخانه عمومی                            شهرستان                 تحویل شد.

 

تحویل گیرنده

مسئول کتابخانه عمومی

نام و نام خانوادگی

تاریخ

تحویل دهنده

رییس اداره ی شهرستان

نام و نام خانوادگی

تاریخ

رونوشت: اداره کل کتابخانه های عمومی استان  

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:     

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

1

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

پیوست سه:

صورتجلسه شماره سه. صورتجلسه ی دریافت منابع اطّلاعاتی از مرکز مبادله استان

شماره صورتجلسه:

تاریخ:

 

تعداد           نسخه کتاب از  مرکز مبادله استان                         به آقای/خانم            مسئول کتابخانه عمومی                                 شهرستان                                تحویل شد.

 

تحویل گیرنده

   مسئول کتابخانه عمومی

   نام و نام خانوادگی

تاریخ

تحویل دهنده

کارشناس منابع استان  

   نام و نام خانوادگی

تاریخ

رونوشت: اداره کل منابع

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:     

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

1

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

پیوست چهار:

صورتجلسه شماره چهار. صورتجلسه ی تحویل منابع اطّلاعاتی به مرکز مبادله استان

شماره صورتجلسه:

تاریخ:

 

 تعداد            نسخه کتاب از شهرستان                        به آقا/خانم                      کارشناس منابع استان                   برای مبادله در کتابخانه های عمومی تحویل شد.

 

 

تحویل دهنده

 رییس اداره ی شهرستان  

   نام و نام خانوادگی

تاریخ

تحویل گیرنده

کارشناس منابع استان  

   نام و نام خانوادگی

تاریخ

 

رونوشت: اداره کل منابع

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

1

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 


 

پیوست پنج:

صورتجلسه شماره پنج. صورتجلسه ی دریافت منابع اطّلاعاتی از مرکز مبادله استان

شماره صورتجلسه:

تاریخ:

 

 تعداد          نسخه کتاب از مرکز مبادله استان                 به آقا/خانم                    رییس اداره شهرستان                   برای استفاده در کتابخانه های جدیدالتاسیس تحویل شد.

 

تحویل گیرنده

 رییس اداره ی شهرستان  

   نام و نام خانوادگی

تاریخ

تحویل دهنده

کارشناس منابع استان  

   نام و نام خانوادگی

تاریخ

رونوشت: اداره کل منابع

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

1

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

پیوست شش:

صورتجلسه شماره شش. صورتجلسه ی تحویل منابع اطّلاعاتی برای مبادله بین استانی

شماره صورتجلسه:

تاریخ:

 

تعداد          نسخه کتاب از موجودی کتابخانه های عمومی استان                                 به آقا/خانم                    مدیر کل کتابخانه های عمومی استان                    برای استفاده در کتابخانه های عمومی آن استان تحویل شد.

 

تحویل گیرنده

 مدیر کل استان  

   نام و نام خانوادگی

تاریخ

تحویل دهنده

مدیر کل استان  

   نام و نام خانوادگی

تاریخ

رونوشت: اداره کل منابع

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

1

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

3