نکته: این ویراست پس از اعمال نظرات کارشناسان و تایید مدیران ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست.

وجین منابع اطّلاعاتی باعث حیات و رشد مجموعه کتابخانه همانند یک ارگانیسم زنده می شود. در هنگام وجین، کیفیّت، اعتبار، ظاهر، و سودمندی هر منبع اطّلاعاتی باعث می شود تا جای خود را در قفسه بیابد و باعث اعتبار و احترام به کتابخانه و جذابیت آن شود. نشان دادن حساسیت نسبت به نیازها و علایق جامعه یک عنصر ضروری برای گسترش مجموعه های کتابخانه های عمومی است.

وجین را می توان به عنوان یکی از معیارهای ارزیابی کیفیت و کارآیی کتابخانه ها مورد توجّه قرار داد. در واقع وجین خود نوعی انتخاب است، با این تفاوت که بعد از فراهم آوری مجموعــه اتفاق می افتد و به گونه ای این امر به ارزشیابی مجموعه منتج می شود. در فرآیند سفارش منابع اطّلاعاتی، عمل انتخاب از میان انتشارات موجود در بازار صورت می گیرد، ولی در وجین، عمل انتخاب از بین مجموعه کتابخانه انجام می شود.

در راستای تبیین فرآیندهای وجین در کتابخانه های عمومی دستورالعمل ذیل تدوین و برای اجرا ابلاغ می شود.

مادّه 1) اهداف

·         نظام مند کردن و یکسان سازی عملیّات مربوط به فرآیند وجین؛ 

·         روزآمد کردن منابع موجود در کتابخانه ها؛

·         شناسایی کتاب هایی که باید صحّافی یا وجین شود؛

·         کنترل و هدایت رشد و تناسب موضوعی منابع  مجموعه؛

·         خروج منابع نامناسب و بدون مخاطب. 

مادّه 2) تعاریف

وجین: جداسازی برخی از منابع اطّلاعاتی مازاد، فرسوده یا بدون مخاطب از سایر منابع، به منظور اهدا، مبادله یا امحا؛

منابع پایه (مبنا): هسته ی اصلی تشکیل دهنده ی هر موضوع و رشته ی تخصّصی.

مادّه 3) ضرورت انجام وجین

-  اطمینان از تحقّق مأموریت کتابخانه؛

- ایجاد شرایط دسترسی بهتر به منابع پر استفاده و مفید با وجین منابع غیر روزآمد و غیر ضروری؛

- استفاده ی بهینه از فضای محدود کتابخانه ها؛

- ایجاد دسترسی به منابع روزآمد با جایگزینی نسخ قدیمی و ویرایش های جدید آثار؛

- شناسایی منابع نیازمند جایگزینی، صحّافی، و تعمیر؛ و

- آگاهی از نقاط ضعف مجموعه ی کتابخانه و اقدام برای برطرف کردن آن.

ماده 4) معیارهای وجین منابع

4-1. معیارهای وجین در کتابخانه های عمومی عبارتند از:

الف- کهنه و منسوخ شدن محتوا: منابع این گروه با ویرایش های جدیدتر جایگزین می شوند؛

ب- وجود نسخه های متعدد: نسخه های تکراری و مازاد بر نیاز از مجموعه خارج می شوند؛

تبصره: تعیین تعداد نسخ مورد نیاز کتابخانه به عهده کتابدار بر اساس حجم امانت یک عنوان می باشد، نسخه اول و دوم هر عنوان مشمول نسخ مازاد نمی شود.

ج- فرسودگی و نقصان: منابعی که به لحاظ فیزیکی، غیرقابل صحّافی و مرمّت هستند یا به علّت پارگی و مخدوش بودن بخش هایی از آن قابل استفاده نیستند، با عناوین نو جایگزین می شوند. منابع نیازمند صحّافی مشمول این گروه نمی شوند؛

د- عدم استفاده (منابع بدون مخاطب): منظور منابعی است که حداقل پنج (5) سال مورد استفاده قرار نگرفته باشد.

تبصره: در صورتی که کتابخانه مشکل کمبود فضای مخزن داشته باشد بند «د» با در نظر گرفتن مفاد و ملاحظات موجود در این دستورالعمل اجرا شود. 

4-2.  منابعی کاندیدای وجین هستند که:

الف- فرسوده شده باشند؛

ب- آسیب دیده باشند، به گونه ای که دیگر قابل مرمت یا قابل صحّافی نباشند؛

ج- با ویرایش جدیدی از همان عنوان جایگزین شده باشد؛

د- با کتاب بهتری در همان موضوع جایگزین شده باشد؛

ه- شایستگی علمی یا ادبی نداشته باشد؛ و

و- از آنها استفاده نشده باشد (با در نظر گرفتن شرایط مادّه 4 بند د)؛

نکته: با بررسی تعداد دفعات استفاده یا به امانت رفتن یک کتاب می توان دریافت چه کتاب هایی بلا استفاده بوده است و واجد شرایط وجین است. از طریق بررسی برگه های امانت کتاب یا از طریق گزارش امانت در نرم افزار مدیریّت کتابخانه های عمومی می توان تعداد دفعات امانت عناوین را مشاهده کرد.

ز- مرتبط با نیازها یا علایق جامعه ی کاربران کتابخانه نباشد؛ و

ح- نسخه های متعدد از یک عنوان وجود داشته باشد و نسخ اضافی، مازاد بر نیاز کتابخانه باشد.

تبصره: منابع ارسالی در قالب بسته های فرهنگی مشمول وجین نیستند و مجوزهای لازم در خصوص وجین این دسته از منابع، پس از مجوز معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی ارائه می شود.

ماده 5) منابع مستثنی از وجین

5-1. منابع ذیل واجد شرایط نگهداری دایم در مجموعه هستند و در شمار آثار وجین  شده قرار نمی گیرند، این منابع عبارتند از:

الف- نسخ خطّی، چاپ سنگی، و سربی. این منابع، حتی در صورت فرسودگی نباید وجین شوند؛

ب-  برخی از آثار نظیر منابع تاریخی، محلّی و آثاری که به خاطر ویژگی های خاص (مانند ارزش هنری، اطّلاعات منحصر به  فرد، ارزش ها تاریخی، انقلابی و دفاع مقدّس) دارای اهمیّت  هستند. این منابع حتّی در صورت عدم وجود مخاطب یا تکراری بودن نباید وجین شوند. تنها در صورت فرسودگی و غیر قابل صحافی باشند این منابع وجین شوند؛ 

ج- کتاب های مبنا و منابعی که تنها یک نسخه از یک چاپ واحد آن در کتابخانه موجود باشد، نباید به دلیل عدم وجود مخاطب وجین شوند و تنها در صورت فرسودگی و عدم امکان صحافی، وجین شوند؛

5-2. وجین باید بدون سوگیری افراد صورت گیرد. نظرات و علایق شخصی نباید بر کار وجین حاکم شود.

5-3. هر کتاب از منظر ارزش آن برای جامعه و نیز ارتباط آن با دیگر منابعی که بر روی قفسه قرار گرفته اند، در هنگام وجین مورد توجّه قرار  گیرد.

5-4. کتابخانه های عمومی می توانند از هر عنوان کتاب حداقل دو نسخه را در اختیار داشته باشند. نگهداری نسخه های بیشتر تابع حجم امانت یک عنوان در یک کتابخانه عمومی است.

ماده 6) ملاحظات خاص وجین یا عدم وجین منابع اطّلاعاتی

6-1. ملاحظات مرتبط با وجین منابع اطّلاعاتی با در نظر گرفتن موضوع یا قالب منابع اطّلاعاتی به شرح ذیل است:

الف- منابع مرجع و کلیات (رده 000)

- ویرایش قدیمی کلیّهی منابع مرجعی که طبق یک برنامه ی زمانی به طور مرتّب خریداری  می شوند، مشمول وجین می شوند. به عبارت دیگر، اگر یک مجموعه ی متفاوت از یک اثر، هر ساله دریافت می شود، ویرایش های قدیمی وجین می شوند.

- در صورتی که این منابع بسیار خاص باشند و ظهور آنها یک واقعه ی مهم شمرده شود، وجود آنها در کتابخانه ها ضروری است و نباید وجین شوند.

ب- فلسفه و روانشناسی (رده 100)

- در روانشناسی، مجموعه همراه با علایق جامعه روزآمد شود.

- ارزش منابع روانشناسی عمدتاً با استفاده از میزان استفاده مشخّص می شود.

ج-دین و اسطوره شناسی (200)

- در کتابخانه در ارتباط با هر دین منابع روزآمد وجود داشته باشد.

- برخی ویرایش های خاص منابع دینی، به خاطر ویژگی های محتوایی، از وجین مستثنی هستند.

د- علوم اجتماعی (300)

- در صورت موجود بودن ویرایش های جدیدی از عناوینی با موضوع اقتصاد و دولت، عناوین قدیمی وجین می شوند.

- عناوینی که در آنها رویکردی تاریخی به کار رفته باشد، مشمول وجین نیستند.

- عناوینی با موضوع امور مالی، فرصت های شغلی، راهنماهای دانشگاه ها، و آزمون های آموزشی زودتر قدیمی می شوند.

- عناوینی با موضوع آداب و رسوم و افسانه های قومی از حیث محتوایی عمر طولانی تری دارند.

ه- زبان و زبان شناسی (400)

این رده نیازمند دستور زبان ها و فرهنگ هایی است که خواهان دارد یا به آن زبان در آن منطقه صحبت می شود.

و- علوم خالص (500)

- آثار اصلی که حائز ارزش ادبی یا تاریخی هستند، در متون این رده عمر طولانی تری دارند.

- محتوای برخی علوم نیز با وجود ویرایش ها یا عناوین جدید و پژوهش های جدیدتر، مشمول وجین می شوند. 

ز- علوم عملی و فنّاوری (600)

- فنّاوری پیشرفت های سریعی را شاهد است. البتّه استثنائاتی نیز وجود دارد. دستنامه های تعمیر اتومبیل های قدیمی و اختراعات، مادامی که استفاده کننده دارد باید در مجموعه نگهداری شود.

- عناوینی در مورد ساعت های دیواری، اسلحه ها، و اسباب بازی ها عمر طولانی تری نسبت به سایر منابع در این رده دارند، زیرا چنین عناوینی قابلیّت کلکسیون شدن دارند.

- عناوین مرتبط با آشپزی معمولاً زمان بیشتری بر روی قفسه می مانند، مگر این که از آنها استفاده نشود.

- عناوین پزشکی (به جز فیزیولوژی و کالبد شناسی) و اقتصاد خانواده زودتر وجین می شوند، زیرا در این حوزه ها شیوه و فن به سرعت تغییر می یابد.

ح- هنرها و سرگرمی (700)

- منابع موجود در این رده عمری طولانی بر روی قفسه دارند و اکثر منابع اطّلاعاتی در این حوزه ها به خصوص تاریخ هنر و موسیقی، قابل نگهداری است تا این که فرسوده شوند.

- عناوینی مرتبط با صنایع و حِرَف اگر تصاویر مناسبی داشته باشد و فنون اصلی را در بر بگیرد، ارزش متعارفی دارند.

- عناوین مربوط به عکاسی باید مرتّباً مورد وارسی قرار گیرد.

- عناوین مربوط به ورزش ها در صورتی باید وجین شوند که شخصیّت های موجود در آنها خواهان نداشته باشد.

ط- ادبیّات (800)

- در این رده منابع پایه نگهداری می شوند، به خصوص منابعی که نقد متون کلاسیک را در بر می گیرند.

- آثار نویسندگانی که خواننده ندارد (از قبیل اشعار، نمایشنامه ها، تألیفات، یا نامه ها) یا در تاریخ ادبیّات از آنها صحبتی نیست، کاندیدای وجین هستند.

- عناوین مربوط به تاریخ ادبیّات، در صورتی که عناوین بهتری به مجموعه افزوده شود، وجین شود.

ی- تاریخ و جغرافیا (900)

- عوامل اصلی وجین در این رده عبارتند از میزان تقاضا، صحّت وقایع، و بی طرفانه بودن تفسیر وقایع.

- عناوین موجود در رده ی تاریخ نسبت به سایر منابع موجود در مجموعه، عمر طولانی تری دارند.

- دیدگاه های مرتبط با برهه ی زمانی خاص که اهمیّت   چندانی ندارند، از مجموعه قابل وجین است.

- عناوین مربوط به مسافرت زودتر قابل وجین هستند.

- روایت اشخاص از مسافرتهایشان در مجموعه عمر طولانی تری دارند، به خصوص اگر این آثار ارزش تاریخی یا ادبی بالایی داشته باشند.

- همه ی منابع محلی که مردم محل به نحوی در آن مشارکت داشته اند، باید در مجموعه نگه داشته شود.

ک- زندگی نامه

- زندگی نامه ها می توانند در صورت عدم امانت وجین شوند، مگر اینکه زندگی نامه در مورد کسی باشد که اهمیّت زیاد داشته باشد یا همیشه مورد علاقه ی کاربران باشد.

- زندگی نامه هایی را که از کیفیّت مناسب برخوردار نیست، می توان با زندگی نامه هایی با کیفیّت بهتر جایگزین کرد.

- زندگی نامه هایی که ارزش ادبی بالایی دارند را می توان آنقدر نگه داشت تا فرسوده شوند.

ل- داستان های بزرگسالان

- آثاری که در این حوزه محبوبیّت ندارند وجین شود، به خصوص اگر سه نسخه یا بیشتر از یک اثر در کتابخانه موجود باشد.

- آثاری را که درخواست مداوم دارند یا ارزش ادبی بالایی دارند و روزآمد هستند، نگه دارید.

- رمان هایی را که دارای شهرت جهانی هستند تا سالها برای امانت نگه دارید.

م- داستان های کودکان

- عناوینی که قالب آنها دیگر مناسب نیست یا مورد علاقه کودکان قرار نمی گیرد قابل وجین است.

- داستانهای تلخیص شده با اصل آن قابل جایگزینی است.

- نسخه ی سوم یا چهارم کتبی که دیگر محبوبیّت ندارند، قابل وجین هستند.

ن- عناوین غیرداستانی کودکان

برای وجین این عناوین، معیارهای مشابه با بزرگسالان را به کار برید.

س- رمان های نوجوانان

معیارهای وجین رمان های کودکان را به کار برید.

ع- عناوین غیر داستانی نوجوانان

معیارهای وجین منابع غیرداستانی برای بزرگسالان را به کار برید.

ف- ادواری ها

عناوین ادواری مستثنی از وجین یا مشمول نگهداری درازمدت عبارتند از: مجلّاتی در باب شجره نامه، تاریخ محلی، علوم محیطی، گزارش رویدادهای اجتماعی، گزارش رویدادهای دینی و نیز عناوینی که برای پاسخ به درخواست مراجعان ضروری است. سایر ملاحظات مرتبط با وجین و آرشیو نشریّات ادواری با در نظر گرفتن دستورالعمل اداره بخش نشریّات انجام شود.

ص- منابع دیداری-شنیداری

فرسودگی یا معیوب بودن، کم استفاده بودن، و کم مایگی معیارهایی هستند که در هنگام وجین منابع دیداری-شنیداری مورد توجّه قرار می گیرند.

ماده 7) فرآیند وجین منابع

7-1. طی فرآیند اداری وجین منابع - زیر نظر مسئول کتابخانه- منابع در چهار دسته کلی تفکیک و بسته بندی می شود. این چهار دسته عبارتند از:

الف) وجین محتوایی (کهنه و منسوخ شدن محتوایی علوم)؛

ب) وجین منابع فرسوده؛

ج) وجین منابع تکراری؛

د) وجین منابع بدون مخاطب.

7-2. مسئول کتابخانه موظّف است برای منابع وجین شده هر گروه، صورتجلسه ی مجزا بر اساس ماده های 9، 10، 11 و 12 دستورالعمل حاضر تهیّه کند.

7-3. مسئول کتابخانه موظّف است از انباشته شدن منابع وجینی در کتابخانه جلوگیری کند و به صورت فصلی یا پس از عملیّات رف خوانی موظّف است فهرست منابع را بر اساس صورتجلسه های یاد شده  به رییس اداره ی شهرستان ارائه کند و مراحل اداری مربوطه برای خروج منابع را طی کند.

7-4. تا زمان پاسخ استعلام کارشناس منابع استان، منابع وجینی نباید از کتابخانه خارج شود.

7-5. رییس اداره ی شهرستان موظّف است ظرف یک هفته پس از ارسال صورتجلسه ی توسط مسئول کتابخانه، ملاحظات مورد نظر خود را به وی در خصوص هر فهرست ارسالی اطّلاع دهد و در صورت لزوم، درخواست اصلاح نماید. در صورت تأیید، رییس اداره ی شهرستان موظّف است بلافاصله نسبت به تأیید و ارسال صورتجلسه ی به اداره کل استان، برای بررسی توسط کارشناس منابع اقدام کند.

7-6. نظر کارشناس منابع در مورد فهرست عناوین ارسالی مشمول دو حالت کلی است: تأیید یا رد وجین. رد وجین یک منبع به معنای باقی ماندن منبع در قفسه همان کتابخانه وجین کننده است و تأیید آن به منزله خروج منبع از کتابخانه است.

7-7. نیازهای مراجعین، ملاحظات سازمانی، فضای کتابخانه، و حجم موضوعی منابع مجموعه، از مهم ترین ملاحظات رد یا تأیید وجین منابع توسط رییس اداره ی شهرستان و کارشناس منابع به شمار می روند. رییس اداره ی شهرستان و کارشناس منابع استان با در نظر گرفتن این ملاحظات، موظّفند نسبت به رد یا تأیید وجین یک منبع اقدام کنند.

7-8. کارشناس منابع استان موظّف است حداکثر ده روز نسبت به اعلام نظر و ارسال صورتجلسه های ارسالی وجین منابع اقدام کند و در صورت لزوم، اصلاحات مورد نیاز را درخواست کند.

7-9. مسئول کتابخانه موظّف است حداکثر ظرف یک هفته اصلاحات درخواستی رییس اداره ی شهرستان یا کارشناس منابع را بر روی صورتجلسه ی وجین اعمال کند و فهرست نهایی را ارسال کند.

7-10. فهرست عناوین منابعی که وجین آنها مورد تأیید کارشناس منابع استان نیست، طی مکاتبه کارشناس منابع به اداره ی شهرستان اعلام  شود.

7-11. منابعی که وجین آنها مورد تأیید رییس اداره ی شهرستان یا کارشناس منابع قرار نگیرد، به قفسه کتابخانه بازگردانده شود و صورتجلسه ی وجین کتابخانه و شهرستان اصلاح شود.

7-12. مسئولین کتابخانه های عمومی موظّفند با استفاده از گزارشات نرم افزار مدیریّت کتابخانه، فهرست نهایی منابع وجینی را در قالب فایل اکسل تهیّه کنند و در قالب مکاتبه رسمی بعد از تأیید نهایی کارشناس منابع استان، به اداره ی شهرستان و سپس به اداره کل استان در قالب های مشخّص شده در این دستورالعمل ارسال کنند.

7-13. در کتابخانه های عمومی ضمن نگهداری بایگانی سوابق صورتجلسه ها در سامانه مکاتبات اداری، در زونکن/های خاصی نسخه ی نهایی هر صورتجلسه  بر اساس تاریخ، بایگانی  شود.

7-14. در ادارات شهرستان، ضمن نگهداری بایگانی سوابق صورتجلسه ها در سامانه مکاتبات اداری، در زونکن/های خاص، نسخه ی نهایی هر صورتجلسه  به تفکیک هر کتابخانه بر اساس تاریخ بایگانی  شود.

7-15. در کتابخانه و اداره ی شهرستان، کلیّهی مستندات مربوط به تحویل منابع وجینی (رسید تحویل منابع به رییس اداره ی شهرستان یا کارشناس منابع استان یا غیره) باید همراه با صورتجلسه های مذکور بایگانی شود.

7-16. منابع وجین شده مطابق با دستورالعمل مبادله کتاب به کتابخانه های متقاضی (به ترتیب اولویّت نهادی، مشارکتی و مستقل) در شهرستان ارسال  شود.

 7-17. در صورتی که چندین کتابخانه در یک شهرستان، نسخ تکراری یا بدون مخاطب یا منابع وجین محتوایی را درخواست کنند، اولویّت با کتابخانه های جدیدالتأسیس یا در شرف تأسیس نهادی برای تخصیص منابع است. در صورت عدم وجود کتابخانه های جدیدالتأسیس یا در شرف تأسیس نهادی، اختصاص منابع به ترتیب مشمول کتابخانه هایی خواهد بود که ضمن داشتن فضای لازم، درخواست خود را زودتر به رییس اداره ی شهرستان ارائه کنند.

7-18. در صورت عدم نیاز شهرستان، منابع باقیمانده به تفکیک بند 13-1 بسته بندی و به مرکز مبادله استان ارسال  شود. 

7-19. گزارش انجام مبادله کتاب در مرکز مبادله شهرستان مطابق با دستورالعمل مبادله تهیّه و منابع باقیمانده به مرکز مبادله در ستاد استان ارسال  شود.

7-20. اداره کل استان موظّف است فهرست منابع وجینی قابل استفاده را به ادارات شهرستان و کتابخانه ها اعلام کند و پس از درخواست، این منابع از طریق ادارات شهرستان به کتابخانه های شهرستان های متقاضی کتاب (به ترتیب اولویّت نهادی، مشارکتی و مستقل) ارسال  شود.

7-21. منابع وجینی قابل استفاده که برای آنها به مدت شش ماه از تاریخ اعلام به شهرستان ها تقاضا وجود ندارد،  طی مکاتبه با اداره کل منابع به انبار نهاد در تهران ارسال  شود.

11-22. مدیر کل استان موظّف است مطابق گزارش کارشناس منابع، فهرست منابع وجینی را در صورت انجام وجین دوره ای (در زمانی غیر از زمان رف خوانی)، به تفکیک کتابخانه و به تفکیک علل وجین به اداره کل منابع ارسال نماید.

7-23. کتب فرسوده به مرکز مبادله استان ارسال شود. این منابع با نظارت کارشناس منابع و حراست و طی صورتجلسه ی امضا شده به مراکز بازیافت کاغذ تحویل داده می شود.

 7-24. اهدای کتاب به سازمان ها، اماکن یا کتابخانه هایی که از نهاد مجوز فعّالیّت دریافت نکرده اند، مجاز نیست.

مادّه 8) فرآیند اداره پیشینه های کتاب شناختی منابع وجین شده

8-1. کتابداران موظّفند پس از پاسخ استعلام کارشناس منابع در خصوص وجین منابع، نسبت به تغییر وضعیّت هر پیشینه در نرم افزار مدیریّت کتابخانه، به وضعیّت وجین اقدام کنند و فهرست تهیّه شده با استفاده از نرم افزار را طی مکاتبه به اداره ی شهرستان ارسال کنند (در سامانه ی مدیریّت، فیلد تغییر وضعیّت منابع به وضعیّت وجین در کاربرگه نسخ قرار دارد).

8-2. کتابداران مجاز نیستند پایگاه یا بخشی در سامانه با عنوان وجین بسازند و پیشینه های کتاب شناختی را به آن منتقل کنند، بلکه باید نسبت به تغییر وضعیّت منابع به وضعیّت وجین اقدام کنند. وجین منابع در وضعیت ثبت کتب خللی ایجاد نمی کند بنابرین کتابداران مجاز نیستند شماره های ثبت منابع وجینی را برای منابع دیگر در نظر گیرند. به عبارت دیگر، دفتر ثبت همیشه باید ترتیب و توالی اطّلاعات وارد شده در خود را حفظ کند و اطّلاعات وارد شده در آن به دلیل وجین نباید جابجا شود.

8-3. آن دسته از منابع وجینی سال های گذشته که در طی فرآیند تبدیل داده های کتابخانه در سامانه ی مدیریّت وضعیّت «موجود» دارند، به وضعیّت «نامعلوم» تغییر یابند.

8-4. کلیّهی منابع کتابخانه که در مخزن موجودند، امّا پیشینه آنها در بخش وجین قرار دارد، به بخش یا پایگاه مربوطه منتقل شوند. به عبارت دیگر، کتاب های موجود در مخزن کتابخانه، تحت هیچ شرایطی نباید وضعیّت وجین داشته باشند.

8-5. در نرم افزار نمایه مدیریّت، برای نمایش وضعیّت وجین، کد 3 در صفحه شماره 7 کاربرگه ورود اطّلاعات به کار برده شود. در صورت به کارگیری این کد در سنوات گذشته برای نمایش وضعیت های دیگر، از کد 33 برای نمایش وضعیت وجین استفاده شود.

8-6. منابع مفقودی سنوات گذشته، پس از تبدیل داده های کتابخانه و استفاده از نرم افزار مدیریّت دیگر، همچنان باید وضعیت مفقود داشته باشند. ضروری است چنانچه وضعیت نسخ آنها به «موجود» تبدیل شده است، به «مفقود» تغییر یابد.

ماده 9) وجین محتوایی،کهنه و منسوخ شدن محتوا

9-1. فهرست عناوین منابع مشمول وجین محتوایی، طبق صورتجلسه ی شماره  یک (پیوست یک) آماده می شود و برای اقدامات بعدی، در اختیار رییس اداره ی شهرستان و کارشناس منابع قرار می گیرد.

ماده 10) وجین منابع فرسوده

10-1. فهرست عناوین منابع فرسوده طبق صورتجلسه ی شماره دو (پیوست دو) آماده می شود و سپس در اختیار رییس اداره ی شهرستان برای اقدامات بعدی قرار می گیرد.

10-2. رییس اداری مالی استان ملزم است پس از وصول صورتجلسه ی شماره دو، منابع فرسوده را به مراکز بازیافت ارائه کند و عواید حاصل از آن را ضمن اطّلاع کتبی به رییس اداره ی شهرستان، به حساب انجمن شهرستان مربوطه واریز کند.

10-3. منابعی که به تشخیص رییس اداره ی شهرستان یا کارشناس منابع قابل ترمیم یا قابل استفاده در دیگر کتابخانه ها باشد، به مرکز مبادله شهرستان یا استان منتقل شود.

ماده11) وجین نسخ تکراری

11-1. فهرست عناوین منابعی که چندین نسخه مازاد از آنها در کتابخانه وجود دارد، طبق صورتجلسه ی شماره سه (پیوست سه) آماده می شود و سپس صورتجلسه ی تهیّه شده در اختیار رییس اداره ی شهرستان برای اقدامات بعدی قرار می گیرد.

ماده 12) وجین منابع بدون مخاطب

12-1. فهرست عناوین منابعی که بدون مخاطب هستند با در نظر گرفتن بند «د» مادّه 4  این دستورالعمل، طبق صورتجلسه ی شماره چهار (پیوست 4) آماده می شود و سپس صورتجلسه ی تهیّه شده در اختیار رییس اداره ی شهرستان برای اقدامات بعدی قرار می گیرد.

ماده 13) صحّافی منابع

13-1. مدیران کل استانی ملزمند نسبت به تدارک آموزش صحّافی به کلیّهی کتابداران اقدام کنند تا:

-  کتابداران بتوانند منابعی که امکان بهینه سازی شرایط آنها در محل کتابخانه وجود دارد، ترمیم کنند؛

- فعّالیّت های صحّافی که توسط کتابداران انجام می شود، باعث تخریب منابع نشود؛ و

- مشکلات قابل رفع توسط کتابدار، نیازمند ارسال منابع به بخش صحّافی نباشد.

13-2. مدیران کل استانی ملزمند نسبت به ایجاد بخش صحّافی در کتابخانه مرکزی استان یا یکی از کتابخانه های واقع در شهر مرکزی استان و به کارگیری نیروی مجرب در آن (از کتابداران یا نیروهای خدماتی موجود) به صورت تمام وقت، برای پاسخ به درخواست های صحافی منابع اقدام کنند.

13-3. ادارات کل استانی موظّفند نسبت به تهیّه مواد اولیّه (نظیر چسب صحافی) برای کتابخانه های عمومی، برای انجام امور صحافی پایه، اقدام کنند.

نکته: انجام صحافی پایه در کتابخانه باعث می شود منابع پرمخاطب که به دلیل استفاده بیشتر، در معرض فرسودگی بیشتری هستند، عمر طولانی تری داشته باشند.

13-4. کلیّهی مسئولین کتابخانه های عمومی ملزمند نسبت به مکاتبه با رییس اداره ی شهرستان و درخواست صحّافی منابع، پس از رف خوانی یا به صورت فصلی اقدام کنند.

13-5. رؤسای ادارات شهرستان ها موظّفند درخواست های صحّافی را پس از هماهنگی با اداره کل استان، همراه با منابع به بخش صحّافی ارائه کنند یا اقدامات لازم را برای برون سپاری در اسرع وقت انجام دهند.

13-6. درخواست صحّافی منابع در قالب فرم شماره یک (پیوست پنج) توسط مسئول کتابخانه انجام شود.

13-7. مسئول بخش صحّافی ملزم است کلیّهی درخواست ها را حداکثر تا یک ماه پس از ارسال درخواست آماده کند.

13-8. کارشناس امور کتابخانه ها در فرآیند صحّافی، مسئولیت نظارت بر روند درخواست ها و انجام به موقع کار را بر عهده دارد.

13-9. اداره کل استان موظّف است نسبت به تأمین کلیّهی هزینه های خرید مواد مصرفی در بخش صحّافی اقدام کند.

13-10. ارائه درخواست صحّافی مسئولین کتابخانه های عمومی حداقل هر شش ماه صورت گیرد.

13-11. در صورتی که بخش صحّافی کمتر از دو هفته به درخواست های صحّافی کتابخانه های عمومی پاسخ دهد، وضعیّت نسخ ارسالی به صحّافی نیازی به تغییر در سامانه ندارد، در غیر این صورت وضعیّت نسخ به «در حال صحّافی» تغییر یابد.

13-12. برای صحافی منابع از نیروهای مستعد موجود استفاده شود. در صورت عدم وجود نیروهای مستعد، نسبت به برون سپاری منابع و انجام اقدامات ضروری وفق مفاد فصل هشتم دستورالعمل حاضر اقدام شود.

ماده14) فرآیند گزارش دوره ای انجام وجین و صحّافی منابع

14-1. مسئولین کتابخانه های عمومی موظّفند در صورت انجام وجین و صحّافی، گزارش انجام آن را به صورت فصلی در ابتدای تیرماه، مهرماه، دی ماه، و فروردین ماه در اختیار رییس اداره ی شهرستان قرار دهند.

14-2. رؤسای ادارات شهرستان ها موظّفند گزارش های فصلی وجین منابع را در پانزدهم ماه های تیر، مهر، دی، و فروردین در اختیار اداره کل استان قرار دهند.

14-3.کارشناس منابع ملزم است نتیجه بررسی گزارش های فصلی وجین را تا ابتدای مرداد ماه، آبان ماه، بهمن ماه، و اردیبهشت ماه در اختیار کتابخانه های عمومی قرار دهد.

14-4. هر گونه وجین منابع از کتابخانه های مرکزی استان تنها با تأیید اداره کل منابع نهاد صورت گیرد.

مادّه 15) ابلاغ

 این دستورالعمل در 15 مادّه تهیّه و تنظیم شد و از زمان ابلاغ لازم الاجراست.

 

نمودار 1. گردش کار انجام وجین در سطح کتابخانه

1. وجین کتاب بر اساس مفاد دستورالعمل وجین و رف خوانی

توسط کتابدار (زیر نظر مسئول کتابخانه)

2. تفکیک و بسته بندی کتب وجین شده به 4  گروه مجزا

الف) منسوخ شدن محتوا

ب) فرسوده

ج) تکراری

د) بدون مخاطب

3. ارسال فهرست برای تأیید کارشناس منابع استان از طریق  اداره شهرستان

4. عدم تأیید کارشناس منابع

4. تأیید  کارشناس منابع

5. مکاتبه کارشناس منابع با اداره شهرستان به منظور اعلام موارد تأیید نشده برای وجین

5. مکاتبه کارشناس منابع با اداره شهرستان به منظور اعلام موارد تأیید شده برای وجین

6. برگشت منابع تأیید نشده به قفسه کتابخانه و تصحیح صورتجلسه رف خوانی

6. ارسال کتب به مرکز مبادله شهرستان همراه با صورتجلسه نهایی

 


 

نمودار 2. فرآیند وجین در سطح شهرستان / استان

1. دریافت کتب به تفکیک چهار گروه در اداره شهرستان

(فرسوده، منسوخ محتوایی، تکراری، و بدون مخاطب)

2. اعلام فهرست به کتابخانه های شهرستان یا دعوت از مسئولین کتابخانه های شهرستان به محل انبار شهرستان برای انتخاب و دریافت با رعایت اولویتها

- اولویت اول توزیع: ارسال منابع به کتابخانه های نهادی درخواست کننده شهرستان

- اولویت دوم توزیع: ارسال منابع به سایر کتابخانه های تحت پوشش شهرستان

3. تکمیل صورتجلسه مربوط به تحویل منابع اطّلاعاتی به کتابخانه های شهرستان

4. ارسال صورتجلسه به اداره کل استان

5. ارسال منابع باقیمانده به مرکز مبادله استان به تفکیک بدون مخاطب، تکراری، منسوخ محتوایی و فرسوده

6. دریافت کتب به تفکیک چهار گروه در مرکز مبادله استان (فرسوده، منسوخ محتوایی، تکراری، و بدون مخاطب)

7. بازبینی منابع فرسوده توسط کارشناس منابع و ارسال به بازیافت مطابق صورتجلسه

7. توزیع منابع (منسوخ محتوایی، تکراری، و بدون مخاطب) بر اساس اولویتها با اعلام فهرست منابع به شهرستان ها یا دعوت از مسئولین کتابخانه های شهرستان ها به محل انبار استان برای انتخاب و دریافت

- اولویت اول توزیع: ارسال منابع به کتابخانه های نهادی درخواست کننده شهرستان ها

- اولویت دوم توزیع: ارسال منابع به سایر کتابخانه های تحت پوشش استان از طریق ادارات شهرستان

8. تکمیل صورتجلسات مربوط به تحویل منابع اطّلاعاتی

9. تجمیع گزارشات و ارسال صورتجلسات تکمیلی به اداره کل منابع

10. ارسال منابع مازاد به مرکز انبار نهاد

 


 

پیوست یک.

صورتجلسه ی شماره یک وجین:صورتجلسه ی وجین محتوایی منابع

کتابخانه عمومی:

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:                                     

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

نظر کارشناس منابع

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در تاریخ     /     /      13   تعداد           نسخه کتاب از کتابخانه عمومی                          در قالب وجین محتوایی اعلام شد و به مرکز مبادله شهرستان انتقال یافت.

 

کنترل و تأیید شد.

مسئول کتابخانه عمومی

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

کنترل و تأیید شد.

رییس اداره ی شهرستان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

کنترل و تأیید شد.

کارشناس منابع استان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

 


 

پیوست دو.

صورتجلسه ی شماره دو وجین: صورتجلسه ی وجین منابع فرسوده

کتابخانه عمومی:   

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:                                     

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

نظر کارشناس منابع

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در تاریخ     /     /      13   تعداد           نسخه کتاب از کتابخانه عمومی                           به دلیل فرسودگی وجین شد و بازیافت آنها بلامانع است.

 

کنترل و تأیید شد.

مسئول کتابخانه عمومی

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

کنترل و تأیید شد.

رییس اداره ی شهرستان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

بررسی و تایید شد، ارسال به بازیافت بلامانع است.

کارشناس منابع استان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

بررسی شد، ارسال به بازیافت بلامانع است.

کارشناس حراست استان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

ارسال به بازیافت بلامانع است.

مدیر کل استان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 


 

پیوست سه:

صورتجلسه ی شماره سه وجین: صورتجلسه ی وجین نسخ تکراری منابع

کتابخانه عمومی:

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:                                     

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

نظر کارشناس منابع

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در تاریخ     /     /      13   تعداد           نسخه کتاب از کتابخانه عمومی                          به دلیل تکراری بودن  نسخ برای خروج از مجموعه اعلام شد و به مرکز مبادله شهرستان انتقال یافت.

 

کنترل و تأیید شد.

مسئول کتابخانه عمومی

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

کنترل و تأیید شد.

رییس اداره ی شهرستان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

کنترل و تأیید شد.

کارشناس منابع استان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 


 

پیوست چهار:

صورتجلسه ی شماره چهار وجین: صورتجلسه ی وجین منابع بدون مخاطب

کتابخانه عمومی:

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:                                     

ردیف

عنوان

مؤلّف

سال نشر

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

رده اصلی

نظر کارشناس منابع

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در تاریخ     /     /      13   تعداد           نسخه کتاب از کتابخانه عمومی                          به دلیل عدم وجود مخاطب برای خروج از مجموعه و ارسال به مرکز مبادله منتقل شد.

 

کنترل و تأیید شد.

مسئول کتابخانه عمومی

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

کنترل و تأیید شد.

رییس اداره ی شهرستان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

کنترل و تأیید شد.

کارشناس منابع استان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 


 

پیوست پنج:

فرم شماره یک: درخواست صحافی منابع

کتابخانه عمومی:

 

استان:                                                شهرستان:                                 شهر/ روستا:           

درجه:                                تاریخ:                                     

ردیف

عنوان

مؤلّف

شماره ی ثبت

تاریخ ثبت

شماره جلد

شماره نسخه

1

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

در تاریخ     /     /      13   تعداد           نسخه کتاب از کتابخانه عمومی                          برای صحافی به اداره شهرستان و مسئول بخش صحافی تحویل شد.

 

کنترل و تأیید شد.

مسئول کتابخانه عمومی

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

کنترل و دریافت شد.

رییس اداره ی شهرستان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

اقدام شود.

مدیر کل استان

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا

 

 

کنترل و دریافت شد.

مسئول بخش صحّافی

نام و نام خانوادگی

تاریخ/ امضا