نکته: این ویراست پس از اعمال نظرات کارشناسان و تایید مدیران ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست.
در راستای تحقّق مفاد مادّه 3 و نیز وفق مادّه 4 قانون تأسیس و نحوه ی اداره ی کتابخانه های عمومی کشور مبنی بر نظارت بر فعّالیّت کتابخانه های عمومی کشور و تهیّه گزارش از وضعیّت کتابخانه های عمومی، شیوه نامه بازدید از کتابخانههای عمومی و توضیحات لازم در خصوص فرم بازدید از کتابخانه ها به شرح ذیل تدوین و برای اجرا ابلاغ می شود.
فصل اول: اهداف و ملاحظات بازید
مادّه 1) اهداف بازدید
بررسی و ارزیابی میزان عمل به سیاست ها و برنامه های ابلاغی نهاد؛
آگاهی از مشکلات کتابخانه های عمومی و تلاش برای رفع آنها در محل کتابخانه یا انتقال به مسئولین ذیربط در نهاد؛
استفاده از تجربیات، برنامه ها و اقدامات خاص انجام شده در استان ها یا کتابخانه های ویژه؛
ارزیابی عملکرد کتابخانه ها با استفاده از فرم های بازدید؛
ارتقای گام به گام کتابخانه های عمومی با مقایسه فرم های بازدید در طی زمان؛
ارائه ی راهنمایی و مشاوره به مسئولین کتابخانه ها و کتابداران برای اداره ی بهتر کتابخانه ها؛
تشکر و قدردانی از زحمات و تلاش های کتابداران در اقصی نقاط کشور به ویژه مناطق محروم و دور افتاده.
مادّه 2) ملاحظات ارزیابی حاصل از بازدید
2-1. طی ارزیابی با استفاده از فرم بازدید، عملکرد دو گروه مورد ارزیابی قرار می گیرد: کتابداران و مدیران استان (مدیر کل استان و رییس اداره ی شهرستان). بنابراین در نتایج ارزیابی یک نمره به هر گروه اختصاص می یابد.
2-2. برخی از مواردی که در فرم مشاهده می شود، تنها برای تهیّه گزارشی از وضعیّت کتابخانه است و به همین دلیل هیچ نمره ای برای آن در نظر گرفته نشده است.
2-3. مواردی که جزء وظایف بدیهی کتابدار و مدیر کل استان است، نمره مثبتی برای آن در نظر گرفته نشده است. در صورتی که کتابدار در انجام آن وظایف کوتاهی کند، نمره منفی برای او لحاظ می شود.
2-4. مواردی که در فرم بازدید (قالب چاپی) به صورت برجسته و ایتالیک و زیرخط دار وجود دارد، مربوط به مدیران است.
2-5. مواردی که فرم بازدید (قالب چاپی) نوار خاکستری بر روی آنها درج شده است (چه برجسته و چه غیر برجسته) مواردی هستند که بعد از بازدید در تهیّه صورتجلسه ی بازدید از هر کتابخانه به امضای مدیران و مسئول کتابخانه و کارشناسان بازدید کننده می رسد.
2-6. نمره ی کتابدار در هر بخش در مربع سمت راست و نمره مدیران در مربع سمت چپ نوشته می شود. مجموع نمرات در بالای فرم به عنوان نمره کتابدار و نمره مدیران در نظر گرفته می شود. نمره ی کتابخانه، مجموع این دو نمره است.
2-7. هر گونه بازدید از کتابخانه ها توسط کارشناسان استانی، معاون یا مدیر کل استان بر اساس این فرم صورت می گیرد و لازم است سوابق آن در کتابخانه، اداره ی شهرستان، اداره کل استان و ستاد نهاد وجود داشته باشد.
2-8. بازدید و حضور مستمر مدیر کل استان و کلیّهی کارشناسان ستادی استان ها، حتی الامکان به صورت سرزده در کتابخانه ها انجام شود و ارزیابی کتابخانه ها مطابق فرم بازدید انجام شود.
2-9. فرم بازدید هر کتابخانه پس از بازدید و پس از امضای مسئول کتابخانه، رییس اداره ی شهرستان، فرد بازدید کننده و مدیر کل استان در اختیار استان قرار گیرد و به منظور حفظ در سوابق کتابخانه و اصلاح مشکلات قرار گیرد.
فصل دوم: مفاد ارزیابی کتابخانه های عمومی در حین بازدید
مادّه 3) اطّلاعات کتابخانه
در این بخش، نام استان، نام شهرستان، نام کتابخانه، درجه ی کتابخانه، نام و نام خانوادگی مسئول کتابخانه، و همچنین شماره تلفن همراه وی به صورت کامل نوشته شود.
مادّه 4) تابلوی سردرب با آرم نهاد
4-1. تابلوی استاندارد، تابلویی قهوه ای رنگ، با آرم نهاد کتابخانه هاست و نام کتابخانه با خط نستعلیق در آن نوشته شده است.
نمونه تابلوی سردرب
4-2. تابلوی کتابخانه باید در مکان مناسبی نصب شود و در معرض دید عموم باشد.
4-3. به منظور معرفی کتابخانه ها در سطح شهرها و اطّلاع رسانی از محل قرارگیری کتابخانه ها، لازم است در خیابان های منتهی به هر کتابخانه، تابلوهای راهنما نصب شده باشد.
مادّه 5) تابلو اعلانات و تبلیغات کتابخانه
5-1. تابلو اعلانات استاندارد در هر کتابخانه نصب شود.
5-2. ابعاد تابلو اعلانات حداقل «100*80 سانتی متر» است و با ارتفاع مناسب از سطح زمین نصب شود.
5-3. تابلو اعلانات کتابخانه در ورودی کتابخانه و در معرض دید همگان باشد.
5-4. نظم ظاهری تابلو اعلانات رعایت شود.
5-5. از قلم های تیتر، میترا، و نازنین با اندازه مناسب در تابلو اعلانات استفاده شود.
5-6. برای هر آگهی A5 رنگ های متنوع توصیه می شود؛
5-7. در صورت استفاده از نمادهای گرافیکی و راهنماهای بصری در کتابخانه، برای کتابدار نمره خلّاقیت در نظر گرفته شود.
5-8. در برخی از کتابخانه ها به دلایل مختلف ممکن است تابلو اعلانات وجود نداشته باشد، بنابراین ساعت کاری کتابخانه، شرایط ثبت نام اعضا و موارد تخفیف عضویّت بر روی درب ورودی یا شیشه یا جاهای دیگر نصب شود و نیز موارد مشاهده شده در قسمت مربوط به خود در فرم بازدید درج شود.
5-9. فضای تابلو اعلانات به دو قسمت تقسیم شود یا دو تابلو اعلانات نصب شود:
- بخش اوّل مخصوص اطّلاعات کتابخانه ای ثابت (مانند: ساعات کار کتابخانه، شرایط ثبت نام، موارد تخفیف عضویّت و آدرس سایت های iplf و booki، تبلیغات کتاب من، تبلیغات نمایه نشریّات، و غیره)؛
- بخش دوّم، موارد متغیر مانند نقد کتاب برگرفته از نشریّات یا نوشته شده توسط کتابدار، خروجی جلسات نقد کتاب، حدیث هفته، چکیده کتاب های برتر، فهرست عناوین تازه های کتاب، اسامی برندگان مسابقات فرهنگی، خبر مسابقات در حال برگزاری در سایت Booki، مطالب طنز، بریده نشریّات، مطالب مورد علاقه ی کودکان و نوجوانان.
5-10. ضروری است به منظور معرفی خدمات کتابخانه، از طرّاحی و ارائه ی بروشور و پوستر در کتابخانه و اماکن عمومی همجوار کتابخانه استفاده شود.
5-11. نصب هرگونه تبلیغات غیرکتابخانه ای در تابلو اعلانات ممنوع است.
5-12. استفاده از نمادها و پوسترهای خلّاقانه واجد اختصاص امتیاز است.
مادّه 6) مخزن
6-1. مخزن کتابخانه به صورت باز اداره شود. مخزن باز عبارت است از مخزنی است که اعضا بتوانند به راحتی و بدون هیچ مانعی به آن وارد شوند و کتب مورد نظر خود را جستجو کنند.
6-2. اگر شرایط مخزن به گونه ای که به دلایل مشکلات معماری یا امنیتی، قابلیّت باز کردن مخزن وجود ندارد، باید آن را به اطّلاع مسئولین مربوطه رساند تا برای آن چاره جویی شود. هیچ گونه مانعی نباید در مقابل ورود اعضا به مخزن کتابخانه وجود داشته باشد.
6-3. قفسه های موجود در مخزن، بر اساس رده بندی دیویی و از چپ به راست مرتّب شده باشند (مرتّب سازی آن باید تا مرحله نشانه مؤلّف نیز انجام شده باشد).
6-4. برای هر قفسه متناسب با منابع موجود در آن قفسه و بر اساس رده ی دیویی شناسه مناسبی طرّاحی و نصب شود. از قلم تیتر برای شناسه ها استفاده شود و همه شناسه ها از حیث شکلی یکسان باشند.
6-5. محل استقرار کتابدار جایی باشد که دید و احاطه لازم و حداکثری را به کتابخانه (در ورودی، سالن مطالعه، مخزن، بخش کودک، سرویس های بهداشتی، بخش مرجع و ...) داشته باشد. به منظور وسعت دید، الگوی چیدمان U شکل و الگوی دندانه ای نسبت به روش های دیگر ارجحیت دارد. الگوی راهرویی نسبت به دو روش دیگر در اولویّت سوم قرار دارد.
الگوی U: مدلی است که نحوه ی آرایش قفسه ها به صورت U شکل و دهانه یو شکل باید به طرف درب ورودی باشد. این الگو در مخازن کوچک با تعداد قفسه های محدود بیشتر کاربرد دارد.
الگوی دندانه ای: مدلی از حیث شکلی شبیه به U است. تفاوت آن با الگوی U، آن است که یک یا دو قفسه یک طرفه، کنار دیوار قرار می گیرد و قفسه دو طرفه سوم، به صورت عمود بر آنها آرایش می یابد و این آرایش تا احاطه سه ضلع مخزن ادامه می یابد. نقاط کور کمی به خاطر عمود گذاشتن قفسه ها در این الگو ایجاد می شود. بهتر است آرایش کتاب ها در قفسه ها به ترتیبی صورت گیرد که کتاب های کم استفاده در نقاط کور قرار گیرد.
الگوی راهرویی: الگوی مرسوم در کتابخانه های با مخزن متوسط و بزرگ است و آرایش قفسه ها در آن به نحوی است که راهروهایی با عرض حداقل 90 سانتیمتر در مخازن باز ایجاد می شود. چیدمان در این الگو، از سمت چپ مخزن شروع می شود و به صورت مارپیچ تا آخرین رده ادامه می یابد.
6-6. تعداد منابع کتابخانه و میزان فضای مخزن نوع آرایش قفسه ها را مشخّص می کند.
6-7. کتابدار نباید پشت به مخزن یا در مسیر ورود به مخزن مستقر شده باشد. راه ورود و خروج به مخزن باید باز باشد و مخزن کتابخانه هایی که راه ورودی آن به اندازه عبور یک نفر است یا درب ورودی دارد، بسته به شمار می آیند.
6-8. قفسه ها یا میز کتابدار باید به نحوی قرار گرفته باشند که کتابدار بتواند به راحتی بین همه قفسه ها را از محل استقرار یا حداکثر با چند قدم ببیند.
6-9. محل استقرار کتابدار نباید جایی باشد که صدای او و مراجعان، برای افراد در داخل سالن مطالعه ایجاد مزاحمت کند.
6-10. فاصله ی استاندارد بین قفسه ها، حداقل 90 سانتی متر است؛ دقت شود که زیاد بودن بیش از حد فاصله قفسه ها، علاوه بر هدر دادن فضای کتابخانه، بازدهی را نیز کاهش می دهد. فاصله ی بیش از حد قفسه ها همچنین باعث ایجاد نقاط کور و کاستن از وسعت دید می شود.
6-11. حداکثر دو سوم از فضای هر طبقه از یک قفسه توسط کتب اشغال شود و یک سوم بقیه، برای توسعه آتی مجموعه در نظر گرفته شود.
6-12. در صورتی که کل فضای قفسه ها مملو از کتاب باشد و فضای خالی برای دریافت کتاب جدید وجود نداشته باشد، در اوّلین فرصت اقداماتی نظیر تهیّه قفسه، افزایش فضای مخزن، یا انجام وجین طبق دستورالعمل مربوطه، انجام شود. در صورت نیاز به قفسه یا فضا، مراتب باید به رییس اداره ی شهرستان و ستاد استان ضمن مکاتبه اعلام شود.
6-13. در صورت وجود انباشتگی کتاب بر روی قفسه ها و گزارش امر توسط کارشناسان، سهمیّه کتاب ارسالی برای کتابخانه، قطع خواهد شد.
6-14. اگر کتابخانه فضای کافی برای اضافه کردن قفسه کتاب دارد، لازم است برآوردی از تعداد قفسه هایی که می توان به مخزن اضافه کرد توسط کارشناس بازدید کننده ثبت شود. همچنین تعداد قفسه ای که کتابخانه به صورت ضروری نیاز دارد یا تعداد قفسه های خالی و بلااستفاده کتابخانه، شمارش و در فرم بازدید درج شود.
6-15. بخش مرجع کتابخانه در صورت امکان می تواند به صورت بخش مستقل باشد. در غیر این صورت ضروری است منابع مرجع مانند دیگر کتاب های مخزن در اختیار و دسترس مراجعه کنندگان باشد.
6-16. میز کار کتابدار بخش امانت نباید کنار قفسه های مرجع به گونه ای قرار گرفته باشد که استفاده از منابع مرجع، مستلزم ارائه آن توسط کتابدار و محصور و غیرقابل دسترس برای مراجعه کنندگان باشد. به عبارت دیگر، موقعیت کتابدار، نباید پشت به قفسه های کتب بخش مرجع در نظر گرفته شود.
مادّه 7) سازماندهی منابع اطّلاعاتی
7-1. تعداد کل منابع موجود در مخزن اصلی (مندرج در فرم آمار ماهیانه) درج شود.
7-2. یکی از مهم ترین وظایف کتابداران، ثبت منابع ارسالی از سوی نهاد در کوتاه ترین زمان ممکن است. منظور از ثبت منابع، ثبت آنها در نرم افزار مدیریّت کتابخانه ای (نمایه یا سامانه مدیریّت) است.
7-3. تعداد کل منابع ورود اطّلاعات شده در یک ماه گذشته با استفاده از گزارشات دوره ای سامانه مدیریّت درج شود. در گزارشات دوره ای، بازه زمانی یک ماهه را انتخاب کنید و سپس در جدول «آمار کتاب ها در این دوره»، حجم کل منابع ورود اطّلاعات شده اعم از کودک، کمک درسی، و پایگاه اصلی را درج کنید.
7-4. در صورتی که کتابخانه، کتاب ثبت نشده دارد، باید در کوتاه ترین زمان ممکن (حداکثر تا دو هفته بعد)، نسبت به ثبت آنها اقدام شود. تاریخی که کتابدار موظّف است تا آن زمان، کتاب ها را ثبت کند، در فرم بازدید درج شود. به ازای هر کارتن کتاب ثبت نشده (حدود 50 نسخه)، سه نمره منفی به کتابدار تعلق می گیرد.
7-5. ورود اطّلاعات کتابخانه های مشمول سهمیّه اوّل یا منابعی غیر از سهمیّه جاری ارسالی از سوی نهاد، ماهانه 500 عنوان (به ازای هر نفر شاغل در کتابخانه) در نظر گرفته شود.
7-6. زمان ارسال آخرین بسته ی کتاب از طرف نهاد با زمان دریافت توسط کتابخانه مقایسه و تاریخ ها در دفتر ثبت مرسولات یادداشت شود.
7-7. فهرست آخرین کتب ثبتی با فهرست ارسالی نهاد مطابقت داشته باشد.
7-8. ضروری است کتابخانه در طول هر سال یک بار، نسبت به رف خوانی و وجین اقدام کند.
7-9. ضروری است یک نسخه از صورتجلسه ی رف خوانی و وجین که به تأیید کارشناسان امور کتابخانه ها و منابع، رییس شهرستان مربوطه و مدیر کل استان رسیده، در کتابخانه موجود باشد (در غیر این صورت انجام فرآیند رف خوانی و وجین، مورد تأیید نیست).
7-10. انجام همه ی مراحل آماده سازی ضروری است. این مراحل عبارتند از:
الف- ثبت در دفتر ثبت (در صورت ضرورت طبق بخشنامه یا دستورالعمل)،
ب- ثبت در نرم افزار،
ج- نصب برچسب عطف کتاب (در فاصله 3 سانتی متری از پایین عطف)،
د- درج مهر و شماره ی ثبت در کتاب،
هـ- نصب برگه یادآوری (سررسید / برگشت) در صفحه انتهایی کتاب،
و- نصب برچسب بارکد (در پشت جلد کتاب، از فاصله سه سانتی متری از پایین و در وسط).
7-11. برچسب عطف و بارکد تمامی کتب کتابخانه به صورت منظّم و یکدست نصب شود و برچسب های قدیمی، دستنوشته و نامنظّم، تعویض شوند.
7-12. مهر کتابخانه در سه محل درج می شود:
الف- صفحه عنوان؛ الف- صفحه رمز؛ ب- آخرین صفحه از متن اصلی کتاب
7-13. مهر ثبت در دو محل درج می شود:
الف- صفحه شناسنامه کتاب «که معمولاً پشت صفحه عنوان قرار دارد» ب- آخرین صفحه کتاب که نوشته وجود دارد (چه اصلی و چه غیراصلی))
7-14. کتب مرجع توسط برچسب قرمز یا دایره ای با رنگ قرمز روشن یا حرف «م» از دیگر کتاب ها متمایز شود.
7-15. کتاب های کمک درسی دانش آموزان در قفسه های مجزا از مجموعه اصلی و به تفکیک رشته (ریاضی فیزیک، علوم تجربی، علوم انسانی) در قفسه مخصوص خود قرار گرفته باشند. قرار دادن کتاب های کمک درسی دانش آموزان به تفکیک ناشر مجاز نیست.
7-16. در صورتی که کتاب های کمک درسی دانشگاهی قابل توجّه باشد در قفسه ی مجزا قرار گیرد.
7-17. کتب نوجوان باید با برچسب «ج» یا با برچسب رنگی مشخّص شود.
7-18. لوح های فشرده بخش دیداری-شنیداری مطابق دستورالعمل مربوطه آماده سازی شود و در محل مناسبی که در دسترس اعضا باشد قرار گیرد. آماده سازی لوح های فشرده شامل مراحل ذیل است:
الف- تهیّه قاب،
ب- آماده کردن روی جلد و پشت جلد،
ج- ثبت در نرم افزار،
د- نصب برچسب عطف (در فاصله 3 سانتی متری از پایین)،
هـ- نصب برچسب بارکد (در پشت جلد قاب، از فاصله سه سانتی متری از پایین و در وسط).
7-19. در صورتی که آماده سازی تمامی منابع مطابق دستورالعمل انجام شده باشد، گزینه «بله»؛ در صورتی که حدود نیمی از منابع طبق دستورالعمل انجام شده و بقیه در دست انجام باشد، گزینه «تاحدودی»؛ و در غیر این صورت، گزینه «خیر» علامت زده شود.
7-20. کتاب های مسابقات فرهنگی ماه جاری در قفسه مجزا قرار گیرد تا باعث توجّه ویژه ی اعضا و ایجاد دسترسی بهینه شود.
7-21. میزان کتب اهدایی با مشاهده استعلام آنها قابل مشاهده است و امتیاز متناسب با آن در فرم درج شود.
مادّه 8) تجهیزات الکترونیکی موجود در کتابخانه
8-1. وجود دستگاه چاپگر، اسکنر (یا وب کم )، پرس کارت و دستگاه کپی برای هر کتابخانه الزامی است.
8-2. وجود دستگاه بارکدخوان برای کتابخانه هایی که از سامانه مدیریّت استفاده می کنند، الزامی است.
8-3. لازم است در هر کتابخانه تعداد رایانه لازم برای استفاده ی کتابدار به منظور انجام امور کتابخانه ای و برای استفاده ی اعضا به منظور جستجوی کتاب، کار با نمایه نشریّات و فعّالیّت های اینترنتی موجود باشد. ملاحظات مهم در خصوص تجهیزات کتابخانه و نگهداری آنها به شرح ذیل است:
الف- در کتابخانه هایی که فقط یک کتابدار دارند، یک دستگاه رایانه برای کتابدار کافی است و بقیه رایانه ها باید در اختیار اعضا قرار گیرد.
ب- در صورت کمبود تجهیزات، مسئول کتابخانه ملزم است نسبت به مکاتبه با اداره ی شهرستان مکاتبه و مراتب را اطّلاع دهد.
ج- اگر رایانه ها و سایر تجهیزات نیاز به تعمیر دارند، نسبت به تعمیر آنها اقدام شود و وجود دستگاه های معیوب و بلااستفاده در هر کتابخانه ای، نقطه ضعف محسوب می شود.
د- وسایل مورد نیاز و قابل تعمیر نیز باید طی مکاتبه به رییس اداره ی شهرستان/ستاد استان، به منظور اقدام لازم، اعلام شود.
هـ- وسایل و تجهیزات فرسوده نیز به منظور خارج نمودن از اموال کتابخانه طی مکاتبه به ریس اداره ی شهرستان/ستاد استان اعلام شود. هرگونه کوتاهی در خصوص اعلام فهرست اقلام و تجهیزات فرسوده، متوجّه مسئول کتابخانه است.
و- وجود بایگانی مکاتبات انجام شده در کتابخانه ضروری است.
ز- چنانچه برخی از تجهیزات موجود در کتابخانه مازاد است و هیچ گونه استفاده ای از آن نمی شود، لازم است مسئولان کتابخانه ها به ستاد استان اطّلاع دهند تا در مورد آن تصمیم گیری شود.
مادّه 9) نرم افزار و اینترنت
9-1. رایانه های کتابخانه باید مجهز به نرم افزار مدیریّت کتابخانه ای باشند و در صورتی که تعداد رایانه های موجود در کتابخانه بیش از یک دستگاه است، رایانه ها باید با یکدیگر شبکه باشند.
9-2. نرم افزار مدیریّت کتابخانه ای که در اختیار کتابداران است باید در راستای انجام تمامی خدمات کتابداری از جمله امور امانت کتاب، جستجوی مراجعین، تهیّه برچسب، آمارگیری و ... استفاده شود.
9-3. نمایه نشریّات نصب شده بر روی رایانه ها باید در فواصل مناسب به روزرسانی شوند.
9-4. برای رایانه ی مخصوص جستجوی اعضا و رایانه مخصوص نمایه نشریّات باید «راهنما» تهیّه و در کنار رایانه ها نصب شود تا اعضا بتوانند با مطالعه آن، به راحتی با اصول کلّی بخش های متنوع نرم افزارها آشنا شوند.
9-5. رایانه ای که نمایه نشریّات در آن نصب شده است، باید در اختیار اعضا و در مکانی که استفاده از آن به آسانی ممکن باشد، قرار گیرد.
9-6. لازم است مسئولان کتابخانه ها در صورت امکان، شرایط استفاده از اینترنت را برای اعضا مهیا سازند (تأسیس فضایی با عنوان دفتر خدمات اینترنت در صورت امکان یا حتی در اختیار قرار دادن یک رایانه به منظور انجام فعّالیّت های اینترنتی به صورت پاره وقت با دریافت هزینه اینترنت).
مادّه 10) اعضا و امانت
10-1. لازم است تعداد کل اعضای کتابخانه، تعداد اعضای جذب شده در یک ماه گذشته، جمعیّت و تعداد کتابخانه های موجود شهر یا روستایی که کتابخانه در آن قرار دارد در فرم ثبت شود.
10-2. تعداد کل اعضا از آمار ماهیانه احصا شود.
10-3. تعداد اعضای جذب شده در یک ماه گذشته با استفاده از گزارش دوره ای احصا شود. در گزارشات دوره ای بازه زمانی یک ماه گذشته انتخاب شود و مجموع اعضای موجود در جدول «اعضای جدید این دوره» و «اعضای تمدیدی» درج شود.
10-4. اطّلاعات تمامی اعضای کتابخانه باید در نرم افزار مدیریّت کتابخانه ثبت شده باشد.
10-5. برای منابع تأخیری در کتابخانه اقدامات ذیل صورت پذیرد:
الف- مسئولین کتابخانه های عمومی ابتدای هر ماه نسبت به استخراج فهرست منابع تأخیری اقدام نمایند
ب- کلیّهی کتابداران برای استرداد منابع کتابخانه پیگیری لازم را انجام دهند.
ج- گزارش چاپی فهرست منابع دارای تأخیر، به انضمام تاریخ پیگیری و فرد اقدام کننده هر ماه، همواره در اختیار مسئول کتابخانه و کتابداران قرار داشته باشد و در صورت بازدید کارشناسان ستاد مرکزی نهاد یا استان، نحوه ی پیگیری و میزان منابع دارای تأخیر رؤیت و در صورت نیاز تذکرات لازم داده شود.
10-6. با تقسیم تعداد امانت کتب در یک ماه گذشته بر تعداد کل اعضا، ضریب امانت در کتابخانه محاسبه می شود. هرچه این ضریب بیشتر باشد، بیانگر فعّالیّت کتابخانه در حوزه امانت کتاب و تعداد اعضای فعّال کتابخانه است.
مادّه 11) بخش نشریّات
11-1. لازم است هر کتابخانه ی عمومی برای نگهداری نشریّات با قفسه مخصوص نشریّات در فضایی مستقل یا کنار مجموعه تجهیز شود.
11-2. وجود حداقل دو قفسه مخصوص نشریّات برای کتابخانه های کوچک الزامی است.
11-3. لازم است هر کتابخانه حداقل یک عنوان روزنامه از روزنامه های سراسری را تهیّه کند و در اختیار اعضا قرار دهد.
11-4. نشریّات داخل قفسه ی نشریّات بر اساس عنوان، به ترتیب الفبا مرتّب شوند.
11-5. جدیدترین شماره هر نشریّه روی قفسه نشریّات به نمایش گذاشته شود و دو شماره قدیمی تر هر نشریّه در زیر طبقه هایی که می توانند بالا رفته یا بچرخند، قرار گیرد.
11-6. در مورد نشریّات قدیمی تر از سه شماره جدید، مطابق با دستورالعمل نشریّات اقدام شود.
11-7. از تصاویر موجود در نشریّات تاریخ گذشته می توان برای فضاسازی و تزیین بخش های مختلف کتابخانه استفاده کرد.
11-8. نگهداری آرشیو نشریّات بیش از دو شماره و ایجاد بخشی به عنوان آرشیو نشریّات در کتابخانه به جز کتابخانه های مرکزی (یا اصلی) استان، مجاز نیست و امتیاز منفی دارد.
تبصره 1. کتابدار تنها زمانی می تواند شماره های قدیمی نشریّات پرمخاطب را نگهداری و آنها را امانت دهد که نگهداری آنها به شکل منظّم و با رعایت استاندارهای لازم باشد.
11-9. لازم است قفسه های نشریّات چیدمان مناسبی داشته باشند و در مکان مناسبی مانند ورودی کتابخانه و خارج از سالن های مطالعه قرار گیرند.
11-10. ضروری است تاریخ آخرین بسته پستی ارسالی نشریّات از نهاد برای کتابخانه در فرم ثبت شود.
11-11. اعلام وصول نشریّات ضروری است؛ بررسی شود آیا کتابخانه اعلام وصول می کند یا خیر.
11-12. لازم است عناوین نشریّات مورد تقاضای اعضا و نیز فاقد مخاطب از کتابدار سؤال و به دقت درج شود.
11-13. در صورت وجود مشکلات و مسائل اساسی در رابطه با بخش نشریّات می توان نسبت به قطع سهمیّه نشریّات اقدام کرد.
مادّه 12) بخش کودک
12-1. کتابخانه باید به فضایی (مستقل یا کنار مجموعه) با قفسه مخصوص کودکان تجهیز شود.
12-2. کتابخانه هایی که دارای بخش مستقل برای ارائه ی خدمت به کودکان هستند یا می توان در کنار مخزن فضای مجزا در نظر گرفت، به این موارد توجّه کنند: نور مناسب، دمای مطلوب، دوری از سالن مطالعه بزرگسالان و امکان نظارت ضمنی کتابدار بر آن.
12-3. بخش کودک مخصوص کودکان گروه های سنی الف، ب، و ج (پیش دبستانی تا دبستانی) است؛
12-4. آماده سازی منابع بخش کودک مانند سایر کتب انجام شود، با این تفاوت که باید از برچسب ها یا نوارهای رنگی به تفکیک گروه سنی (گروه سنی الف: (صورتی) - گروه سنی ب: (آبی) - گروه سنی ج: (سبز)) بر روی عطف استفاده کرد. پس از تفکیک گروه های سنی با استفاده از رنگ، ذکر رده بندی دیویی هر گروه سنی الزامی است؛
12-5. نشریّات ویژه کودکان به بخش کودک منتقل شده و در این بخش در معرض دید و استفاده قرار گیرند؛
12-6. رنگ آمیزی و طرّاحی فضاهای داخلی بخش کودک، متناسب با این گروه سنی انجام شود.
12-7. از کاغذهای رنگی، تصاویر مجلّات تاریخ گذشته، نقاشی های کودکان و غیره برای زیباسازی فضای بخش کودک استفاده شود؛
12-8. لازم است برنامه هایی مانند قصه گویی، کتاب خوانی، مسابقات، و تهیّه نشریّات دیواری برای جذب مخاطبین کودک و زمینه سازی به منظور حضور فعّال آنها در مجموعه کتابخانه اجرا شود و گزارش اجرای آن به گونه ای که بازه زمانی برگزاری، برگزار کننده، تعداد نفرات شرکت کننده، و جزییات ضروری دیگر را مشخّص کند، در قالب گزارش فعّالیّت های کتابداران در کتابخانه بایگانی شود.
12-9. حداقل تجهیزات موردنیاز این بخش، 3 قفسه کودک، 1 میز کودک و 4 صندلی کودک است.
مادّه 13) کتاب من
13-1. کتاب من، سامانه ای برای اعضای کتابخانه است، کتابدار مجاز نیست به صلاحدید خود و بدون اطّلاع اعضا، اقدام به سفارش کتاب کند. تعداد سفارش بالای طرح کتاب من به این سبک برای یک کتابخانه نه تنها امتیازی برای آن کتابخانه و کتابدار ندارد، بلکه نقطه ضعف محسوب می شود و نمره ی منفی دارد.
13-2. کتاب های ارسالی از طریق طرح کتاب من، باید در اسرع وقت آماده سازی شوند و در اختیار اعضا قرار گیرند.
13-3. اعلام وصول کتب دریافتی از طریق طرح کتاب من ضروری است؛ بررسی شود آیا کتابخانه اعلام وصول می کند یا خیر.
13-4. اگر کتاب های کتاب من به اشتباه برای یک کتابخانه ارسال می شود، این موضوع به کارشناس منابع استان و در نهایت به اداره کل منابع نهاد اطّلاع داده شود و منابع دریافتی به ستاد استان عودت داده شوند.
13-5. لازم است در مورد طرح کتاب من اطّلاع رسانی های لازم به اعضا انجام شود و تبلیغات مربوط به آن در کتابخانه نیز موجود باشد. به این منظور، استفاده از قالب های پوستر، بنر، بروشور و غیره پیشنهاد می شود.
13-6. فرم درخواست طرح کتاب من مخصوص اعضا همیشه باید در دسترس و در معرض دید مراجعان باشد و کتابدار به صورت شفاهی یا مکتوب، اعضا را از وجود چنین سامانه ای در کتابخانه مطلع سازد.
13-7. آماده سازی کتب دریافتی از طریق طرح کتاب من همانند سایر کتب ارسالی نهاد، و در اولویّت آماده سازی قرار گیرد.
13-8. فهرست کتب درخواستی اعضا از طرح کتاب من (طی یک ماه گذشته) بایستی در کتابخانه موجود باشد.
13-9. کتاب های دریافتی از طریق طرح کتاب من (بعد از آماده سازی) در کنار دیگر کتاب ها در مخزن قرار گیرند.
13-10. با توجّه به مسائل مربوط به طرح کتاب من، لازم است بررسی شود آیا سهمیّه ی کتاب من کتابخانه باید قطع شود یا خیر.
مادّه 14) فرهنگی
14-1. فرم و پوستر مسابقات فرهنگی در معرض دید و دسترس مراجعان باید باشد و به صورت روزآمد در کتابخانه نصب شوند.
14-2. بهترین مکان برای نصب پوسترهای فرهنگی، داخل سالن های مطالعه، ورودی کتابخانه و کنار میز کتابدار است.
14-3. پوسترهای فعلی و قدیمی «این چند کتاب» بر روی دیوار در ارتفاع مناسبی که قابل رؤیت باشد و در صورت وجود شیشه بر روی میزهای مطالعه، در زیر شیشه ها نصب شوند.
14-4. لازم است همه پوسترهای معرفی کتاب، با عنوان «این چند کتاب» در کتابخانه موجود باشند و در بخش های مختلف کتابخانه نصب شوند.
14-5. کتابخانه ها می توانند از پوسترهای این چند کتاب تابلو بسازند و بر روی دیوار نصب کنند. پوسترهای مسابقات فرهنگی نیز تنها در مدت اجرای مسابقه در محل کتابخانه نصب شود.
14-6. ضروری است قفسه ای به منظور نمایش کتاب هایی جدید با عنوان تازه های کتاب در نظر گرفته شود. کتاب ها حداکثر تا دو هفته در معرض دید عموم قرار گیرند.
14-7. راهنمای بخش های مختلف کتابخانه، صندوق پیشنهادها و انتقادها، تابلوهای سند چشم انداز، منشور اخلاق حرفه ای کتابداران و دعای مطالعه، تمثال امام (ره) و مقام معظم رهبری، تصاویر شهدا و بزرگان و در صورت امکان سامانه اذان گوی بلال در کتابخانه وجود داشته باشد.
نکته مهم: لازم است صندوق پیشنهادها و انتقادها در معرض دید اعضا قرار گیرد و به صورت هفتگی یا ماهانه توسط رییس اداره ی شهرستان باز شود.
14-8. اجرای برنامه های فرهنگی در کتابخانه نظیر تشکیل گروه مطالعاتی، جلسات نقد کتاب، کانون ادبی، کانون قرآن و عترت و نهج البلاغه پیشنهاد می شود.
14-9. ضروری است هر کتابخانه برای فعّالیّت در حوزه کتاب و معرفی کتابخانه در فضای مجازی، یک سایت یا وبلاگ داشته باشد. رعایت موارد ذیل در این ارتباط ضروری است:
الف- نام وبلاگ نام کتابخانه انتخاب شود و مسئولیت مطالب آن به عهده مسئول کتابخانه است.
ب- وبلاگ یا سایت کتابخانه به صورت مداوم و منظّم با مطالب مرتبط با کتاب، کتابخوانی و کتابخانه به وسیله مسئول کتابخانه به روزرسانی شود و رابط فرهنگی شهرستان ملزم به ارائه مطالب و محتوا برای درج در وبلاگ است.
ج- به ازای هر 10 پست وبلاگ، یک امتیاز و حداکثر تا سقف 5 امتیاز به کتابخانه اختصاص داده می شود.
د- مسئولیت ساماندهی و نظارت بر وب سایت یا وبلاگ کتابخانه های عمومی بر عهده کارشناس فرهنگی استان است.
هـ- افراد و کتابداران مجاز به استفاده از آرم نهاد برای وبلاگ شخصی نیستند.
14-10. برای فعّالیّت کتابداران در شبکه کتابخوانان حرفه ای (www.booki.ir)، امتیاز ویژه ای در نظر گرفته شده است و با بررسی صفحه ی هر کتابدار در این شبکه قابل مشاهده است.
14-11. کتابدار باید فهرستی از مراکز فرهنگی را که کتابخانه با آنها مرتبط است و برای آنها پوستر و فرم مسابقات فرهنگی ارسال می کند در اختیار داشته باشد.
مادّه 15) ساختمان
15-1. منظور از فضای کتابخانه ای، فضایی است که مطابق با استانداردهای کتابخانه ای باشد. فضاهای مسکونی، آپارتمانی، اداری و هنری، فضاهای غیرکتابخانه ای محسوب می شود.
15-2. لازم است طی ارزیابی مشخّص شود ساختمان کتابخانه چند طبقه دارد و چه تعداد از طبقات به کتابخانه اختصاص دارد.
15-3. وضعیّت ملکی کتابخانه مشخّص شود. وضعیّت های مختلف عبارتند از: ملکی نهاد، واگذاری دایم، حق انتفاع، استیجاری، واگذاری ارشاد. بررسی شود آیا کتابخانه مشکلی در وضعیّت ملکی دارد یا نه.
15-4. ساختمان برخی کتابخانه های عمومی در دل مجموعه های دیگر قرار گرفته اند. بنابراین باید مشخّص شود که کتابخانه از حیث ساختمان مستقل است یا خیر. در صورت منفی بودن پاسخ، ساختمانی که کتابخانه در آن واقع شده و وجود یا عدم وجود ورودی جداگانه درج شود.
15-5. بهتر است فضای کتابخانه برای ورود و استفاده ی معلولان و نابینایان مناسب سازی شده باشد (سطح شیب دار برای صندلی های چرخ دار درکنار پله ها،آسانسور در کتابخانه های چند طبقه، علامت گذاری خاص برای کتابخانه های دارای بخش نابینایان).
15-6. بررسی شود چه مراکز فرهنگی یا ورزشی در کنار کتابخانه قرار دارد. مراکزی مانند: مدرسه، دانشگاه، مسجد، ورزشگاه، سینما، کانون پرورش فکری، و غیره.
15-7. فقط رییس اداره ی شهرستان می تواند در کتابخانه محل خدمت خود (یکی از کتابخانه های آن شهرستان)، یک اتاق برای انجام امور اداری در اختیار داشته باشد.
15-8. وجود اتاقی به نام اتاق مسئول کتابخانه، حتی اگر مورد استفاده قرار نگیرد، مجاز نیست و در صورت وجود، با مسئول کتابخانه برخورد خواهد شد.
15-9. کتابخانه هایی که فضایی را با عنوان اتاق مسئول کتابخانه اشغال نموده اند، لازم است در اسرع وقت آن را تخلیه کنند و تغییر کاربری دهند و با اولویّت بخش کودک، بخش مرجع و بخش نشریّات به سازی صورت گیرد.
15-10. اختصاص فضای سرایداری در کتابخانه مجاز نیست.
تبصره 2. تنها در صورت اخذ مجوز از حراست نهاد، وجود فضای سرایداری در کتابخانه بلامانع است.
15-11. وجود انبار در کتابخانه برای نگهداری کتاب یا وسایل اسقاطی ضرورت ندارد.
15-12. در صورت وجود انبار در کتابخانه، اقلام موجود در آن مانند کتب ارسالی نهاد، کتب اهدایی، کتب وجینی، تجهیزات فرسوده، مجلّات و روزنامه های قدیمی و غیره باید در اسرع وقت تعیین تکلیف شوند.
15-13.کارشناس منابع موظّف است به سرعت کلیّهی کتاب های هر شهرستان را در مرکز شهرستان تعیین تکلیف کند و در صورت عدم نیاز، کلیّهی منابع به مرکز مبادله استان انتقال یابد.
15-14. ضروری است حداقل یک سالن مطالعه در هر کتابخانه وجود داشته باشد.
15-15. زیباسازی کتابخانه (طرّاحی فضای داخلی) برعهده کتابداران کتابخانه و انجام نظافت بر عهده نیروهای خدمات است.
15-16. استفاده از گل و گیاهان طبیعی، تابلو مناظر دلنشین و فعّالیّت های متنوع دیگری که در زیبایی کتابخانه مناسب به نظر می رسد، لازم است.
15-17. به جز کتابخانه های همجوار مساجد، سایر کتابخانه ها باید بخشی به عنوان نمازخانه به صورت مستقل یا جزیی از بخش های دیگر داشته باشند.
15-18. کتابخانه های دارای بخش های ویژه مانند نابینایان، پژوهش، نوآموختگان و نوآموزان، و استان شناسی به ازای هر بخش، 2 امتیاز دریافت می کنند.
15-19. وجود بخش هایی مثل بوفه، آمفی تئاتر یا فروش لوازم التحریر برای درآمدزایی در کتابخانه های عمومی بلامانع است.
15-20. کتابخانه از حیث تجهیزات امنیتی و ایمنی باید حداقل های لازم را داشته باشد. برخی از ملاحظات خاص در این ارتباط به شرح ذیل است:
الف- وجود کپسول آتش نشانی در هر کتابخانه ضروری است.
ب- ورودهای اصلی کلیّهی کتابخانه های عمومی دارای قفل مناسب (قفل کتابی) باشد.
ج- حفاظ مناسب برای پنجره ها و درب ها و دیوارها حسب مورد وجود داشته باشد.
د- حفاظ های استفاده شده از حیث ایمنی، شرایط مناسب داشته باشد.
هـ- نصب دزدگیر در مکان هایی که آسیب پذیری بیشتری دارند، مکان های حاشیه شهر یا شهرستان، کتابخانه های داخل پارک ها، اولویّت بیشتری دارد و در مرحله بعد سایر کتابخانه ها تجهیز شود.
و- سیستم دزدگیر به گونه ای باشد که در صورت بروز هشدار، نیروی انتظامی منطقه و مسئول کتابخانه مطلع شود.
15-21. تهیّه دوربین مدار بسته برای اماکن ذیل در اولویّت اوّل قرار دارد:
الف- مکان های نگهداری نسخ خطّی؛
ب- مکان های آسیب پذیر و دارای سابقه سرقت؛
ج- ستادهای استانی؛
د- انبارهای تجهیزات کتابخانه ای؛
هـ- کتابخانه مرکزی استان؛
و- کتابخانه مرکزی شهرستان؛
ز- کتابخانه استاندارد؛ و
ح- کتابخانه های درجه 1، 2، 3، و 4.
15-22. اولویّت نصب دوربین در کتابخانه های عمومی با اولویّت های ذیل صورت پذیرد:
الف- ورودی و خروجی ها؛
ب- پنجره ها و امکانی که مسئول کتابخانه دید کافی نسبت به آنها ندارد؛
ج- محل عبور و مرور مشترک اعضای خانم و آقا در کتابخانه؛
د- مخازن مرجع دور از دید کتابداران هر نوبت؛ و
هـ- نقاط کور مخازن باز.
و- امکان رویت و بازبینی فیلم های ضبط شده توسط دوربین های مدار بسته در هر کتابخانه تنها برای افرادی مجاز است که از سوی مسئول حراست استان مشخّص شده اند.
ز- در اماکنی که دوربین های مداربسته نصب شده است، ضروری است اطّلاع رسانی لازم در چند محل، با این مضمون صورت گیرد:
ح- در صورت تعویض نیروی انسانی خدماتی، مسئول کتابخانه ملزم به تعویض مغزی قفل های ورودی های اصلی است.؟؟
طـ- موقعیّت دوربین های مدار بسته در اماکن نگهداری نسخ خطّی باید به گونه ای باشد که چهره افراد خارج شده و وارد شده کاملاً مشخّص باشد
ی- دوربین های مداربسته در اماکن نگهداری نسخ خطّی باید قابلیّت زوم داشته باشد و فیلم های ضبط شده آن، حداقل یک ماه ذخیره شود.
ک- نصب دوربین در سالن مطالعه خواهران مجاز نیست.
15-23. اطّلاعات و آمار کتابخانه مانند منطقه جغرافیایی، آدرس، تلفن، زیربنا، وجود بخش کودک و تعداد اعضا بررسی شود و هرگونه مغایرت با آمار ارسالی از ستاد مرکزی، ضمن کسب نمرات منفی، اصلاح شود.
15-24. کتابخانه ها باید از لحاظ وضعیّت نور، دما، رنگ آمیزی و بهداشت کتابخانه (مخزن، سالن مطالعه، نمازخانه و سرویس بهداشتی) در شرایط مطلوبی قرار گیرند. در صورت مناسب نبودن برای هر مورد موقعیّتی، نمره منفی در نظر گرفته شود. امتیاز مثبت و منفی مربوط به نور، دما و رنگ به مدیر کل استان و امتیاز مثبت و منفی بهداشت کتابخانه به کتابدار تعلق می گیرد.
15-25. لازم است بررسی شود با توجّه به متراژ زیربنا و تعداد اعضای فعّال کتابخانه، درجه اختصاص یافته به کتابخانه صحیح است.
15-26. اگر کتابخانه، احتیاج به تعمیرات عمرانی یا رنگ آمیزی دارد، موارد لازم به دقت یادداشت و گزارش شود.
مادّه 16) نیروی انسانی
16-1. لازم است اطّلاعات کامل نیروی انسانی از قبیل تعداد کتابداران و نیروی خدماتی کتابخانه و سطح تحصیلات آنها در فرم ثبت شود.
16-2. منظور از میزان تسلط کتابدار به امور کتابخانه، میزان اطّلاعات و سطح شناخت کتابداران و مسئولان کتابخانه، از فرآیندهای تخصّصی کتابخانه است.
16-3. سنجش میزان علاقه مندی کتابداران و مسئولان بر اساس وضعیّت کتابخانه از حیث انجام فعّالیّت های تخصّصی، فرهنگی، و رعایت ملاحظات زیبایی شناختی کتابخانه انجام شود.
16-4. در صورتی که تعداد نیروی کتابدار موجود در کتابخانه مازاد بر نیاز باشد، ذکر و دلایل تعدیل نیرو نیز مطرح شود.
16-5. تفاوتی بین نیروهای کتابدار و مسئولین کتابخانه های عمومی از حیث زمان فعّالیّت (نوبت صبح یا بعد از ظهر) وجود ندارد. زمان حضور کتابداران و مسئولین کتابخانه های عمومی نیز به صورت چرخشی تنظیم شود. حضور ثابت و همیشگی مسئولین کتابخانه های عمومی در یک نوبت خاص به بهانه انجام امور اداری مجاز نیست.
16-6. مسئول کتابخانه موظّف است رییس اداره ی شهرستان (و رییس اداره ی شهرستان نیز ستاد استان) را نسبت به ساعات حضور همکاران و نوبت های فعّالیّت هر یک آگاه نماید.
16-7. مدیر کل، رییس اداره ی شهرستان، کارشناس امور کتابخانه ها، کارشناس منابع، کارشناس امور فرهنگی، رابط فرهنگی شهرستان، کارشناس امور عمرانی، کارشناس فنّاوری اطّلاعات، و کارشناس حراست موظّفند در طول سال، حداقل 2 بار از هر کتابخانه بازدید به عمل آورند.
16-8. مجموعه ی مدیریّتی استان، ملزم به نظارت بر تطابق برنامه زمان بندی ارائه شده از سوی رییس اداره ی شهرستان و حضور همکاران است.
16-9. می توان با شناخت و تعامل با خیّرین منطقه، از ظرفیت این افراد در راستای اقدامات فرهنگی و کمک به کتابخانه، استفاده کرد.
16-10. خلّاقیّت ویژه شامل برنامه های خاص و ویژه ای است که در جهت بهبود ارائه ی خدمات به اعضا، جذب مراجعین و دلپذیر ساختن محیط کتابخانه (بویژه بخش کودک) انجام گرفته است.
16-11. نسبت اعضا به کتابدار حاصل تقسیم تعداد کل اعضای کتابخانه بر تعداد کتابداران موجود در کتابخانه است و بیانگر میزان فعّالیّت کتابخانه در جذب عضو است.
مادّه 17) نحوه ی محاسبه نمره کتابخانه ها
برای محاسبه نمره هر کتابخانه از 100 نمره با توجّه به نمرات منفی و مثبت به ترتیب زیر عمل خواهد شد. شایان ذکر است محاسبات ذکر شده توسط نرم افزار بازدید، به صورت خودکار قابل انجام است.
نمره خام: حاصل جمع نمرات هر بخش (نمره خام، ممکن است منفی یا بیشتر از 100 باشد).
نمره استاندارد: تبدیل نمره خام به عددی بین 0 تا 100 که ملاک مقایسه یک کتابخانه قرار خواهد گرفت.
1. نحوه ی محاسبه نمره استاندارد کتابدارن، مدیران و کتابخانه های نهادی
2. نحوه ی محاسبه نمرات کتابداران، مدیران و کتابخانه های مشارکتی و مستقل
فصل سوم: نتایج بازدید
مادّه 18) در پایان هر بازدید، ضمن برگزاری جلسه مشترک با مسئولان کتابخانه ها و رؤسای ادارات شهرستان ها و کارشناسان ستادی هر استان، نتایج بازدید ارائه خواهد شد و از کتابخانه های برتر نهادی و مشارکتی تقدیر به عمل خواهد آمد.
مادّه 19) حداقل نمره برای کتابخانه های شهری 75 از 100، کتابخانه های روستایی 65 از 100، و کتابخانه های مشارکتی 50 از 100 خواهد بود. در غیر این صورت کتابداران، مسئول کتابخانه، مدیر استان و کارشناسان ستادی باید پاسخگوی کوتاهی و قصورات در این خصوص بوده و طی سلسله مراتب لازم، مانند تذکر شفاهی، تذکر کتبی با درج در پرونده، با آنان قطع همکاری خواهد شد.
مادّه 20) سرپرست تیم بازدیدکننده موظّف است نسبت به ارائه تذکر کتبی به کتابداران کتابخانه هایی که در آنها ورود اطّلاعات منابع و اعضا به نرم افزار مدیریّت کتابخانه صورت نگرفته است، بلافاصله پس از بازدید اقدام کند.
تبصره 3. کتابدارانی که قبل از بازدید به کتابخانه منتقل شده باشند از قاعده مادّه 18 این شیوه نامه مستثنی هستند و به جای آن، کتابداران سابق کتابخانه، مشمول این بند خواهند شد.
تبصره 4. کتابدارانی که از حضور آنها در کتابخانه های عمومی حداقل یک ماه گذشته باشند، ملزم به ورود اطّلاعات حداقل 500 عنوان (به ازای هر نفر شاغل هستند) در طول هر ماه هستند. در غیر این صورت مشمول تذکر کتبی می شوند.
تبصره 5. کارشناس امور کتابخانه ها، ملزم به زمان بندی و نظارت تحقّق مفاد بند 4-1 بلافاصله پس از بازدید است. همچنین یک ماه پس از بازدید ملزم به ارائه ی گزارش، در خصوص پیشرفت کار به اداره کل استان و اداره کل امور کتابخانه ها است. عدم ارائه ی گزارش پیشرفت، تذکر کتبی به کارشناس امور کتابخانه ها و مدیر کل استان را در پی خواهد داشت.
مادّه 21) در ورود اطّلاعات، ورود اطّلاعات اعضای کتابخانه در اولویّت اوّل قرار گیرد.
مادّه 22) ورود اطّلاعات منابع جدید کتابخانه مطابق دستورالعمل فهرست نویسی و رده بندی باید ظرف دو هفته پس از ارسال منابع انجام شود.
مادّه 23) ورود اطّلاعات کتابخانه های مشمول سهمیّه اوّل یا منابعی غیر از سهمیّه جاری ارسالی از سوی نهاد، حداقل ماهانه 500 عنوان (به ازای هر نفر شاغل در کتابخانه) انجام شود.
مادّه 24) اداره کل امور کتابخانه ها موظّف است نسبت به ارائه ی نتایج بازدید به صورت مکتوب حداکثر یک هفته پس از بازدید اقدام نماید و موارد لازم را جهت اصلاح ابلاغ کند.
مادّه 25) مدیر کل کتابخانه های عمومی استان ملزم به انجام موارد تذکر داده شده ظرف دو ماه و ارائه ی گزارش اقدامات انجام شده به اداره کل امور کتابخانه ها است.
مادّه 26) مسئولان کتابخانه ها موظّفند پس از هر بازدید در مدت حداکثر دو ماه نسبت به اصلاح و بهبود شرایط کتابخانه مطابق ارزیابی انجام شده اقدام کنند. مدیر کل استان و کارشناسان ستادی مسئولیت نظارت بر این موضوع را به عهده دارند. بدیهی است چنانچه در بازدیدهای غیر مترقبه دو ماه پس از بازدید انجام شده اصلاحات لازم انجام نشده باشد، مسئول کتابخانه و کارشناسان ستاد و مدیرکل استان مورد بازخواست قرار خواهند گرفت.
*ماده 27) بازدید کننده موظّف است سوابق بازدید خود را به صورت مکتوب تهیّه و به کتابخانه های مورد بازدید ارسال کند. همچنین ضروری است سوابق کلیّهی تصمیماتی که پس از بازدیدهای کارشناسی ستاد استان، ستاد نهاد، رییس اداره شهرستان یا بین کتابداران کتابخانه در ارتباط با نحوه ی اداره امور کتابخانه اتّخاذ می شود، در بایگانی خاص نگهداری شود.
مادّه 28) لازم است تقدیر از کتابدارانی که کارکرد شایانی نسبت به کلیّهی همکاران استان یا سایر همکاران شهرستانی خود دارند، در جلسات رسمی استانی یا شهرستانی در دستور کار قرار گیرد و در صورت صلاحدید مدیر کل استان، به عنوان مسئول کتابخانه انتخاب شوند.
مادّه 29) این شیوه نامه در 29 مادّه و 5 تبصره تدوین و تنظیم شد و از زمان ابلاغ لازم الاجراست.
شکل 1. چیدمان قفسه ها در مخزن و بخش های یک کتابخانه با مخزن باز (کتابخانه کوثر در شهرستان خرمدره)
شکل 2. چیدمان قفسه ها در مخزن و بخش های یک کتابخانه با مخزن باز (کتابخانه دانش در شهر زنجان)
امامی