این ویراست پس از اعمال نظرات کتابداران 

و تایید نهایی دبیرکل محترم ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست. 


سازماندهی اطّلاعات حلقه ی واسط بین فراهمآوری اطّلاعات و اشاعه ی اطّلاعات است. به منظور دستیابی هر چه سریعتر به محتوای منابع  و بازیابی آنها، منابع فهرست نویسی و رده بندی می شوند. نظر به اهمیّت  فهرست نویسی و ردهبندی منابع  و ضرورت بیان کیفیت انجام آن در کتابخانه های عمومی، مبانی کلّی در قالب دستورالعمل ذیل تدوین و برای اجرا ابلاغ می شود. 


مادّه 1) اهداف
یکسان سازی و ایجاد هماهنگی در شیوه ی فهرست نویسی و ردهبندی در کتابخانه های عمومی؛
امکان اشتراک پیشینه های فهرست نویسی در کتابخانه های عمومی و تهیّه فهرستگان مشترک؛ 
سازماندهی دانش به منظور تسهیل بازیابی و سرعت دسترسی به اطّلاعات.


مادّه2) تعاریف
فهرست نویسی: فرآیندی است که طی آن مشخّصات ظاهری و محتوایی یعنی اطّلاعات کتاب شناختی منابع  روی برگه های استاندارد یا پیشینه های ماشین خوان ثبت می شود؛
فهرست نویسی بنیادی: چنانچه فهرست نویسی اثری قبلاً انجام نشده باشد و برای نخستین بار فهرست شود، این نوع فهرست نویسی را فهرست نویسی بنیادی گویند؛
فهرست نویسی پیش از انتشار (فیپا) : عبارت است از فهرست نویسی کتاب در کتابخانه ی ملّی یا مرکز کتاب شناختی از روی نسخه ی قبل از صحّافی یا نسخه ای که برای اظهار نظر تهیّه شده است و برای فهرست نویسی در اختیار مرکز مزبور قرار میگیرد. 
فهرست نویسی توصیفی: مرحلهای از فرآیند فهرست نویسی است که بر ثبت و ارائه ی ویژگی های عمومی آثار از نظر مشخّصات ظاهری و فیزیکی (مادّی) استوار است. اطّلاعات شامل پدیدآورنده ی اصلی، عنوان، سایر پدیدآورندگان (پدیدآور، تصویرگر، مترجم و...)، ویرایش، وضعیّت نشر (محل نشر، ناشر و تاریخ نشر)، تعداد صفحات، فروست، یادداشت ها و شابک است؛
فهرست نویسی تحلیلی: آن قسمت از فهرست نویسی است که در آن تمام شناسه های موضوعی و سایر شناسه های افزوده شامل پدیدآورندگان همکار، مترجمان، ویراستار، تصویرگر، عنوان و غیره وجود دارد؛
قواعد فهرست نویسی انگلو امریکن: مجموعهی قوانینی است برای تهیّه شناسه های فهرست و یکدست کردن آنها به منظور راهنمایی فهرستنویس. ویرایش دوم این قوانین توسط انجمنهای کتابداری انگلیس، امریکا، کانادا و استرالیا و مشارکت برخی کتابخانه های ملی آنها تهیّه شد؛
استاندارد بینالمللی کتاب نامهنویسی : این استاندارد یکی از برنامه های دفتر کنترل کتاب شناختی جهانی است و با انگیزه متحدالشکل کردن فعّالیّت های فهرست نویسی توصیفی در سطح بینالمللی زیر نظر ایفلا عمل می کند. این برنامه مجموعه ای از قوانین تدوین شده برای به دست آوردن اطّلاعات کتاب شناختی هر اثر است؛
فهرست مستند اسامی مشاهیر و مؤلّفان: با استفاده از آن می توان نام پدیدآوری را که با نامهای متفاوت مشهور است، مستند کرد. بدین ترتیب آثار یک نویسنده تحت یک نام واحد گرد هم می آیند؛
عنوان : به معنای اخص به نام اصلی اثر اطلاق می شود؛
عنوان فرعی : بخش توضیحی عنوان که به دنبال عنوان اصلی می آید؛
سرعنوان موضوعی : واژه یا گروهی از واژه های نشان دهنده ی یک موضوع که تحت آن، تمام منابع و آثار مربوط به آن موضوع در فهرست وارد می شود؛
فهرستبرگه : برگهای ساده به اندازه استاندارد 5/12×5/7 سانتیمتر که برای ثبت شناسه در یک فهرست به کار می رود؛
پیشینه کتابشناختی : به مجموعه ای از اطلاعات ومشخصات طبقه بندی شده یک موجودیت در پایگاه داده پیشینه  گفته می شود. موجودیت می تواند یک پدیده، رخداد، شی یا فردی باشد که در محیط پایگاه داده اطلاعات مربوط به آن نگهداری می شود.
مشخّصات ظاهری : بخشی از فهرستبرگه که در آن شمارهی صفحات، مجلّدات، قطع و مانند آنها و نوع و چگونگی تصویرها و فروست منابع تعیین می شود؛
 نشانه ی مؤلّف : ترکیبی است از حرف و رقم که برای تنظیم الفبایی کتاب ها بر حسب سرشناسه در یک شماره ی واحد ردهبندی به کار می رود. این شماره معمولاًً شامل شماره پدیدآور (که بعد از حرف اوّل نام خانوادگی نویسنده گذاشته می شود) و نشانهی اثر است؛
ردهبندی : طرح اصولی برای مرتّب کردن کتاب ها و دیگر مواد کتابخانه بر اساس موضوع آنها؛
ردهبندی دهدهی دیویی : طرح ردهبندی موضوعی است که به وسیله ی ملویل دیویی ابداع شده است. در این طرح تمام دانش بشری به 10 رده تقسیم می شود.
گسترشهای ردهبندی دیویی: نظام ردهبندی دیویی با نگرش به جوامع خاصی تدوین شده است. عدم آشنایی تدوینکنندگان این ردهبندی با فرهنگ، آداب، رسوم، و اعتقادات سایر جوامع باعث شده است تا نظام ردهبندی و زیر رده های آن گسترش لازم را نیابند. بدین منظور مجموعه هایی تحت عنوان گسترش ردهبندی تهیّه شده است تا نیازمندی های ادبیات، زبان، اسلام، جغرافیا و تاریخ را برطرف کند؛
کتابدار فهرستنویس: کتابدارانی که صرفاً وظیفه ی فهرست نویسی منابع موجود در کتابخانه خود را بر عهده دارند. یا به عبارتی تنها می توانند منابع دریافتی کتابخانه خود را فهرست نویسی کنند.
فهرستنویس ارشد: کتابدارانی که مسئولیت بررسی درخواست های فهرست نویسی منابع دیگر کتابخانه های نهادی استان را بر عهده دارد. 


ماده 3) فهرست نویسی و رده بندی منابع
3-1. از آنجا که مقوله فهرست نویسی و رده بندی شامل مباحث گسترده ای است، برای مواردی که در این دستورالعمل به آن اشاره نشده است، از منابعی چون دستنامه قواعد فهرست نویسی ، نشانه مولف فارسی ، خلاصه رده بندی دهدهی دیویی و نمایه نسبی  و گسترش های رده بندی دهدهی دیویی (ادبیات ایرانی، زبان، اسلام، جغرافیای ایران و تاریخ ایران) استفاده شود.
3-2. کلیّه‌ی منابع تهیّه شده برای کتابخانه های عمومی (ارسالی از سوی نهاد، اهدایی یا خریداری شده) بایستی توسط فهرستنویس، فهرست نویسی و رده بندی شوند؛
3-3.فهرستنویس در فهرست نویسی و رده بندی منابع، بایستی کلیّه‌ی اصول و قواعد بینالمللی را رعایت کند.     
3-4. فهرست نویسان موظفند به منظور یکپارچگی، سرعت و سهولت در روند فهرست نویسی و ردهبندی منابع، کتاب هایی را که دارای فهرست نویسی پیش از انتشار هستند در پایگاه کتاب شناسی ملّی ایران جستجو و سپس در نرم افزار مدیریّت کتابخانه بازخوانی و اصلاح کنند.
3-5. کتاب هایی که کتابداران به فهرست نویس ارجاع داده اند و بانک اطّلاعات سامانه موجود نیستند و فاقد فهرست نویسی پیش از انتشار نیز باشند بایستی توسط فهرستنویس با استفاده از منابع مشابه، شبیهسازی شود. سپس پیشینه های مورد نظر اصلاح و به کتابداران ارجاع شود.
3-6. در صورتی که منبع مشابه یافت نشود، فهرستنویس، براساس آخرین ویرایش قواعد فهرست نویسی انگلو امریکن و قواعد ردهبندی دیویی، اقدام به فهرست نویسی بنیادی کند. 
نکته: نشانه مؤلّف و فهرست مستند مشاهیر مؤلّفان به عنوان ابزار کمکی در نرم افزار نمایه و نیز سامانه مدیریّت ارائه شده است.
3-7. برنامه زمانبندی ورود اطلاعات برای کتابخانه‌های جدیدالتاسیس و کتابخانه‌هایی که بتازگی مجهز به نرم افزار مدیریت کتابخانه شده اند، به ازای هر کتابدار 750 جلد در ماه می باشد.
تبصره: کتابخانه‌ی جدید التاسیس به کتابخانه ای اطلاق می شود که کمتر از 3 ماه از تاریخ تاسیس آن گذشته باشد.


مادّه 4) مراحل کار فهرست نویسی بنیادی (پایه) 
4-1. فهرست نویسی توصیفی: در تهیّه فهرست نویسی توصیفی، از استاندارد بینالمللی کتاب نامهنویسی استفاده شود. فهرستنویس ابتدا مشخّصات ظاهری را بر اساس قوانین شناسایی و به صورت ذیل باید ثبت کند:
الف) شناسایی و مستندسازی نام پدیدآورنده یا پدیدآورندگان (نویسندگان، مترجم، گردآورنده، تلخیص کننده و غیره) با استفاده از ابزار مستند مشاهیر و پایگاه کتاب شناسی ملّی ایران؛
ب) شناسایی مشخّصات عنوان، ویرایش، مشخّصات نشر شامل محل نشر، ناشر و سال نشر؛
ج) شناسایی مشخّصات ظاهری منبع و نکات لازم به ذکر در منطقه یادداشت ها.
4-2. فهرست نویسی تحلیلی: فهرست نویسی تحلیلی منابع با طی مراحل ذیل انجام می شود:
الف) تشخیص موضوع کتاب بر اساس عنوان، مقدمه، فهرست مندرجات و متن؛
ب) جستجو و مطابقت با پایگاه هایی مانند کتاب شناسی ملّی ایران برای یافتن موضوعات مشابه؛ 
ج) انتخاب موضوع اخص و مستند کردن موضوع برای کتاب با استفاده از سرعنوان های موضوعی.
4-3. مراحل کار رده بندی پایه:
الف- تعیین موضوع اصلی کتاب؛
ب- مستند کردن موضوع در سرعنوان های موضوعی؛ 
ج- مراجعه به نمایه دیویی و جستجوی موضوع و یادداشت شماره احتمالی؛ و
د- مراجعه به فرانما و استخراج رده اصلی و نیز عمل به مفاد مندرج در رده مانند اضافه کردن شماره های موجود در جداول.


مادّه 5) ایجاد نسخه با استفاده از اطّلاعات پیشینه های کتابشناختی سامانه
5-1. آن دسته از کتابخانه های عمومی که از سامانه مدیریّت استفاده می کنند، می توانند از پیشینه کتابشناختی کتابخانه ی خود و سایر کتابخانه ها استفاده کند و ذیل آن پیشینه ها، نسخه های مورد نظر خود را بیفزایند.
5-2. در صورت وجود تفاوت کمی، کیفی و صوری بین اثر و پیشینه بازیابی شده، ایجاد نسخه مجاز نیست. 
تبصره 1. اصلی ترین عوامل همسانی اثر و پیشینه بازیابی شده در سامانه، تطابق کمی و کیفی و صوری است. برای درج نسخه، پدیدآورندگان، عنوان و ناشر است. پیشینه هایی که سه عامل مذکور در اطّلاعات توصیفی آنها با اثر در دست فهرست نویسی یکسان است، کاندیدای استفاده در سامانه و درج نسخه ذیل آنها به شمار می روند.
تبصره 2. نقص در شماره راهنمای مندرج در پیشینه، نباید مانع استفاده از آن شود. در صورت سنخیّت سایر اطّلاعات کتابشناختی اثر اصلی و پیشینه، نسبت به درج نسخه اقدام شود و «رده در محل» مناسب برای آن پیشینه در سامانه تعریف شود.
5-3.کتابدار بایستی کتاب هایی که در بانک اطّلاعات سامانه موجود نیست برای فهرستنویس استان ارسال کند تا پیشینه آن ایجاد شود.


ماده 6) فهرست نویسی و رده بندی نسخ خطّی
6-1. اطّلاعات مورد نیاز برای فهرست نگاری نسخ خطّی و چاپ سنگی عبارتند از:
سرشناسه (عنوان)؛
پدیدآور؛
کاتب؛
تاریخ کتابت؛
مشخّصات ظاهری (تعداد برگ، تعداد سطرها، اندازه سطرها)؛
یادداشت مشخّصات ظاهری (نوع کاغذ، خط، تزیینات جلد، اندازه جلد، تزیینات متن)؛ 
اطّلاعات محتوایی (آغاز، انجام، خلاصه، موضوع). 
6-2. فهرست نویسی توصیفی با ثبت مشخّصات ظاهری نسخ خطّی بر اساس قوانین مربوطه (و استخراج اطّلاعات فوق) انجام  شود.
6-3. فهرست نویسی تحلیلی منابع با رعایت موارد ذیل انجام  شود:
الف)  تشخیص موضوع اثر؛ 
ب) انتخاب موضوع اخص برای اثر.
6-4. رده بندی نسخ خطّی: رده بندی نسخ خطّی بسته به حجم و قطع نسخه ها و چیدمان آنها در کتابخانه متفاوت است. شماره ی رده ی نسخ خطّی همان شماره ی ثبت منابع است.
6-5. ورود اطّلاعات نسخ خطّی در نرم افزار مدیریت کتابخانه، در بخش جداگانه وارد شود.


ماده 7) فهرست نویسی منابع کودکان و نوجوانان
7-1. فهرست نویسی کتاب های ویژه کودکان همانند سایر کتاب ها انجام  شود. در کتاب شناسی ملّی گاهی کتب کودک تحت عنوان و گاهی تحت پدیدآور فهرست می شود. ضروری است کتب کودک همانند کتب دیگر، تحت پدیدآور فهرست  شود، مگر این که شرایطی (همانند پدیدآور نامشخّص و اثر با بیش از سه نویسنده) به وجود آید که باعث شود اثر تحت عنوان، فهرست شود. 
7-2. ورود اطلاعات کتب کودک در نرم افزار مدیریت کتابخانه در بخش جداگانه انجام شود.
7-3. ورود اطلاعات کتب نوجوان در نرم افزار مدیریت کتابخانه در بخش پایگاه اصلی انجام شود.


ماده 8) رده بندی منابع کودکان و نوجوانان
8-1. به طور کلّی در رده بندی انواع منابع، نوع مخاطب یا قالب منابع نباید در انتخاب موضوع و تعیین شماره رده بندی موثر باشد. برای مثال منابع کودک و دیداری- شنیداری به دلیل تفاوت گروه مخاطب یا قالب نباید به گونه ای رده بندی شوند که شماره رده بندی آنها مخدوش شود. 
8-2. برای حفظ نظم موضوعی منابع  کودکان از رده بندی دهدهی دیویی  استفاده کنید.
8-3. در کتاب آرایی کتاب های کودکان، ضمن حفظ نظم موضوعی، گروه سنی را نیز دخیل کنید. 
8-4.  ملاک اصلی کتاب آرایی کتاب های کودکان رنگ نوارها (بر اساس گروه سنی) است. پس از نظم بر اساس گروه سنی، کتاب ها بر اساس موضوع و شماره رده در هر گروه سنی کنار یکدیگر قرار گیرند، به عبارت دیگر، ابتدا کتاب های کودک را بر اساس رنگ ها ی در نظر گرفته شده برای گروه های سنی تفکیک و سپس کتاب های هر رنگ را با توجّه به رده ی دیویی آن مرتّب کنید.
8-5. درج حرف «ک» در پیش رده کتاب های کودک اختیاری است.
8-6. درج حرف «ج» در پیش رده کتاب های نوجوان الزامی است. (قبل از رده اصلی)؛


ماده 9) فهرست نویسی و رده بندی منابع ویژه ی نابینایان
9-1. فهرست نویسی کتاب های بریل، لمسی و حروف درشت همانند کتب معمولی است، با این تفاوت که در ناحیه یادداشت ها ذکر  شود که اصل این کتاب (برای افراد بینا) در چه سالی منتشر شده است. 
9-2. فهرست نویسی منابع گویا در نرم افزار مدیریّت مطابق مفاد ذیل انجام شود:
- سرشناسه منبع در منابع گویا، پدیدآور اصلی است و تعیین سرشناسه کتب گویا همانند تعیین سرشناسه اثر اصلی آن صورت  گیرد.
- در فیلد عنوان، همانند منابع دیداری و شنیداری، قالب ارائه محتوا نیز در داخل قلاب اضافه شود. برای مثال [سی دی]، [دی وی دی]، یا [فایل صوتی]. 
- فیلد تکرار نام پدیدآور همانند کتاب های چاپی تکمیل شود (گوینده نباید در این قسمت ذکر شود).
- در قسمت مشخّصات نشر، اطّلاعات نشر کتاب اصلی (همانند کتاب چاپی) ذکر شود.
- در قسمت مشخّصات ظاهری، مانند منابع دیداری و شنیداری عمل شود.
- در قسمت یادداشت ها، نام فردی که کتاب را روخوانی کرده است (گوینده)، و نیز نام ناشر نابینایی آن ذکر شود. مثال: «گوینده: حسین احمدی، تولید در تبریز: بخش نابینایان کتابخانه مرکزی».
- در صورت وجود شابک کتاب اصلی، شابک درج شود.
- شناسه افزوده قابل جستجو برای گوینده کتاب ایجاد شود.
9-3. فهرست منابع بریل پس از ورود اطّلاعات منابع جدید، به وسیله چاپگر بریل به تفکیک رده تهیّه شود و در اختیار کاربران قرار گیرد.
9-4. فهرست تازه های کتاب به صورت بریل و گویا تهیّه شود و در دسترس کاربران قرار گیرد.
9-5. رده بندی کتاب های گویا طبق ضوابط رده بندی منابع دیداری- شنیداری صورت گیرد.
9-6. رده بندی کتاب های بریل، لمسی و حروف درشت همانند سایر کتاب ها بر اساس موضوع صورت گیرد.


ماده 10) فهرست نویسی و رده بندی کتب کمک درسی
10-1. در رده بندی کتاب های کمک درسی دو عامل اهمیّت بیشتری دارند: نظم موضوعی و ناشر. همچنین کتب کمک درسی از حیث نوع مخاطبان شامل دو گروه عمده می شوند، منابع کمک درسی دانش آموزان (مانند کتاب های انتشارات کانون فرهنگی، گاج، مبتکران، و غیره) و منابع کمک درسی دانشگاهی (مانند کتاب های انتشارات پوران پژوهش، پردازش، و پیام نور و غیره). 
10-2. رده بندی کتاب های کمک درسی طبق رده بندی دیویی انجام شود.
10-3. با استناد به «قانون کاربرد» و طبق اصل «اخص بودن موضوعات»، هنگام رده بندی منابع کمک درسی باید شماره های اختصاصی رشته ی مرتبط با اثر اختصاص یابد. بدین معنا که وقتی موضوع های مطرح شده در یک اثر دارای رابطه متقابل هستند، اثر را در موضوعی رده بندی کنید که غرض اصلی تألیف است. برای مثال خلاصه مباحث کارشناسی ارشد بیوفیزیک، موضوع اصلی بیوفیزیک است نه خلاصه مباحث یا کارشناسی ارشد، یا منابع کمک درسی یا آموزش عالی. همچنین در مقدمه رده بندی دیویی تصریح شده است: «رشته، اساسی ترین عامل در رده بندی یک اثر است». بنابراین طبق قانون کاربرد و اصل اخص بودن موضوعات، از اختصاص یک شماره خاص نظیر 378 (آموزش عالی) به تمامی منابع کمک درسی یا استفاده از نظام های دیگر پرهیز شود.
10-4. ورود اطّلاعات منابع کمک درسی دانش آموزی در نمایه در پایگاه جداگانه و در سامانه در بخش جداگانه صورت گیرد. 
10-5. ورود اطّلاعات منابع کمک درسی دانشجویی در پایگاه کتاب های فارسی (پایگاه اصلی) و همانند منابع اصلی انجام شود.
10-6. فهرست نویسی کلیّه‬ی منابع کمک درسی همانند کتاب معمولی انجام  شود.


ماده 11) فهرست نویسی و رده بندی منابع دیداری-شنیداری
11-1. ورود اطلاعات منابع دیداری شنیداری در نمایه در پایگاه جداگانه و در سامانه در بخش مجزا صورت گیرد. علت اصلی ورود اطّلاعات به پایگاه جداگانه، تفاوت قالب این نوع منابع  و تسهیل مدیریّت آنها است. 
11-2. در نرم افزار نمایه، آن دسته از کتابخانه های عمومی که تمایل دارند در پایگاه واحدی منابع دیداری-شنیداری را همراه با کتابها وارد کنند، می توانند با «ل» برای لوح فشرده، در کنار شماره ی ثبت، پایگاه واحدی ایجاد کنند. بدیهی است با اتحاد پایگاه ها ملاحظات مربوط به مدت زمان امانت و تعداد منابع مورد امانت باید در نظر گرفته شود.  در سامانه نیاز به ذکر حرف در شماره های ثبت نیست. 
11-3. منابع دیداری- شنیداری زیر عنوان فهرست نویسی  شوند.
11-4. فهرست نویسی مواد دیداری-شنیداری با منابع کتابی دو تفاوت عمده دارد: 
- نقاط دسترسی بیشتر و متمایزی باید برای مواد دیداری-شنیداری وجود داشته باشد.
- مدخل های فهرست، باید اطّلاعات فنّی و اطّلاعات مربوط به وضعیّت حقوقی برای استفاده از مادّه را در بر داشته باشند.
11-5. منابع گردآوری اطّلاعات: منابع گردآوری اطّلاعات به منظور فهرست نویسی شامل موارد ذیل است:
11-6. اطّلاعات مربوط به شماره ی بازیابی منابع دیداری- شنیداری در کاربرگ ششم باید درج  شود.
11-7. شماره ی دیویی به عنوان شماره ی بازیابی در نظرگرفته می شود. برای مثال به «نرم افزار آموزشی برنامه نویسی به زبان پاسکال» باید همان شماره دیویی کتاب «آموزش زبان پاسکال» را اختصاص داد. 

 این دستورالعمل در 11 مادّه تدوین و تنظیم شد و از زمان ابلاغ، در کتابخانه های عمومی لازم الاجرا است.