نکته: این ویراست پس از اعمال نظرات کارشناسان و تایید مدیران ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست. 

هیات امنا در جلسه مورخ 4/6/1385 بنا به پیشنهاد دبیرکل و اختیار ناشی از بند «5» مادّه «3» قانون تأسیس و نحوه ی اداره ی کتابخانه های عمومی کشور، مصوب 17/12/81 مجلس شورای اسلامی و به منظور ساماندهی نیروی انسانی مورد نیاز در بخش های پشتیبانی به شرح مشاغل مربوطه، جهت استفاده ی بهینه از ظرفیت های مناسب، دستورالعمل نحوه ی تأمین نیروی خدمات پشتیبانی با شرح ذیل تصویب نمود.

 مادّه 1) تعاریف

1-1.  نیروی پشتیبانی عبارت است از نیروهایی که عهده دار مشاغل مادّه 2 این دستورالعمل هستند.

1-2.  کلیه تعاریف و اختصارات نظام نامه بهبود روش ها و فرم ها در این دستورالعمل کاربرد دارد.

 مادّه 2) موضوع

 کلیه فعّالیّت های مورد نیاز در زمینه مشاغل ذیل را شامل می شود که شرح وظایف آنها در این دستورالعمل تعریف شده است:

 2-1. ماشین نویس

 2-2. نامه رسان

2-3. پیش خدمت

2-4. نظافتچی

2-5. راننده- نگهبان

 مادّه3) دامنه

این دستورالعمل شامل کلیه بخش های ستادی و اجرایی نهاد به شرح زیر است:

- ستاد مرکزی نهاد

- واحدهای ستادی استانی و شهرستانی

- کتابخانه های تحت پوشش

- خانه های کتابدار

- سایر فضاها و محوطه هایی همچون محوطه های محصور کتابخانه های عمومی که به نحوی با نهاد ارتباط مالکیتی یا حق بهره برداری دارد.

 مادّه 4) مقرّرات عمومی

بکارگیری نیروی انسانی پشتیبانی در مشاغل موضوع مادّه 2، صرفاً با رعایت موارد زیر انجام می شود:

4-1. افراد بکارگیری شده تابع قانون و مقرّرات نهاد کتابخانه ها و مقرّرات تأمین اجتماعی بوده، لیکن مبنای پرداخت حقوق، بر اساس حداقل حقوق اعلام شده توسط شورای حقوقی و دستمزد وزارت کار خواهد بود.

4-2. عقد قرارداد به صورت قرارداد کار معین و در مدت معین می باشد.

4-3. زمان قرارداد برای یک دوره 3 ماهه آزمایشی و در صورت تأیید عملکرد از سوی مدیرکل استان و در صورت بکارگیری در ستاد با تأیید مدیرکل منابع انسانی قرارداد یکساله منعقد می شود.

4-4. هر نیروی انسانی پشتیبانی می تواند حداکثر در مدت 2 سال متوالی نسبت به انعقاد قرارداد اقدام نماید و در موارد خاص با تأیید مدیرکل منابع انسانی یک دوره دیگر به سنوات تمدید قرارداد اضافه می شود.

مادّه 5) اصول و ضوابط بکارگیری

 5-1. کلیه مشاغل این دستورالعمل بر اساس نیازهای هر استان با رعایت بند 3 این مادّه برآورد می شود و بر اساس حجم کمی فعّالیّت ها و بکارگیری نیروی پشتیبانی به صورت تمام وقت، تعداد نیروی انسانی مور نیاز محاسبه و به استان اعلام می شود.

5-2. اداره کل استان می تواند بر اساس سهمیّه اعلام شده، ضمن توزیع نیروی پشتیبانی موجود حسب برآورد انجام شده، نسبت به جذب الباقی نیروی پشتیبانی مورد نیاز در سطح استان  با رعایت ضوابط و مقرّرات این دستورالعمل اقدام نماید.

5-3. رعایت چند پیشگی در مشاغل تعریف شده این دستورالعمل به منظور استفاده از تمام ظرفیت نیروی پشتیبانی، الزامی بوده و صرفاً در مواردی که حجم کار و تعداد نیروی شاغل پشتیبانی اقتضا نماید مشاغل می تواند به طور تفکیکی به اشخاص واگذار شود و لیکن در هر حال ذکر چند پیشه (با قید مشاغل مربوط) در متن قرارداد در موارد استثنایی نیز منظور می شود.

5-4. پرداخت کلیه هزینه های نیروهای خدماتی پشتیبانی موضوع این دستورالعمل اعم از حقوق و مزایا و سایر هزینه های مربوطه از طریق منابع استانی عمل خواهد شد.

 مادّه 6) تطبیق وضع

6-1. کلیه نیروهای شاغل در وظایف خدمات پشتیبانی موضوع این دستورالعمل با اصول و ضوابط موضوع مادّه پنج تطبیق داده شده و بکارگیری آنها صرفاً در مشاغل ذکر شده در قرارداد مجاز بوده و بکارگیری در سایر مشاغل ممنوع است.

6-2. جابجایی نیروهای خدمات پشتیبانی موجود در سطح شهرستان های استان بر اساس برنامه نیازها، در اختیار مدیرکل استانی است و در صورت وجود شرایط جابجایی و ایجاد تمهیدات لازم، اقدام می نماید.

تبصره- نیروهای خدماتی موجود در بخش های پشتیبانی به شرح مشاغل فوق الذکر که تا قبل از تاریخ 1/1/90 به استخدام نهاد درآمده اند از شمول مفاد این دستورالعمل خارج  می باشند، بدیهی است حقوق و مزایای این نیروها از تاریخی که دبیرکل ابلاغ می نماید از محل منابع استانی پرداخت خواهد شد.

 مادّه 7) شرایط جذب نیرو

نیروی انسانی موضوع این دستورالعمل با توجّه به این نوع وظایف و مسئولیّت ها و انتظارات نهاد می بایست دارای شرایط زیر باشند:

- سلامت جسمی و روانی؛

- توانمندی اجرای وظایف محوله؛

- حداقل سن 25 سال و حداکثر سن 40 سال؛

- عدم اعتیاد و سوء پیشینه؛

- صلاحیت های اخلاقی مورد انتظار در محیط اداری؛

- ایمان و اعتقاد به دین مبین اسلام و الزام به اصل ولایت فقیه؛

- داشتن تابعیت ایران؛

- دارا بودن حداقل مدرک تحصیلی دیپلم برای مشاغل بندهای 1-2 و 2-2 مادّه 2 (ماشین نویس و نامه رسان)؛

- دارا بودن حداقل مدرک تحصیلی دوره راهنمایی برای مشاغل بندهای 2-3، 2-4 و 2-5 مادّه 2 (پیش خدمت، نظافت چی، راننده و نگهبان)؛         

- نیروی بومی منطقه؛

- داشتن کارت سلامت بهداشت؛

- ارائه کارت پایان خدمت یا معافیت دایم غیر پزشکی (جهت آقایان)؛

- ارائه تضمین مناسب (چک یا سفته) به میزان حداقل 100 میلیون ریال یا ضامن معتبر (کاسب و کارمند).

تبصره- اولویّت بکارگیری با نیروهای متأهل خواهد بود.

 مادّه 8) چگونگی بکارگیری

برای هر نیروی انسانی پس از طی مراحل جذب باید نکات زیر رعایت شود:

8-1. استفاده از لباس متحدالشکل استاندارد در مواقع حضور در محل کار

8-2. شرح وظایف کامل طبق مشاغل قید شده در قرارداد و مخصوصاً در شرایط چند پیشگی  تدوین و به وی ارائه شود.

8-3. کارت مشخّصات فردی و نمونه مسئولیّت ها همواره بر لباس وی نصب شود.

8-4. دوره های آموزشی ضروری و نیازمندی های شغلی در بدو بکارگیری به نیروی مزبور ارائه شود.

8-5. آداب و مقرّرات عملکردی و روابط انسانی با همکاران و ارباب رجوع در چارچوب طرح تکریم برای وی توجیه شود.

 مادّه 9) سایر موارد

9-1. هرگونه بکارگیری نیروی خدمات پشتیبانی صرفاً در قالب این دستورالعمل و سهمیّه ابلاغی خواهد بود.  

9-2. هرگونه پرداخت هزینه نیروی خدمات پشتیبانی اعم از مستقیم و غیر مستقیم صرفاً در استان ها از طریق منابع استانی است.

9-3. اداره کل امور اداری، فرم قرارداد و مسیر جذب نیرو و مقرّرات مربوطه را تنظیم و به استان ها ابلاغ می نماید.

9-4. ادارات کل استانی ملزم به رعایت تمامی قوانین و مقرّرات اداری و حقوقی مربوط به این دستورالعمل خواهند بود.

مادّه 10) نظارت

10-1. نظارت بر اجرای این دستورالعمل به طور عمومی به عهده اداره کل امور اداری و منابع انسانی است.

10-2. نظارت بر حسن انجام این دستورالعمل در سطح هر استان به عهده مدیرکل استان مربوطه است.

مادّه 11) این دستورالعمل در 11 مادّه، 28 بند و یک ضمیمه تصویب و از تاریخ ابلاغ دبیرکل لازم الاجرا خواهد بود.

مطابقت متن با مصوبه جلسه مورد تأیید است.

سید محمد حسینی

 رئیس جلسه

 

پیوست 1. مشاغل موضوع دستورالعمل و شرح وظایف هر یک از مشاغل

1- متصدی دفتری و بایگانی/ ماشین نویس

- ثبت خلاصه مشخّصات و جریان نامه های وارده و صادره در رایانه یا دفاتر مربوطه؛

- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها  و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان؛

- تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها؛

- تهیّه گزارشات مورد نیاز برای مقامات مافوق؛

- تهیّه صورت مایحتاج ادرای کارکنان و تدارک و توزیع آنها؛

- تنظیم دفتر آمار کارکنان؛

- آماده سازی سوابق و پرونده ها و گزارش های مربوطه؛

- تنظیم جلسات؛

- جوابگویی به تماس های تلفنی؛

- حروفچینی نامه ها؛

- تکثیر گزارشات درخواستی؛

- ماشین کردن نامه ها، یادداشت های اداری، بخشنامه ها، گزارشات و مقالات؛

- مقابله مطالب ماشین نویسی شده با نسخه اصلی و تصحیح آنها در صورت لزوم؛

- انجام امور ماشین نویسی متون فارسی و لاتین؛ و

- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق در چارچوب شرح وظایف.

 2- نامه رسانی

- دریافت نامه ها، نشریّات و پرونده ها، احکام، دعوتنامه، روزنامه، کتب، جزوات، امانات و توزیع آنها بین افراد واحدها و اخذ رسید در صورت لزوم؛

- اقدام به پست کردن نامه ها یا ارسال محموله ها و امانات از طریق شرکت پست؛

- ثبت مشخّصات نامه ها، نشریّات وارده در دفاتر مربوطه و تحویل آنها؛

- تحویل گرفتن انواع نامه ها، مدارک و احکام مهم، محرمانه و فوری؛

- حمل و توزیع انواع مکاتبات، مدارک و محموله ها و امانت در داخل نهاد یا خارج از آن؛

- ارائه ی گزارش کامل از موارد تحویل شده؛ و

- انجام سایر امور محوله.

 3- پیش خدمت

- تهیّه و سرو چای و غذا و سایر احتیاجات مربوط و نگهداری و نظافت لوازم و وسایل آبدارخانه؛

- حفظ و نگهداری لوازم تحویلی و تنظیف محوطه؛

- انجام کلیه امور پذیرایی از جلسات شامل تهیّه و سرو میوه و شیرینی و غیره؛ و

- سایر امور محوطه.

 4- نظافتچی

- نظافت فضای اداری و کتابخانه از قبیل کف زمین و سرویس ها و راهروها؛

- انجام نظافت و دستمال کشی و غبار روبی وسایل اداری، میز و تجهیزات کتابخانه ها و بایگانی ها؛

- رسیدگی به فضای سبز محوطه حیاط و گلدان های مستقر در واحدها و گل و گیاه های واحدها؛

- انجام امور مربوطه به جابجایی وسایل، تجهیزات و حمل بار؛ و  

- سایر امور محوله.

 5- راننده

- انجام ماموریت های درون شهری و برون شهری؛

- حضور به موقع جهت انجام ماموریت های محوله در ساعات کاری؛

- رعایت قوانین و مقرّرات رانندگی؛

- آماده و مرتّب نگه داشتن وسیله نقلیه مربوطه و ارائه سرویس مناسب و به موقع؛

- داشتن رفتار و وظایف مناسب با شئون اسلامی؛

- استفاده از لباس مناسب و عدم استعمال دخانیات  در زمان ارائه سرویس؛

- همراه داشتن وسایل و تجهیزات کمک های اوّلیه؛

- بلدیت و آشنایی با مسیرهای رفت و آمد؛

- مراقبت کافی از کارمندان  و رعایت احترام آنان در حین انجام وظیفه؛ و

- سایر امور محوله.